Авансовий звіт заповнюємо правильно

Акценти цієї статті:

авансовий звіт обов'язково складається працівником у разі отримання коштів у вигляді авансу на відрядження або під звіт і є підставою для списання виданих йому коштів, а також для відшкодування витрат, понесених власним коштом;
звіт складається за формою, затвердженою Мінфіном;
звіт, поданий із порушенням встановлених законодавством строків або взагалі не поданий, тягне за собою накладення на підприємство штрафу у розмірі 25 % виданої суми, адмінштрафу, а також утримання з працівника нарахованих на таку суму ПДФО (із застосуванням натурального коефіцієнта) та військового збору;
помилка, допущена в авансовому звіті, виправляється коректурним способом з одночасним проведенням коригувальних записів у бухгалтерському та податковому обліку.

Для чого складається авансовий звіт

Що є авансовим звітом?

Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт), відноситься дозведених облікових документів. Такі документи відображають операції, які вже зафіксовані у первинних документах та відповідно до ст. 9 Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV (далі – Закон № 996) можуть складатися для контролю та впорядкування обробки даних. Вони узагальнюють показники первинних документів, дозволяючи зменшити кількість облікових записів на рахунках.

Первинними документами, на підставі яких складається Звіт, є проїзні квитки, рахунки на проживання у відрядженні, накладні, чек банкомату, сліп та ін., тобто документи, що підтверджують дату та суму видатків, понесених у результаті господарської операції.

Для чого потрібен Звіт?

Звітобов'язково складається у разі, якщо працівнику видавали кошти (пп. 170.9.2 Податкового кодексу, далі – ПК):

у вигляді авансу на відрядження;
під звіт на господарські (виробничі) цілі, витрати, пов'язані з виконанням деяких цивільно-правових дій.

У цих випадках Звіт підтверджує, в якій кількості та на які цілі працівник витратив видані йому кошти. До Звіту додаються оригінали документів, що підтверджують витрати.

Зазначимо, що чинне законодавство не зобов'язує комерційне підприємство постачати працівника авансом на відрядження. Витрати можна відшкодувати і за фактом після повернення працівника з відрядження.

Крім того, іноді роботодавець доручає працівнику придбати для підприємства товари (роботи, послуги) власним коштом, з подальшою компенсацією витрат. У таких випадках працівникові також доведеться скласти Звіт, але вже для того, щоб компенсувати свої витрати.

Таким чином, Звіт є підставою:

для списання з підзвітної особи коштів, виданих на відрядження чи під звіт;
відшкодування працівникові витрат, понесених за рахунок власних коштів;
відображення у бухгалтерському та податковому обліку операцій, проведених у зв'язку з виконанням службового завдання (доручення).

За якою формою складається Звіт?

У пп. 170.9.2 ПК прямо сказано, що Звіт подається за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, який забезпечує формування та реалізує державну податкову та митну політику. На сьогодні діє форма, затверджена наказом Мінфіну від 28.09.15 р. № 841 (далі – Наказ № 841). Цим же документом затверджено порядок складання Звіту(Далі – Порядок № 841).

А якщо Звіт подано за формою, відмінною від встановленої?

Якщо форма Звіту, подана працівником до бухгалтерії, відрізняється від форми, законодавчо встановленої на момент її подання, то контролюючий орган може спробувати не визнати його на підставі пп. 170.9.2 ПК. По суті, це рівносильнонеподачі Звіту з усіма наслідками для касової дисципліни, ПДФО і військового збору (див. нижче).

Якщо Звіт не складено

За неподання Звіту постраждають і працівник, який отримав кошти на відрядження або під звіт, і підприємство. Пояснимо докладніше чому.

Касова дисципліна. У цьому випадку буде порушено вимоги до видачі готівки під звіт або на відрядження, встановлені Положенням, затвердженим постановою Правління НБУ від 15.12.04 р. № 637 (далі – Положення № 637). Адже працівник не повернув отримані кошти у строки, передбачені п. 2.11 Положення № 637, та не подав звіт про їхнє витрачання. Перевищення встановлених строків використання виданих під звіт готівки, а також видача готівки під звіт без повного звіту за раніше видані кошти загрожують підприємствуштрафом у розмірі 25 % виданих під звіт та неповернених сум (абзац п'ятий ст. 1 Указу Президента від 12.06.95 р. № 436/95, далі – Указ № 436). Крім того, на посадових осіб підприємства буде накладено адміністративний штраф.

ПДФО та військовий збір. Якщо працівник не повернув отримані кошти протягом місяця, на який припадає граничний термін їх повернення, і не подав Звіт, тоді сума таких коштів стає для нього оподатковуваним доходом у вигляді надмірно витрачених коштів, не повернутих у встановлений строк (пп. 164.2.11 ПК, п. 4 Порядку № 841).Базу оподаткування ПДФО за ставкою18% у цьому випадку визначають із застосуванням підвищуючого коефіцієнта, встановленого п. 164.5 ПК і рівного1,21951 [100: (100 - 18)].

Сума виданих коштів оподатковується також військовим збором за ставкою1,5 % (п. 16 1 підрозд. 10 розд. ХХ ПК), але без застосування підвищуючого коефіцієнта.

Сплатити податки до бюджету потрібно не пізніше 30 числа наступного місяця (пп. 168.1.5 ПК).

Податок, нарахований у сумі зайве витрачених коштів, утримується роботодавцем з допомогою будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) працівника за місяць, а за недостатності суми — з допомогою оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до його сплати (абзац. »пп.170.9.1 ПК).

Податок на прибуток. Згідно з абзацом першим п. 44.1 ПК для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухобліку та інших документів, ведення яких передбачено законодавством. Звідси контролюючі органи роблять висновок, що платникам податків забороняється формування показників податкової звітності на підставі даних, що не підтверджені цими документами (див., наприклад, лист ДФС від 09.06.16 р. № 12672/6/99-99-1502-02-15 на 16 цього номера).

ПДВ. Належним чином оформлені первинні документи, що підтверджують витрати, документи, що підтверджують зв'язок відрядження з господарською діяльністю підприємства (укладений договір, запрошення приймаючої сторони та ін.) та наявність податкової накладної, зареєстрованої в ЄРПН, забезпечать податковий кредит ( якщо у складі витратє ПДВ) без обов'язку нарахувати податкові зобов'язання. Відповідно у разі відсутності Звіту витрати фізособи не визнають пов'язаними з госпдіяльністю підприємства, а отже, доведеться нараховувати податкові зобов'язання. А на підставі інших документів, передбачених п. 201.11 ПК (чеків, рахунків готелю тощо), податковий кредит взагалі не вдасться відобразити, адже він відображається на дату затвердження Звіту.

На які реквізити Звіту звертають увагу перевіряючі

Насамперед контролюючі органи перевіряють:

дату подання Звіту;
залишок попереднього авансу, не використаного працівником та не повернутий до каси у строки, встановлені п. 2.11 Положення № 637;
суму внесеного до каси залишку авансу за даними Звіту та дату його внесення. Такий залишок має бути повернуто у строки, передбачені п. 2.11 Положення № 637;
наявність підписів керівника, бухгалтера та підзвітної особи;
правильність розрахунку ПДФО та військового збору у спеціальному розділі Звіту.

Які наслідки «неправильних» реквізитів Звіту

Звіт зданий після закінчення граничного терміну його подання. Чим це загрожує?

Звіт має бути складений у строки, передбачені пп. 170.9.2 та 170.9.3 ПК (див. таблицю). При цьому не має значення, в якій валюті видано кошти – у гривнях чи іноземній валюті для відрядження за кордон. Якщо ж аванс на відрядження чи інші цілі не видавався, то, на наш погляд, дотримуватись таких термінів необов'язково.

Терміни подання Звіту