Аудит складу «допит» із пристрастю
Вже і в Україні настав той час, коли порівняно недорого можна найняти грамотного фахівця з ринку консалтингових послуг та отримати від нього докладну консультацію щодо «самопочуття» вашого складу. Припустимо, ви знайшли потрібного «спеца», що має всі необхідні якості (хоча це і непросто), і відправили на ваш склад. Що він зможе побачити на вашому складі своїм ученим та «незамиленим» поглядом? Дуже багато цікавого, якщо знатиме, коли і куди заглянути і з ким і як поговорити.
Коли людина приходить до лікаря, ескулап спочатку перевіряє його пульс, тиск, температуру, і за станом цих та деяких інших легко вимірних показників він судить про те, наскільки здоровий весь організм людини, чи потрібно далі продовжувати його досліджувати, чи можна відразу ставити остаточний діагноз. негайно приступати до лікування.
Так само й склад. Якщо хочеш дізнатися, наскільки ефективним є весь бізнес, логічніше для початку зробити аудит на складі, і тоді відразу багато чого стане ясно і зрозуміло.
Ви запитаєте: а чому саме склад виступає як даний індикатор – чому, наприклад, не закупівля чи доставка чи продаж з фінансами, адже вони теж важливі ланки ланцюга поставок?
Відповідаю: щоб зрозуміти складне, потрібно спочатку перетворити його на просте. Розкласти по поличках, як кажуть, «відокремити мух від котлет», та й так далі.
"Котлети - окремо ..."
Ви спитаєте, як це зробити? Як спростити, наприклад, складну та громіздку систему обліку та контролю товарних та фінансових потоків, або як оцінити ефективність IT-системи великої холдингової компанії, або як дізнатися, наскільки ефективно звертаються вкладені вами гроші в модернізацію будь-яких систем та технологій, таяк нарешті дізнатися, коли ж з'явиться обіцяний прибуток від цієї модернізації?
Відповідаю: є два шляхи. Можна винайти якусь ще складнішу систему, щоб за допомогою неї спробувати оцінити вищезгадані системи і в результаті, можливо, все ще більше ускладнити, а можна просто уважно подивитися на деякі індикатори, що лежать на поверхні, наприклад на складі, і по них зробити Необхідні висновки.
А які важливі індикатори є на складі?
За роки своєї практики, займаючись аудитом ланцюгів поставок на різних підприємствах, з найрізноманітнішими складськими технологіями і ступенем оснащеності різними, сучасними і не дуже, способами аналізу систем управління запасами, для попереднього аналізу стану запасів я завжди перш за все йшов на склад і приблизно в Протягом одного робочого дня вже практично безпомилково знав, наскільки ефективно у цій компанії керують запасами.
. адже склад – це якийсь індикатор, за яким без помилки можна судити про ефективність бізнесу, так само як, наприклад, за пульсом у людини.
У процесі подальшого глибокого та всебічного вивчення даних з КІС (корпоративна інформаційна система) та розмов з керівниками підрозділів та керівництвом компанії я практично ніколи не знаходив вагомих причин для того, щоб змінити думку щодо стану запасів, що склалася у мене після відвідин складу.
Що ще, окрім стану запасів, можна дізнатись про складські індикатори?
Ще можна дізнатися, наскільки ефективно використовуються складські площі, стелажне та вантажопідйомне обладнання.
Також можна дізнатися, наскільки ефективно витрачається фонд оплати праці, наскільки продуктивно працює персонал, наскільки ефективнайого мотивація, яка культура виробництва складі, як впливає якість виконуваних операцій. І ще дуже багато цікавого і корисного можна дізнатися від професійно проведеного аудиту.
Інша розмова, що не всі і не завжди хочуть знати правду про свій склад, але це вже інша тема, не пов'язана зі складськими технологіями, хоч і не менш важлива у цьому контексті.
Не відкриватиму тут всіх своїх секретів, просто наведу один приклад для ілюстрації того, наскільки може бути корисним просте відвідування складу спеціалістом з логістики та SCM.
Добре структурований хаос
Склад, до речі, є реальним. Господар замовив його проектування та будівництво за шаблонним проектом, взятим з красивої картинки в інтернеті.
Аудит цього складу я робив у 2011 році.
Зайшовши на територію складу, о 9:00 я побачив на майданчику перед доками скупчення автомобілів на завантаження, вантажопідйомністю від 1,5 до 10 тонн, а на території кілька великовантажних фур (приходів).
Автомобілі під завантаження наповнювалися за допомогою навантажувача, який знімав піддони з товаром із відкритих доків, ставив їх перед машинами, а далі вантажники та комірники вручну вантажили та розміщували товар у фургонах. Навіщо для цих операцій склад із доками, незрозуміло.
Так як доки, таким чином, були зайняті, «фури», що прийшли на розвантаження приходів, стояли і чекали на закінчення витрати.
. складі можна, наприклад, практично без помилки оцінити ефективність використання складських запасів.
Зайшовши на склад, я побачив зону відвантаження, зайняту піддонами з товаром, призначеним для відвантаження, що використовується як зона готових замовлень.
Всі інші процеси під час відвантаження витрати не виконувались через відсутність персоналу тамісця виконання операцій.
Перебуваючи в зоні зберігання, я оглянув базові осередки і побачив, що товар у базових осередках не розкладений так, щоб його було зручно комплектувати, а розкиданий (наче його комплектували востаннє).
У зоні комплектації був товар, який давно не брали (було видно, що він лежить довго, по рівному шару пилу на коробках), і товар у безладно розірваних коробках (штучний), у тому числі розкиданий у проходах між стелажами.
Штабелюванням товару займалися річтрак та електронавантажувач, який міг переміщати товар не вище третього ярусу у зв'язку з тим, що проходи були захаращені, техніка простоювала («заощадили» свого часу на г/п техніці).
Останні яруси стелажів були порожні на 90%. Треті яруси були заповнені відсотків на 50, другі яруси переповнені – у них майже був запасу порожніх осередків.
Зі спілкування зі штабелерником, після того, як він зняв для мене кілька піддонів, я дійшов висновку, що ротація товару проводиться незадовільно.
За кількістю пилу на піддонах з товаром з четвертого і третього ярусів було зрозуміло, що цей товар більше місяця простояв без руху, а деякі позиції набагато довше (з'ясувалося, деякі позиції простояли з початку запуску складу). Товар або взагалі не маркується, або неправильно маркується (не вказується дата поставки, номер партії, код товару).
Поспілкувавшись із начальником складу, я з'ясував, що інвентаризації на складі проводяться без «пустографок», при перерахунку товар не знімається з верхніх ярусів (записується те, що написано маркером на коробках).
Поспостерігавши трохи пізніше операцію приймання парафій, я побачив те, що й очікував побачити: більшість товару, що прийшов на парафію, нерозставлялася, як має бути за принципом FIFO (або за якимось іншим), він просто відставлявся убік (у проходи), тому що по всьому товару, що прийшов, був дефіцит і цей товар повинен був відвантажитися в найближче відвантаження.
Таким чином, неозброєним оком можна було побачити, що на даному складі реально обертається лише приблизно 1/3 всього обсягу товару, а решта товару просто займає місце, що залишилося практично без руху.
Ніякий АВС аналіз складу було б показати проблему наочніше , ніж було видно на даний час складі.
Бракований товар розташовувався разом з іншим, збирання та списання його проводилися один раз на тиждень.
Персонал складу змінювався постійно, мотивація персоналу «крива», колективу як такого був, люди працювали від інвентаризації до інвентаризації і змінювалися кожні 3 місяці.
При цьому керівник бізнесу наймав високооплачуваних фахівців з управління запасами, які взагалі ніколи не спускалися на склад, але при цьому надавали йому дуже багато різних розумних таблиць і викладок щодо стану запасів на його складі ... і він, як не дивно, їм вірив.
. покращуйте ефективність вашого бізнесу по всьому ланцюгу постачання! І не бійтеся зайвого разу заглянути на склад, щоб подивитися, що там реально відбувається, і щоб поспілкуватися зі складським персоналом.
Додатково до цього керівнику бізнесу доводилося приймати рішення в рамках суворих дистриб'юторських договорів, де були передбачені жорсткі умови щодо вибірки завищених обсягів товару під приємні відсотки бонусів.
Умовою отримання даних бонусів було те, що постачальник міг у будь-який час, без будь-яких погоджень, відвантажити партію товару, що перевищує у кілька разів звичайнінорми парафій. В результаті товар виставлявся в проходах, і всі складські процеси значно сповільнювалися або взагалі зупинялися.
Зрештою, компанія несла деякі непрямі витрати, які було важче і неприємніше вважати, ніж прямі вигоди від бонусів, пов'язані з додатковою премією керівнику бізнесу та деяким його підлеглим, але за величиною ці збитки навіть на поверхні були значно вищими за доходи від бонусів.
Після проведення аудиту складу, закупівель та доставки керівник бізнесу даної компанії отримав повний розклад щодо наявних проблем за пріоритетами, і він поступово приступив до їхнього цілеспрямованого усунення.
Таким чином, аудит складу обов'язково потрібно робити. Не доводьте до того, щоб, як у наведеному вище прикладі, вам довелося заморозити 2/3 товарних запасів у неліквіді, йдучи з приводу контрагентів.
Зрозуміло, що на складі менше персоналу з високими зарплатами, здатного лобіювати інтереси складу перед керівництвом компанії, але все одно не треба робити зі складу «мийну яму» і відносити туди «косяки» всіх інших підрозділів. Це ж все одно зрештою лише посилить загальну ситуацію.
Але навіть якщо на вашому складі не все так погано, як в описаному прикладі, все одно не треба зупинятися на досягнутому.
Замість епілогу
Адже навіть від найсучасніших і найрозумніших систем планування обліку та контролю не буде ніякого толку, якщо вони будуть аналізувати дані, не пов'язані з живими та реально поточними процесами на складі.
Юрій Колмачихін, експерт з логістики та SCM, для журналу «Консультант»
Допомагайте вашому бізнесу розвиватися
Безцінний досвід вирішення актуальних завдань, відповіді на складні питання,спеціально відібрана свіжа інформація у пресі для бухгалтерів та управлінців. Виберіть із нашого каталогу >>
Якщо Ви маєте запитання - задайте його тут >>
Читайте також на тему:
Практична енциклопедія бухгалтера
Усі зміни 2019 року вже внесені до бератора експертами.У відповіді на будь-яке питання у вас є все необхідне: точний алгоритм дій, актуальні приклади з реальної бухгалтерської практики, проведення та зразки заповнення документів.