3.3 Забезпечення процесу комунікацій. Спілкування як комунікативний процес
Одні процеси обміну інформацією (комунікативні процеси) спеціально організуються, інші виникають стихійно. Спілкування стає оптимальним, якщо воно будується на прагненні взаєморозуміння та ефективного обміну інформацією. Ефективність організованих систем комунікації залежить від структури системи обміну. Багато недоліків, пов'язаних з ініціюванням, передачею та отриманням інформації можуть істотно ослаблені за умови правильної організації роботи комунікативної системи.
«Оскільки комунікація здійснюється у фізичному просторі, на неї можна дивитися і як на процес обміну сигналами низького рівня енергії (організації), в результаті ж утворюється обмін сигналами високого рівня енергії (організації)». У процесі комунікації різних етапах невербальні сигнали перетворюються на вербальні і навпаки.
Процеси в комунікаціях, що здійснюються за допомогою телебачення, сильно відрізняються від процесів комунікацій, що здійснюються за допомогою комунікаційного каналу - кінофільму. Комунікатор у телекомунікаціях ідентифікований та легко впізнаваний, має більш стійку аудиторію, ніж у кінокомунікаціях. Відмінності у перебігу комунікації (процесі) є й між пресою (письмовий канал комунікації) і радіо, чи, наприклад, між телебаченням і громадськими каналами усної комунікації. Динаміка проходження інформації в різних каналах комунікації також різко відрізняється.
Вибір каналів комунікації
система розподілу інформації (скільки людей отримують інформацію по даному каналу);
частота та періодичність проходження інформації по даному каналу;
специфіка аудиторії, що використовує цей канал;
вартість використання різних видівЗМІ.
Одним із найефективніших каналів доставки інформації залишаються газети, завдяки великим тиражам та «покриттю» більшості територій життєдіяльності людини. Журнали передають інформацію зацікавленому споживачеві та мають менші можливості, ніж газети через низьку періодичність. Ефективність комунікативного процесу, здійснюваного з допомогою радіо залежить від конкурентоспроможності каналу. Телебачення - ефективним каналом впливу, на масову аудиторію, процес здійснення комунікації інтенсивний та інтерактивний.
Таким чином, комунікаційні процеси в різних каналах комунікації сильно відрізняються та орієнтовані на аудиторію як на споживачів інформації. Вони є як послідовну зміну етапів перебігу інформації у різних напрямах, а й динаміку зміни у комунікаційних системах. Ефективність комунікаційних процесів залежить і від можливостей збереження інформації на всіх етапах здійснення комунікації та відсутності її спотворень у всіх ланках комунікативної системи.
Керівники різного рівня у виробничому процесі найчастіше звертаються безпосередньо до своїх заступників, передають їм певну інформацію, що вимагає ухвалення певних рішень. Заступники, своєю чергою, здійснюють селекцію інформації, тобто. визначають, яка частина інформації має передаватися далі у відповідному напрямі. Наприклад, директор підприємства інформує свого заступника про те, що за певних обставин з наступного року можливе скорочення у підвідомчих цьому заступнику підрозділах. Заступник директора передає начальникам проваджень через свого помічника інформацію про те, що з наступного року можливе скорочення.Начальник виробництва, отримавши інформацію від заступника директора, попереджає начальників цехів, що доведеться аботати за меншої чисельності. Начальники цехів у свою чергу повідомлять про це на черговій нараді своїм заступникам та начальникам відділів, а завідувачі секторів, отримавши інформацію, приступають до скорочення штатів.
При числі ступенів передачі інформації більше 5 система стає надзвичайно громіздкою неоперативною і досить стильно спотворює інформацію при селекції. Тому на практиці число таких ступенів не повинно перевищувати 3-4. Крім того, інформація повинна дублюватися по різних формальних та неформальних каналах.
Неформальні (неієрархічні) канали використовують систему особистих неслужбових комунікацій. Вони в окремих випадках можуть не просто дублювати офіційні ієрархічні канали, а суттєво коригувати інформацію, що проходить через них, а в окремих випадках виконувати контрольні функції. Наприклад, вдома за вечерею помічник директора, спілкуючись зі своїм чоловіком - завідувачем одним із секторів на тому самому підприємстві, досить точно ретранслює отриману під час наради при директорі інформацію про те, що з наступного року можливе скорочення на підприємстві. Чоловік через три тижні, отримавши цю інформацію від свого начальника цеху на нараді, заздалегідь маючи інформацію про майбутнє скорочення, засумнівався в правильності вказівки начальника цеху, що негайно потрібно почати роботу зі скорочення штатів. Після перевірки інформації дії всіх керівників, які вже приступили до скорочення штатів, були скориговані.
Всі ці документи з корективами спочатку вміщалися в одній папці, потім - у двох, через півтора роки - у вісімнадцяти, які також згодом не змогли вмістити весь обсягматеріалів. Щодня кур'єри даного управління оминали службові будівлі у Вашингтоні та розносили останні додавання та корективи. Матеріали були настільки деталізовані, що для перевірки правильності розміщення численних папок на своїх місцях було найнято трьох додаткових працівників. Інакше неможливо було вчасно за встановленою системою зібрати, узагальнити та поширити інформацію.
Матеріали ставали настільки об'ємними, що своєрідним путівником були змушені видати до Збірника документів тематичний покажчик, а пізніше - дайджест «Збірника документів». Директор одного з регіональних відділень Управління з працевлаштування зізнався, що намагався знайти сенс у виданих у величезній кількості інструкціях, але для цього завжди не вистачало часу.
Обмін інформацією можна розділити на три види: