2 Управління системою забезпечення діяльності організації
Перше завдання – економія коштів під час експлуатації будівлі. Вона досягається двома шляхами: скороченням витрат на ресурси, що споживаються будівлею, в першу чергу енергетичні, і оптимальним розміщенням обладнання та персоналу.
Друге завдання - забезпечення комфортного виконання бізнес-процесів, що протікають у будівлі, в першу чергу підтримання в приміщеннях оптимальних параметрів навколишнього середовища. Якщо англійський термін «environment» тлумачити у сенсі, крім контролю за кліматом це означатиме, наприклад, організацію робочих місць оптимальним для взаємодії співробітників чином, продуману схему роботи засобів зв'язку, ліфтів тощо.
Третє, але далеко не останнє за значенням завдання - здатність служб з обслуговування будівель запобігати виникненню екстремальних ситуацій, а при їх появі - запобігати або скорочувати до мінімуму матеріальні та людські втрати.
Набір напрямів діяльності фасилити менеджера, що з певних йому завдань, досить різноманітний. Графічно представлений на рис. 2.
Малюнок 2. Функції керуючого нерухомим комплексом
В даний час у розвинених країнах ринок управління нерухомістю вкрай спеціалізований і ділиться на кілька видів: фасиліті менеджмент (Facility Management або FM), білдинг-менеджмент (Building Management або BM), проперті-менеджмент (Property Management або PM), есет-менеджмент ( Asset Management або AM). Кожен із них відповідно позначає таке: управління інфраструктурою, управління будівлею, управління власністю та управління активами. У роботі дано докладний опис цілей та специфіки діяльності фахівців кожного із зазначених видів. Цезроблено через існуючу на сьогоднішній день плутанину у поняттях щодо видів ринку управління серед споживачів та виробників. Так, власник наймає компанію рівня РМ лише у тому, щоб виконувати якісь окремі функції FM. І навпаки, компанії, які позиціонують себе як PM компанії, є насправді FM або BM компанією. Автор обґрунтовує положення, згідно з яким фасілі менеджмент є базовим видом діяльності, без якого успішне виконання решти неможливе в скільки-небудь найближчих тимчасових рамках управління конкретним об'єктом.
Йдеться про фундаментальні для існування будь-якого об'єкта нерухомості речі: експлуатацію приміщень, забезпечення комунальними послугами, охорону, організацію харчування та дозвілля співробітників організації тощо. Інші види управлінської діяльності орієнтовані експлуатацію комплексу нерухомості як об'єкта права (управління власністю) чи центу функціонування грошових потоків (ессет менеджмент). У роботі спростовується теза, що отримує поширення останнім часом, про розвиток сфери управління нерухомістю поступально від FM через PM до AM. Автор стоїть на точці зору, згідно з якою такий розвиток має йти в декількох напрямках і, безумовно, неможливо без становлення і чіткого позиціонування основ – фасилиті менеджменту.
Малюнок 3. Співвідношення фасиліті менеджменту та девелопменту на різних стадіях життєвого циклу об'єкту нерухомості
Практично будь-який об'єкт комерційної нерухомості має солідний набір різних сервісних служб. Принципово нічого не змінює факт передачі ряду напрямів забезпечує діяльності на зовнішній поспіль, оскільки управління всім комплексом сервісних служб (внутрішніх та зовнішніх) слід зводити докоординацію їх зусиль. Всі ці служби, які помітно відрізняються між собою, повинні діяти як єдиний комплекс. Аналіз існуючої практики управління показав, що у переважній більшості українських організацій наявні служби забезпечення функціонують практично автономно поза усякою координацією одна з одною. Вітчизняні організації не мають у своїй структурі заступника першої особи, у віданні якого перебував би весь пакет служб, які виконують усі роботи із забезпечення виконання організацією своїх виробничих функцій. Підпорядкування одній адміністративній особі (заступнику директора із загальних питань, проректору з господарської частини або керуючого справами тощо) може, однак, не усунути факту сильної автономії, при якій кожна служба ревно оберігає власну «територію». Не доцільна практика, коли він сервісна частина організації є досить механічний набір служб, виконують свої вузько професійні обов'язки. У цьому одна з причин того, що багато напрямів та сфер діяльності організації на сьогоднішній день вислизають з поля зору сервісних служб. Тільки у разі злагодженого функціонування можливе досягнення ними свого завдання, яким є періодичне зниження внутрішніх витрат організації. Саме це має бути ключовим моментом у роботі спеціаліста з управління службами забезпечення. Усвідомлення господарських служб як єдиного комплексу із забезпечення життєдіяльності організації – важлива світоглядна зміна, яка має відбутися у вітчизняному менеджменті.
