Адміністративний функціональний блок
Адміністративний функціональний блок - Дипломна Робота, розділ Економіка, Місце та значення офіс-менеджера у структурі управління сучасного підприємства Адміністративний Функціональний Блок. У складі адміністративної функції Можн.
Адміністративний багатофункціональний блок. У складі адміністративної функції можна виділити дві взаємопов'язані підфункції організаційно-управлінську та координаційну.
В рамках організаційно-управлінської функції офіс-менеджер може вирішувати наступні основні завдання: а) організація робочого дня керівника в організація особистої повсякденної роботи роботи офісу. У свою чергу, в рамках координаційної підфункції офіс-менеджер може вирішувати такі основні завдання: координація роботи співробітників офісу між собою координація роботи апарату управління та філій представництв підприємства координація роботи з орендодавцями, комунальними службами є координація роботи з діловими партнерами підприємства та ЗМІ. Наступна функція у складі адміністративного блоку регулятивна, яку можна розділити на дві підфункції - планову і отчетную. У рамках планової підфункції офіс-менеджер вирішує наступні основні завдання: а) планування особистої роботи; б планування роботи офісу на день, тиждень, місяць у поточне та перспективне планування робочого часу керівника; участь у плануванні діяльності підприємства;щомісячний та щоквартальний план роботи, річну програму організаційного розвитку підприємства тощо. д) складання графіків роботи персоналу офісу в т.ч. змінних, а також графіків чергувань, прибирань, виїздів і т.п. підрозділів офісу на складання звітів з питань поточної діяльності офісу для керівника підприємства за формою планів г підготовка записок з окремих питань діяльності офісу та підприємства за вказівкою керівника ведення службової документації, в якій накопичуються вихідні дані для підготовки звітних документів книги обліку та руху матеріальних засобів, журнал обліку документів, журнали маршрутизації руху водіїв та інших. Особливе місце у адміністративному блоці займає контрольна функція.
Здійснення контролю за тим, що відбувається в офісі та навколо нього, має виключно важливе значення для ефективності його діяльності - про це свідчать і теорія, і практика менеджменту.
Контрольна функція також включає дві підфункції оцінну і облікову. У рамках першої з них офіс-менеджер вирішує наступні завдання: оцінку якості роботи персоналу офісу та допоміжних служб оцінку виконання співробітниками офісу окремих доручень керівника в оцінку стану офісу та робочих місць працівників оцінку стану офісної оргтехніки та оцінку стану договорів, в т.ч. . виконання найважливіших замовлень, включаючи питання їх комплектації та доставки тощо. е оцінку стану документації офісу.
Крім того, для адекватної оцінки різних процесів,і насамперед повсякденної діяльності співробітників, офіс-менеджер має розробляти відповідні оціночні критерії.
У свою чергу, в рамках облікової підфункції офіс-менеджер повинен забезпечити своєчасний та якісний документальний облік показників, що оцінюються, в т.ч. а облік кількісний та якісний роботи персоналу офісу та допоміжних служб б облік повноти та своєчасності виконання співробітниками офісу окремих доручень керівника в облік стану офісу та робочих місць співробітників та визначення на цій основі необхідності проведення поточного та капітального ремонту приміщень або реорганізації офісного простору облік стану офісної оргтехніки та визначення на цій основі необхідності оптимізації графіка її обслуговування або її модернізації за рахунок стану роботи за договорами про облік стану офісної документації. 2.3 Забезпечуючий функціональний блок Забезпечуючий функціональний блок включає інформаційну, маркетингову та господарську функції. Інформаційна функція офіс-менеджменту при найближчому розгляді розпадається на підфункції комунікаційну та документаційну, тісно взаємопов'язані між собою.
У наступній, маркетинговій функції офіс-менеджменту також можна виділити дві базові складові економічну підфункцію і підфункцію кризового реагування.
Що стосується другої підфункції, то її реалізація передбачає здійснення під керівництвом офіс-менеджера комплексу завдань, основу яких складають зв'язки з громадськістю в умовах кризового управління підприємством. Дуже значним виглядає перелік завдань, які вирішує офіс-менеджер в рамках господарської функції.
На відміну від попередніх функцій у ній доцільно виділити не підфункції, а самостійні напрямкидіяльності. 1. Фінансове забезпечення. 2. Матеріальне забезпечення.
У рамках діяльності з фінансового забезпечення офіс-менеджер вирішує наступні основні завдання: управління фінансовими ресурсами офісу в т.ч. бюджетування, що передбачає оптимізацію витрат на офіс та контроль за офісними витратами, а також контроль за оплатою рахунків, оформлення необхідної бухгалтерської документації, взаємодію з банком та постачальниками товарів та послуг; .
У свою чергу, у діяльності офіс-менеджера з матеріального забезпечення можна також виділити самостійні напрямки роботи. 1. Організація поточного життєзабезпечення діяльності офісу. 2. Організація заходів щодо запобігання усуненню, нейтралізації подій явищ, що порушують нормальне функціонування офісу.
У підпорядкуванні офіс-менеджера можуть бути фахівці та технічні виконавці документознавці, фахівці з інформаційних технологій, секретарі, архівісти та ін. тому йому необхідно мати чітке уявлення про систему управління людськими ресурсами, що існує на фірмі, та ефективно виконувати функції з управління персоналом.
Подана схема стане методичною основою практичної діяльності офіс-менеджера Додаток 2 . 5 У рамках цієї винятково важливої функції офіс-менеджер, як правило, вирішує наступні основні завдання: а) аналіз потреби апарату управління в персоналі; д інформування офісного персоналу з кадрових питань емотивація офісного персоналу контроль оцінка та облік результатів діяльності офісного персоналу з планування ділової кар'єри співробітників офісу, ініціація їх переміщень для більш доцільного використання та подання до звільнення співробітників офісу на підставах, передбачених трудовим законодавством до ведення звітності з офісного персоналу л участь у документуванні персоналу трудові договори, накази, посадові інструкції тощо. м - повсякденне керівництво персоналом офісу.
Потенційне коло завдань, що покладається на офіс-менеджера, видається майже необмеженим.
Наділяючи офіс-менеджера відповідними обов'язками, не слід забувати про необхідність надання йому необхідних прав, а також, що ще важливіше, забезпечення достатньою кількістю помічників.
В іншому випадку офіс-менеджер, хоч би як був компетентний, енергійний і наполегливий, ризикує не впоратися з обов'язками і захлинутися в потоці справ. 2.5 Організація повсякденної роботи офіс-менеджера Протягом дня офіс-менеджер обтяжений багатьма обов'язками.
У цьому є доцільним розглянути питання організації повсякденної роботи офіс-менеджера в хронологічному заломленні, тобто. в рамках звичайного 8-годинного робочого дня, який може легко розтягнутися з 8 ранку до 8 вечора.
Однак, як правило, це відбувається аж ніяк не через надмірну перевантаженість офіс-менеджера роботою, а насамперед через її недостатньо чітку організацію. Умовно робочий день офіс-менеджера може бути поділений на дві частини ранкову та вечірню.
Роль розмежувальної лінії між ними відіграє обідню перерву, хоча і в цей короткий проміжок можна зробити чимало корисного для підприємства. 6 Першийгодину робочого часу, умовно з 9.00 до 10.00 ранку, можна позначити як організаційну.
У першому випадку йдеться про нараду керівництва підприємства, у другому - про нараду керівного складу апарату управління, на яку за потреби можуть бути запрошені й окремі співробітники, фахівці та технічні виконавці апарату управління.
Зазвичай про час, місце, тривалість та мету наради офіс-менеджер та інші учасники нарад сповіщаються заздалегідь наприклад напередодні ввечері. З 11.00 до 12.00 офіс-менеджер зазвичай працює з документами, зокрема розглядає проекти виконаних документів, що надійшли до нього, наприклад підготовлених відповідно до вказівок і доручень керівника підприємства. Документи, виконані у повній відповідності до встановлених вимог, підписуються затверджуються офіс-менеджером та передаються секретареві або для поміщення до папки для доповіді керівнику підприємства, або для реєстрації, тиражування, доведення до відома посадових осіб підприємства та подальшого поміщення у справу. Документи, які не відповідають встановленим вимогам, повертаються офіс-менеджером на доопрацювання відповідальним виконавцям із зазначенням терміну усунення недоліків.
