18.3. Узгодження документів. Порядок та види погодження. Візи та гриф погодження, їх оформлення та місце у формулярі документа
Проекти документів на стадії їх попередньої підготовки у разі потреби узгоджуються з уповноваженими представниками всіх зацікавлених сторін
Узгодження- це спосіб попереднього розгляду та оцінки проекту документа з точки зору оптимальності намічених рішень, відповідності передбачуваних рішень положенням чинного законодавства, а також правовим актам, що визначають компетенцію організації, що видає документ.
Погодження може бути зовнішнім (з підвідомчими та непідвідомчими органами) та внутрішнім (з різними підрозділами, службами та посадовими особами) (7).
Зовнішнє узгодження може бути оформлене:
протоколом обговорення проекту документа на засіданні колегіального органу;
листом узгодження або довідкою узгодження.
Реквізит 23 «Гриф узгодження документа»може бути оформлений двома способами.
1) За погодженням документа з конкретною посадовою особою гриф включає: слово ПОГОДЖЕНО, найменування посади особи, з якою погоджується документ, включаючи найменування організації, особистий підпис та її розшифрування (ініціали та прізвище) та дату погодження.
Голова Комітету фінансів
Особистий підпис І.С. Іванов
Кілька грифів узгодження мають у своєму розпорядженні два вертикальні ряди. Перший ряд друкують від межі лівого поля документа, другий – через 40 друкованих знаків від нього.
Директор школи №40 Директор школи №128
Особистий підпис І.В. Іванов Особистий підпис Б.М. Прохоров
2) Для прискорення процесу погодження копії проекту документа можуть надсилатися заінтересованим сторонам. У цьому випадку погодження документа оформляється, як правило, листом (протоколом, рішенням та ін.), а назва, дата та номердокументи, яким здійснюється погодження, включаються до грифу погодження.
Лист Росархіву РФ
Слово ПОГОДЖЕНО друкується великими літерами без розрядки і без лапок, після нього не ставиться двокрапка. Всі елементи грифа друкуються від межі лівого поля, кожен елемент з нового рядка через 1-1,5 міжрядкових інтервалів один від одного.
Гриф узгодження розташовують на останньому аркуші першого екземпляра проекту документа і на копії документа, що надсилається (наприклад, листи) нижче реквізиту «Підпис».
На місці розташування грифа погодження у документі, що узгоджується, повинна бути оформлена відмітка про наявність аркуша погодження або довідки про погодження. Відмітку про наявність аркуша погодження підписує особа, яка підготувала проект документа.
Довідка про погодження додається
Особистий підпис В.І. Кротов
Лист погодження додається
Особистий підпис Н.Ф. Коротків
Реквізит24 «Візи погодження документа»використовуються для внутрішнього погодження з тими підрозділами та посадовими особами, участь яких передбачена при реалізації цього документа. В організації має бути перелік найважливіших документів із зазначенням осіб, візи яких потрібні при їх оформленні.
Віза включає особистий підпис, посаду візуючої особи, розшифрування підпису (ініціали імені, по батькові перед прізвищем) та дату візування.
Керівник технічного відділу
Особистий підпис А. С. Орлов
Для документа, оригінал якого залишається в організації, візи проставляються в нижній частині зворотної сторони останнього аркуша оригіналу. Для документа, оригінал якого відправляється з організації, візи проставляються в нижній частині лицьової сторони копії документа, що надсилається.
Можливе оформленнявіз на окремому аркуші. І тут у ньому вказується, якого документу цей лист належить. Допускається, на розсуд організації, полистное візування документа та її докладання.
Якщо в процесі візування до проекту документа вносяться істотні зміни, він підлягає повторному візуванню. Повторного візування не потрібно, якщо при доопрацюванні до проекту документа внесено уточнення, що не змінюють його суті.
За наявності комп'ютерної мережі візування документа можна провести одночасно з кількома фахівцями без друку на папері.
Відмовлятися від погодження (зовнішнього та внутрішнього), а також робити будь-які виправлення у проекті документа не допускається. За наявності зауважень або доповнень особа, яка візує документ, викладає їх на окремому аркуші. У цьому випадку віза на документ має включати позначку про наявність зауважень та доповнень.