6.3. Систематизація та облік документів організації
Технологічно тісно з організацією систематизованого зберігання документів пов'язані система їх реєстрації (структура індексів) та термін зберігання, оскільки ці показники є основними факторами вибору та закріплення системи накопичення документів у процесі оперативної роботи. Закріплення термінів зберігання та системи індексів для комплексів документів (справ, одиниць зберігання) провадиться в номенклатурі справ.
Систематизований перелік заголовків справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання— номенклатура справ, це найважливіший елемент не лише інформаційно-пошукової системи, а й експертизи цінності та визначення термінів їх зберігання, забезпечення збереження документів організації.
Вже протягом кількох десятиліть та відповідно до Державної системи документаційного забезпечення управління складання номенклатур справ стало обов'язковим для всіх державних організацій. У недержавному секторі економіки та управління добре методично відпрацьований та корисний інструмент контролю за складом, систематизації та пошуку документів необхідний для забезпечення їх збереження на належному рівні.
закріплює класифікаційну схему угруповання виконаних документів у відносинах;
встановлює єдину для всієї організації обов'язкову індексацію документів та справ, строки їх зберігання;
служить основним обліковим механізмом у роботі зі справами і документами;
є єдиним засобом обліку перехідних справ, тобто. справ, наповнення документами яких продовжується протягом кількох років;
є обліково-довідковою системою для подальшого пошуку справ із термінами зберігання до 10 років включно.
До номенклатури справ при її закладі повинні включатися всі документи, картотеки,реєстраційно-довідкові та документні масиви всіх структурних підрозділів та посадових осіб організації без винятку, незалежно від виду носія, ступеня конфіденційності та способу фіксації документної інформації.
До номенклатури справ організації включаються справи та тимчасово діючі органи, документи яких є правовою підставою для підтвердження повноважень організації або припинення її діяльності, наприклад ліквідаційної комісії, а також не закінчені діловодством справи, які надходять з інших організацій правонаступникам для їх продовження.
Необхідним етапом підготовки номенклатури справ є проведення експертизи цінності якості формулювань у заголовках майбутніх справ, логічності схеми їх систематизації, але головне визначення термінів зберігання на основі оцінки інформаційної цінності документів. Тому в методику складання (та оформлення) номенклатури справ включено положення про обов'язкове її погодження з експертною комісією організації. Для тих організацій, які здають документи на державне зберігання, обов'язкове й друге погодження — з експертно-перевірковою комісією одного з архівних органів, для якого оформляється додатковий (четвертий) екземпляр номенклатури справ, який залишається для подальшого контролю за процесом формування справ.
Після всіх необхідних погоджень об'єднана «зведена» номенклатура справ до початку нового діловодного року вводиться в силу грифом затвердження керівника організації. При оформленні зведеної номенклатури справ великого відомства,
НАЙМЕННЯ ОРГАНІЗАЦІЇ НОМЕНКЛАТУРА СПРАВИ №
Кількість одиниць зберігання
Термін зберігання та № статей за переліком
Найменування розділу [структурногопідрозділи]
Керівник служби ДОПпідписІ.О. Прізвище
Мал. 6.2. Зразок бланка номенклатури справ
як правило, використовується титульний лист. За невеликого обсягу зведеної номенклатури справ її оформлюють на загальному бланку організації.
Внутрішня структура номенклатури справ будується за розділами, як розділи номенклатури вказують найменування структурних підрозділів (відділів). Індекси (номери) підрозділів включаються до номенклатури та доповнені порядковим номером справи в межах підрозділу становлять індекс справи, який зазначається у графі 1 номенклатури справ.
За складної ієрархічної структури індекс може складатися з індексу управління, індексу відділу всередині управління та порядкового номера справи. Наприклад, управління справами має індекс 01, його структурні підрозділи матимуть індекси: канцелярія - 01.1, відділ урядового листування 01.2, бюро скарг - 01.3; бухгалтерія - 12, відділ кадрів - 13 і т.д.
Індекси справ усередині розділів номенклатури відповідно виходять 01.1-07, 01.1-02, 01.1-03.і т.д., де01, 02,Шидалі є порядковими номерами справ у межах поділу. У наступному розділі номери папок знову починаються з одиниці.