З 12.30 до 13.00 доцільно передбачити резерв часу, яким офіс-менеджер може розпорядитися на власний розсуд на користь діяльності апарату управління підприємства.
Наприклад, офіс-менеджером може продовжуватися робота з документами, у яких усунуті раніше зазначені недоліки.
В окремих випадках офіс-менеджер може запланувати на вказаний час зустріч із 1-2 посадовими особами підприємства для вирішення поточних питань роботи офісу. Крім того, у цей період доцільно уточнити план роботи напісляобідній період.
На час обіду за потреби офіс-менеджером можуть бути заплановані неформальні зустрічі з посадовими особами підприємства, в ході яких може бути проведено у ряді випадків – продовжено обговорення поточних питань роботи офісу так званий бізнес-ланч. З 14:00 до 14:30 офіс-менеджер контролює хід виконання завдань дня в підрозділах на самостійних ділянках роботи апарату управління.
За потреби він у робочому порядку віддає начальникам відповідних підрозділів дільниць додаткові вказівки та розпорядження.
З 14.30 до 15.00 офіс-менеджер перевіряє готовність документів, що підлягають подання на підпис керівнику підприємства, після чого особисто подає найбільш важливі та термінові з них, а решту довідок, виписок тощо попередньо завізувавши підписавши, передає керівнику підприємства через секретаря.
З 15:00 до 16:00 офіс-менеджер вивчає керівні документи з питань роботи апарату управління підприємства.
З 16.00 до 17.00 офіс-менеджер працює над виконанням документів, необхідність яких виникає періодично, час від часу звіти, доповіді тощо З 17.00 до 17.30 - резерв часу.
Як правило, у цей період офіс-менеджер може бути продовжено роботу над виконанням окремих документів.
Крім того, при необхідності офіс-менеджер може вести в цей час прийом працівників апарату управління з особистих та службових питань.
Крім того, офіс-менеджер перевіряє наявність матеріалів, що зберігаються в нього, і складає плани роботи на наступний день. Потім він контролює виконання вимог пожежної та іншої безпеки у приміщеннях відділу, а також звільнення працівників апарату управління підприємства з роботи.
Перед відходом зроботи офіс-менеджер, як правило, поінформується у керівника підприємства про наявність додаткових вказівок та зміни в організації роботи наступного дня. Такою є організаційна картина робочого дня офіс-менеджера.
Ця картина матиме цілком зрозумілі обриси, якщо дотримуватися нехитрого правила заздалегідь планувати свою повсякденну роботу, та був щоразу доводити сплановане остаточно, не забуваючи регулярно звітувати про це перед собою.
Ця тема належить розділу:
Місце та значення офіс-менеджера у структурі управління сучасного підприємства
Офісний персонал інформаційного та документаційного забезпечення займається реалізацією функцій інформаційної підтримки управлінської діяльності. До його складу входять спеціалісти служб документаційного забезпечення.
Що робитимемо з отриманим матеріалом:
Всі теми цього розділу:
Офіс-менеджмент як специфічний різновид управлінської діяльності Офіс-менеджмент як специфічний різновид управлінської діяльності. Не всі точно уявляють собі, що таке офіс, менеджер і менеджмент, оскільки ці слова порівняно недавно увійшли.
Вітчизняні та зарубіжні освітні програми вимог до підготовки офіс-менеджера Вітчизняні та зарубіжні освітні програми вимог до підготовки офіс-менеджера. Посада офіс-менеджера відсутня в Загальноукраїнському класифікаторі професій робітників, посад
Компетенція офіс-менеджера Компетенція офіс-менеджера. Офіс-менеджмент є специфічним різновидом управлінської діяльності, суть якоїскладає управління підприємством, організацією, установою, та