Аудит постачальника

Аудит постачальника є ефективним інструментом зниження ризиків, пов'язаних з поставками продукції, що закуповується, і важливий елемент забезпечення якості.

Аудит можна розділити на три типи:

При плануванні аудиту слід виходити з причини та її мети. Для цього потрібно зібрати свідоцтва, пов'язані з проблемою, наприклад специфікації, договору, листи, результати раніше проведених перевірок тощо. Якщо йдеться про аудит за кордоном, домовитись про мову спілкування. Слід пам'ятати і про фінансову частину аудиту. Аудити за кордоном дуже дорогі. Слід зважити, чи необхідний аудит.

З точки зору характеристик продукції, що закуповується, аудити можна умовно розділити на три області поставки:

1)сировини - у цьому випадку аудитор повинен знати як область застосування сировини, що закуповується, так і спосіб її виробництва у постачальника; 2)пакувальних матеріалів - особливу увагу потрібно приділити забезпеченню безпеки упакованої продукції, а у випадку з харчовою продукцією розглядаються як мінімум ще 2 фактори: забезпечення харчової безпеки рівень контамінації як частинками, так і мікроорганізмами. Слід також перевірити можливість забрудненості іншими хімічними речовинами; 3)комплектуючих – під час аудиту необхідно перевірити систему забезпечення якості, навіщо потрібно вивчити технології виробництва комплектуючих.

Аудит якості постачальників здійснює за різними методиками, вибір яких залежить від мети проведення аудиту.

Для оцінки якості продукції, що закуповується, використовуються різні комбінації методів та інструментів, наприклад:

-оцінка за результатами роботи (аналіз роботи постачальників) - проводиться без погодження з постачальником на основі таких даних про постачання продукції якякість продукції, види і кількість невідповідностей, порушення контрактних зобов'язань і т.д.

-самооцінка якості постачальником (внутрішній аудит) проводиться постачальником за чек – листом, розробленим споживачем. Цей метод застосовується у тих випадках, коли йдеться не про вибір постачальника, а про вдосконалення якості.

Якщо аудит проводиться на території постачальника потрібно домовитися з відповідальною особою Постачальника, що під час аудиту буде забезпечено випуск продукції, що цікавить. Пріоритети у проведенні аудиту постачальника на його території слід віддавати:

Кількісна оцінка аудиту. Для якісної оцінки потрібно вибрати ступеня та спосіб статистичної оцінки. В результаті необхідно отримати відсоток рівня бажаного стандарту якості. Для кінцевої оцінки можна використовувати такий метод:

Ступінь оцінки А – виробник повністю відповідає вимогам (кількісна оцінка вище 80% або є сертифікована система якості).

Ступінь оцінки В - виробник має незначні недоліки, які не мають значного впливу на якість виробництва (понад 60%).

Ступінь оцінки С - виробник має недоліки меншого характеру, рекомендується триматися на певному рівні (понад 50%).

Ступінь оцінки D - у виробника є істотні недоліки і у разі поставок від цього постачальника рекомендується провести інспекцію конкретних критичних стадій виробництва (понад 40%).

Ступінь оцінки Е – є важливі недоліки, система якості та якість продукту під загрозою (понад 40%).

Оцінка поставок. Під час обговорення постачальника, крім власне аудиту, дуже важливо провести поточну оцінку якості поставок.Рекомендується, щоб у системі забезпечення якості існував спосіб поточного обліку якості постачання з періодичною оцінкою кожного постачання. За такого способу поточної оцінки поставок можна чинити так:

Для досліджуваної позиції (наприклад, сировини) становлять критерії оцінки якості постачання та встановлюється значущість цих критеріїв (вага). Наприклад, можна скласти такі критерії та їх вага:

Позначення	Критерій
А	Неповне постачання
У	Ушкоджені упаковки
З	Помилки у позначенні, паспорті
D	Відхилення від специфікації
Е	Невідповідна якість

Слідують правилу, що чим важливіший критерій, тим його вага вища. Сумарно вага складає 100 (100% якості). Оцінювати слід щонайменше 20 послідовних поставок. Для всіх постачань проводити оцінку всіх критеріїв. Оформляти все у вигляді таблиці. Оцінювати неякісність у відсотках, підсумовуючи твори повторюваності результату кожного критерію відповідного індексу. Кількість творів така сама, як кількість поставок. Результативна оцінка дає відсоток неякісності. Така оцінка має проводитися всім вихідних матеріалів (сировини, упаковок, ін.) всім постачальникам.

Класифікація постачальників.

Відповідно до кількісної оцінки аудиту та оцінки кожної поставки виробники (постачальники) поділяють на три групи (стан якості):

• кваліфікований постачальник Q
• відповідний постачальник D
• невідповідний постачальник N

Номограми для класифікації постачальника. У правій колонці вказані відсоткові оцінки якості постачання. У лівій частині є ступеня (А-Е)оцінки проведеного прямого аудиту у виробника Лінія з'єднує відсоткове визначення якості (правий ступінь) та оцінку аудиту (лівий ступінь) через середній стовпчик номограми та вказує класифікацію постачальника. Якщо результат знаходиться в області D або N, це завжди має бути сигналом для детального вивчення ситуації. Якщо дослідження постачання проводити систематично, це буде гарною умовою профілактики.

Висновок аудиту та його письмова оцінка - значний документ, який є основою подальшої роботи та пов'язаних з нею аудитів. Написання кінцевої справи слід приділити достатньо уваги та старанності. Справа потрібно скласти чим швидше після аудиту і в ньому вказати:

• звичайну інформацію про фірму (організаційна структура, продукція тощо);
• характер та мета аудиту;
• положення, що були метою аудиту;
• особи, з якими контактували;
• опис всього побаченого;
• наявні переваги та недоліки;
• недоліки відповідно до поділу щодо важливості впливу на якість продукту;
• якісну оцінку;
• рекомендації щодо покращення;
• виділення ступеня оцінки;
• визначення стану якості постачальника

На закінчення варто зазначити, що проведення аудитів постачальників все більше стає реальною повсякденною практикою, яка допоможе зменшити залежність від неконтрольованих ризиків, зниженням прямих і непрямих накладних витрат підприємств та організацій, пов'язаних з придбанням продукції, робіт і послуг, які не відповідають вимогам, що пред'являються, подальшою переробкою продукції, простоями та очікуваннями через невиконання умов постачання.

Зрештою проведення аудитів постачальника дозволить серйозно підвищити якістьпродукції компанії, і навіть знизити витрати на вхідний контроль.

---