53. Призначення та структура уніфікованих систем документації (усд)
Процес управління характерний різноманітністю і повторюваністю робочих ситуацій і дій з їх вирішення. Звідси велика, часто невиправдана, різноманітність документів та необхідність їх уніфікації та стандартизації.
Щодо управлінської документації, яка нас цікавить насамперед, то згідно з Загальноукраїнським класифікатором ОК 011-93 нині в країні діють такі УСД:
o уніфікована система організаційно-розпорядчої документації (код 0200000);
o уніфікована система первинної облікової документації (код 0300000);
o уніфікована система банківської документації (код 0400000);
o уніфікована система фінансової, облікової та звітної бухгалтерської документації бюджетних установ та організацій (код 0500000);
o уніфікована система звітно-статистичної документації (код 0600000);
o уніфікована система облікової та звітної бухгалтерської документації (код 0700000);
o уніфікована система документації з праці (код 0800000);
o уніфікована система документації Пенсійного фонду України (код 0900000);
o уніфікована система зовнішньоторговельної документації (код 1000000);
У восьмизначному кодовому позначенні уніфікованої форми документа відображено такі ознаки класифікації:
o перший та другий знаки (клас форм) – належність уніфікованої форми документа до відповідної уніфікованої системи документації (наприклад, 02 – уніфікована система організаційно-розпорядчої документації);
o третій та четвертий знаки (підклас форм) - спільність змісту безлічі форм документів та спрямованість їх використання (наприклад, 01 - документація з обліку та розподілу коштів);
oп'ятий, шостий та сьомий знаки – реєстраційний номер уніфікованої форми документа всередині підкласу (наприклад, 004 – розрахункова відомість зі страхових внесків);
o восьмий знак – контрольне число.
Кодові позначення об'єктів ОКУД підлягають проставлянню у всіх уніфікованих формах документів.
Поряд із ОКУД назвемо інші класифікатори, з якими нам доведеться зіткнутися в процесі викладу матеріалу: Загальноукраїнський класифікатор підприємств та організацій (ОКПО), Загальноукраїнський класифікатор спеціальностей з освіти (ОКСО), Загальноукраїнський класифікатор професій робітників, Уніфікована система організаційно-розпорядчої0
Новостворені уніфіковані форми документів підлягають реєстрації та подальшому включенню до ОКУД. На жаль, розділи ОКУД ведуться з недостатньою оперативністю - за рамками класифікатора в даний час залишилися деякі документи, які введені в дію Цивільним кодексом РФ. У той самий час у ньому зберігаються деякі форми, які використовуються практично.
На основі конструкційної сітки для безлічі документів, що використовуються в тій чи іншій сфері діяльності, створюється формуляр-зразок, що передбачає зони (комірки, прямокутники) розміщення інформаційних елементів документа, званих у діловодстві реквізитами. Конструкційна сітка дозволяє описувати документ у формалізованому вигляді. Вимоги до побудови формуляра-зразка ділових документів викладено у ГОСТ 6.10.5-87. У розробці уніфікованих систем документації у народному господарстві на основі викладеного підходу нагромаджено великий досвід.
До методів уніфікації управлінської документації відносяться також типізація, трафаретизація, подання документів в анкетній формі таскладання документів за зразками. Типізація документів полягає у розробці для певної сфери використання універсальних документальних рішень, які за подальшого доопрацювання під конкретні умови застосування стають чинними нормативними актами або керівними матеріалами конкретної організації. Наприклад, типовий договір постачання товарів, типове положення про канцелярію організації, типові правила внутрішнього трудового розпорядку тощо.
Трафаретизація документів зводиться до підготовки бланка документа із заздалегідь надрукованою частиною тексту та спеціально залишеними пробілами, що заповнюються упорядником документа при його остаточному оформленні. Трафаретні документи знаходять широке застосування у документації з особового складу (анкети, накази прийому працювати та інших.).
Подання документів в анкетній формі - спосіб просторової організації словесного матеріалу, при якому постійна інформація, як правило, наводиться у вигляді переліку питань, розташованих у лівій частині аркуша, рядками одна під одною. Змінна інформація у вигляді відповіді на запитання наноситься на вільному місці аркуша з його правого боку. Широке застосування анкети знаходять у техніці соціологічних досліджень, при складанні зведень, оформленні замовлень тощо.
Складання документів за зразками полягає у підготовці великої кількості документів у різних ділових ситуаціях за аналогією із запропонованими прикладами (заява, характеристика, пояснювальна записка, нотаріальнозавірювані документи та ін.).
Уніфікація у документуванні може бути як самостійною роботою, так і етапом у роботі зі стандартизації.
Суть стандартизації у діловодстві полягає у розробці оптимальних правил та вимог щодо складання, оформлення,документообігу та архівного зберігання документів, прийнятих у встановленому порядку для загального та багаторазового їх застосування на добровільних засадах. Ухвалені в установленому порядку правила та вимоги можуть бути оформлені у вигляді національного стандарту України (ГОСТ Р) або стандарту організації (за традицією стандарти низових організацій, підприємств, фірм позначаються абревіатурою СТП – стандарт підприємства).
Результатом роботи з уніфікації та стандартизації можуть бути як стандарти на окремі види документів (наприклад, ГОСТ 7.32-91. Звіт про науково-дослідну роботу. Структура та правила оформлення)* або на їх елементи (наприклад, ГОСТ 9327-60. Папір споживчий). Формати), і уніфіковані системи документації, наприклад, уніфікована система організаційно-розпорядчої документації (УСОРД).
Національні стандарти (ГОСТ Р, а також дозволені до застосування ГОСТ) діють на території України без будь-яких обмежень. Стандарти організацій (СТП) в Україні можуть розроблятися та застосовуватися організаціями у таких випадках:
o для забезпечення використання на підприємствах технічних регламентів РФ, ГОСТ Р, ГОСТ, міжнародних стандартів, національних стандартів розвинених країн, стандартів науково-технічних, інженерних товариств та різних громадських об'єднань, СТП інших організацій;
o на створювані цьому підприємстві продукцію, послуги і виробничі процеси (роботи).