3. Підготовка та передача справ до архіву центру зайнятості
3.1. Картки обліку громадян та особисті справи безробітних, знятих з обліку, після закінчення календарного кварталу року здаються до архіву центру зайнятості.
Особисті справи безробітних громадян, які були зняті з обліку у зв'язку з професійною підготовкою, підвищенням кваліфікації, перепідготовкою за направленням служби зайнятості, передаються до архіву після закінчення навчання громадян.
Передача документів до архіву здійснюється за Журналом (Додаток 1).
3.2. Особисті справи безробітних вносяться до журналу передачі справ у архів центру з алфавіту прізвищ.
Відбір особових справ безробітних громадян, які підлягають зберіганню 75 років - "В", здійснює спеціаліст із працевлаштування.
3.3. Картки обліку громадян, які шукають роботу, та громадян, які звернулися за консультацією, зазначені в пункті 2.3 Інструкції, повинні бути сформовані в окремі картотеки та передаватися до архіву центрів зайнятості із зазначенням у журналі загальної кількості карток у кожній картотеці (при цьому картки обліку громадян у картотеках повинні розташовуватись у хронологічному порядку за датою зняття особи з обліку), а всередині хронологічного періоду – за алфавітом прізвищ.
3.4. Архів центру зайнятості після закінчення календарного року проводить оформлення та опис особових справ безробітних, які мають термін зберігання 75 років - "В", та надійшли до нього за попередній рік.
Оформлення та опис справ включає такі види робіт:
- нумерацію аркушів у справі,
- складання завірювального напису справи,
- оформлення обкладинки справи,
- Складання річних розділів описів особових справ (Додаток 2).
Одночасно архів центру зайнятості проводить роботу з виділення до знищення документів, термін зберігання яких минув, оформляючи її результати відповідними актами.(Додаток 3).
3.5. Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання допускається зберігати у скорозшивачах, не проводити пересистематизацію документів у справі, аркуші справи не нумерувати, засвідчувального напису не складати.
3.6. Розміщення документів у архіві центру зайнятості.
Усі документи, що надходять до архіву центру зайнятості, розміщуються на стелажах і розташовуються в порядку щорічних надходжень.
Особисті справи безробітних громадян, зазначені у п. 2.2.1 (зі строком зберігання 75 років - "В"), розміщуються окремо від справ, що підлягають зберіганню 3 роки та 1 рік.