У графі 2 номенклатури зазначаються повні заголовки справ. При цьому в розділі може бути використана наступна послідовність найменувань справ:
документація, що стосується виконання питань основної діяльності;
документація, що відноситься до перевірок (ревізій) виконання основної діяльності;
документація, що стосується обліково-довідкової роботи з документами.
Усередині кожного розділу найменування справ рекомендується систематизувати за рівнем їх важливості: документація вищих організацій,власну документацію організації. Наприклад, спочатку в номенклатурі будуть зазначені справи, в яких згруповано розпорядчі документи вищих органів, а потім справи із розпорядчими документами свого керівництва, колегіального органу тощо.
Доцільно використовувати єдину послідовність розташування заголовків справ у різних розділах номенклатури однієї організації.
Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці року. Кожна справа, як уже було зазначено, не повинна перевищувати 250 аркушів, тому за великого обсягу документів, що належать до однієї справи, допускається формування томів, частин.
У графі 4 номенклатури проставляються терміни зберігання справ, визначені експертною комісією.
Графа 5 номенклатури справ«Примітка»заповнюється протягом терміну дії номенклатури службою ДОП. У ній проставляються позначки:
про заведення справ:«заведено»;
про перехідні справи: «перехідне з 2007 р.» або «перехід на 2009 р.»;
про місцезнаходження оригіналів документів:«оригінали у справі 01-04»;
Повноцінне використання графи«Примітка»підвищує якість та ефективність номенклатури справ.
Номенклатура справ на наступний діловодний рік повинна складатися в останньому кварталі поточного року і після оформлення затверджуватись керівником організації та набувати статусу нормативного акта. Організації, що забезпечують збереження документів постійного зберігання самостійно, не узгоджують номенклатури справ із сторонніми організаціями. У такому разі достатньо виготовлення трьох екземплярів документа. Один, як робочий, другий — для роздачі окремих розділів за підрозділами. Перший екземпляр номенклатури справ, затверджений керівником організації,повністю заповнений за підсумками минулого року й підписаний керівником служби ДОП, є постійного терміну зберігання організації (ст. 67 списку типових документів. ).
Затверджена номенклатура справ організації діє протягом п'яти років. У разі докорінної зміни функцій та структури організації номенклатура справ підлягає достроковому перескладання та перезатвердженню. За відсутності змін після незначного коригування та передруку (з відмітками про перехідні справи) номенклатуру наступного року вводять у дію автоматично.
Арифметичний підрахунок повинен вестися з урахуванням перехідних справ та справ, терміни зберігання яких визначено не остаточно: «з відміткою ЕПК».
Підсумкові відомості про кількість справ, картотек, файлів та інших одиниць зберігання повідомляються до архіву своєї організації та до державного (муніципального) архіву, якщо він приймає документи даної організації на зберігання.
Надалі до робочого примірника номенклатури справ вносяться відомості про конкретні місця зберігання справ з короткочасними-
ми (менше Шле) термінами зберігання. Після виділення справ до знищення у графі «Примітки» всіх примірників Номенклатури справ проти кожної справи проставляютьсядататаномер акта про виділення до знищення.
Типові та зразкові номенклатури справ. У великих ієрархічних системах управління для досягнення єдності в класифікації документів і забезпечення їх збереження як обов'язковий для всіх нормативного акта складаються типові номенклатури справ, що встановлюють не тільки єдиний склад заводних справ, але і єдину систему їх індексації. . Аналогічний документ рекомендаційного характеру називаєтьсязразковою номенклатурою справ.Він створюється в тихуправлінські структури, де склад документів підрозділів (філій, цехів, кафедр) сильно відрізняється.
Типові номенклатури використовуються як стандарт формування та найменування справ, і якщо будь-які справи заведені не будуть, то це обумовлюється зазвичай у примітках. При цьому змінювати структуру індексів та формулювання заголовків справ не допускається.
Зразкові номенклатури справ використовуються як методика, що дозволяє вносити елемент творчості розробки конкретної номенклатури справ організації чи її підрозділи. У цьому допускаються деяка редакція заголовків і запровадження послідовної індексації справ.