Малюнок 4. Універсальна схема служби
управління інфраструктурою організації
Об'єктом управління фахівця може бути офіс, готель, лікарня, житловий будинок, навчальнийзаклад, спортивний комплекс тощо. При цьому організація, що має власну нерухомість, може бути функціонуючої або тимчасово бездіяльною. У дисертації представлені укрупнені типи об'єктів діяльності фасилиті менеджера та відповідні функції, покладені на нього.
Останнім часом з появою якісно нових типів об'єктів нерухомості, таких як інтелектуальні та екологічно чисті будівлі, вимоги до фасилиті менеджера помітно зросли і починають носити дещо інший характер. Можна говорити про народження нового напряму у менеджменті, діяльністю якого є експлуатація об'єктів з використанням практично безлюдних технологій.
На тлі посилення вимог до діяльності фасилиті менеджерів у розвинених країнах є свого роду анахронізмом ситуація з багатьма вітчизняними керуючими компаніями та внутрішньофірмовими службами забезпечення. Аналіз функціонування низки компаній, що проводився в Москві, виявив відсутність єдиних стандартів управління об'єктами нерухомості. Багато компаній працюють, спираючись лише на власний досвід або просто методом проб і помилок. Розробка процедур виконання набору стандартних процесів – серйозне завдання, яке стоїть перед вітчизняним фасилиті менеджментом.
До найбільш передових методів побудови систем управління належить так званий процесний підхід до управління. Останній полягає у виділенні в організації мережі процесів та управління цими процесами для досягнення максимальної ефективності діяльності організації.
Процесно-орієнтований підхід, заснований на концентрації робіт навколо бізнес-процесів, був взятий як методологічна і методична основа для алгоритмізації взаємозв'язку дій людей впроцеси управління нерухомістю. Зазвичай він протиставляється функціонально-орієнтованому підходу, побудованому за принципами поділу праці, вузької спеціалізації, жорсткої ієрархічної структури. Процесна організація характеризує метод побудови систем управління, що полягає у закріпленні відповідальності за певні елементи бізнес-процесів (роботи), делегуванні повноважень, описі системи взаємодії та побудові системи документообігу.
Графічна схема мережі бізнес-процесів управління обслуговуючою інфраструктурою об'єкта нерухомості наведена на рис. 5.
Малюнок 5. Бізнес-процеси служби фасилиті-менеджменту
Ця мережа включає дев'ять процедур, починаючи з «Обстеження власності» та закінчуючи «Завершення експлуатації». Стрілки показують потоки даних і документів, а також керуючі впливи (стрілки, що входять до функцій зверху), персонал (стрілки, що входять до функцій знизу). У дисертації подано діаграми всіх виділених процесів.
Розглянемо, наприклад, першу процедуру бізнес-процесу – «Обстеження власності» (рис. 6). З малюнка видно, що інформаційним входом процесів є технічна документація, правовстановлюючі документи та інвестиційний договір (якщо є). Здійснюють виконання процесів фахівці (персонал керуючої компанії, або власника об'єкта нерухомості – за домовленістю сторін). Відповідальним за виконання робіт є відділ оренди/продажів компанії, що управляє, а власником процесу – начальник відповідного відділу. Як обмеження служать стандарти оцінки (вартості будівлі, якості конструкцій та ін.). На виході ми отримуємо "Відомість результатів перевірки".
Малюнок 6. Обстеження власності
Автором була обрана для опису процесів нотацію IDEF0. Вона була розроблена на основі методології структурного аналізу та проектування SADT, затверджена як стандарт США і успішно експлуатується в багатьох проектах, пов'язаних з описом діяльності підприємств. Відповідно до методології IDEF0 процес представляється у вигляді функціонального блоку, який перетворює входи у виходи за наявності необхідних ресурсів (механізмів) в керованих умовах.
Важливо, що моделі бізнес-процесів у нотації IDEF0 є статичними, тобто. не відображають динаміку виконання процесу. На схемі IDEF0 можна показати функції, з яких складається процес, та взаємодія між цими функціями. Тому нотацію IDEF0 доцільно використовувати при описі організації на верхньому рівні, коли завдання завдання детально описувати логіку виконання процесів.
Схема в IDEF0 дозволяє наочно структурувати процеси організації та графічно відобразити взаємодію між цими процесами. Особливо важливо, що у нотації IDEF0 з допомогою спеціальних стрілок можна показувати управлінські впливу, що дозволяє описувати систему управління процесами організації.
На користь застосування методології IDEF0 для опису та класифікації процесів говорить також той факт, що дана методологія є стандартом для функціонального моделювання в ряді країн, включаючи США та Україну. Остання обставина уможливлює використання методології IDEF0 як єдиної мови для обміну інформацією між організаціями, аудиторами, експертами.
Основні висновки за результатами проведеного
дисертаційного дослідження: