Автоматизація складу – як її проводити
Нарешті настав момент, коли проблема автоматизації складу стала реальною необхідністю для Вашої компанії. Або через Вашу просунутість в даному напрямку, або життя змусило - Вас не влаштовує відсутність спостереження процесів, затримки в отриманні необхідної інформації, її достовірність, труднощі розрахунків з клієнтами, повна залежність від завідувача складу, або щось інше. І тут необхідно розуміти, що склад повинен підготуватися до автоматизації. Що ж включає це твердження? А те, що краще напружитися до початку впровадження, ніж перенапружитися у процесі.
Отже, що означає підготуватися? Звичайно, ідеально - це коли прописані всі бізнес-процеси, їх регламентація і т.д. Проте на практиці таке зустрічається дуже рідко, особливо для малих та середніх підприємств. Найчастіше керівникам цей етап є витратним і марним - мовляв, і так все зростеться в процесі впровадження. Може так, а може й ні; при цьому показник час/гроші оцінити практично неможливо. Тому бажано, якщо не описати все досконало, то хоча б провести аналіз стану компанії та зрозуміти, що ж про неї невідомо та що необхідно довизначити. У цій статті якраз і хотілося б розглянути коло об'єктивно необхідних заходів, без проведення яких процес автоматизації не дасть бажаних результатів, або взагалі закінчиться невдачею і викинутими на вітер грошима. Витрати використання на непідготовленому підприємстві можуть у рази перевищувати вартість самого програмного продукту.
Що можна вкласти в поняття " підготовка до автоматизації " ? У мінімально необхідному обсязі – це низка організаційно-технічних заходів, що сприяютьорганізаційного впорядкування та інформаційної прозорості проходження процесів. Спробуймо їх сформулювати.
Організаційна структура складу
Документообіг
Чітко певний документообіг складу фактично визначає інформаційний потік, супроводжуючий товар протягом його життєвого циклу складі, зокрема фіксує точки передачі матеріальної відповідальності за товар. Не від усіх паперових документів можна буде відмовитись після завершення процесу автоматизації. Тому аналіз та оптимізація документообігу необхідні визначення складу інформаційних потоків і підготовки друкованих форм.
Регламент проходження процесів
Регламент тут розуміється як визначення суворої та однозначної послідовності дій над предметом праці та заборона її порушення. Тому необхідно проаналізувати всі процеси на наявність механізмів захисту від навмисного (чи не навмисного) зміни певного перебігу процесу, можливості фіксації причин та оперативного реагування на них. Наприклад, повинно бути неможливо покласти товар на зберігання, не прийнявши його від перевізника, не можна проводити будь-які дії над товаром під час інвентаризації тощо. Строго розроблений регламент дозволить легко передбачити та реалізувати відповідні блокування у програмному забезпеченні та таким чином керувати процесами . Розробка регламенту дуже тісно пов'язана із документообігом.
Товар одна із найважливіших об'єктів складі, він предмет праці. Правильне та інформативне кодування товару є обов'язковою умовою чіткої роботи складського комплексу. На різних типах складів навіть для аналогічних товарів може серйозно відрізнятися. Наприклад, для дистриб'юторів важливі облікові ціни товару за партіями, адля складів тимчасового зберігання вони є обов'язковими. Тому вид кодування, перелік атрибутів, що характеризують товар, визначаються за своїм у кожному даному випадку і залежить від завдань, розв'язуваних складом і фірмою. Два слова щодо автоматичної ідентифікації товару (АІ). Необхідно дуже ретельно оцінити об'єктивну потребу цього кроку. Перехід на АІ вимагатиме досить великих інвестицій, а організувати чітку роботу складу можна і на етикеткових технологіях, коли товар маркується етикеткою. Бувають випадки, коли без штрихового кодування не обійтися - наприклад, у разі передпродажної підготовки товару в роздріб. А в інших випадках воно може лише ускладнити технологічний процес. Сьогодні навіть багато великих багатономенклатурних складів обходяться без штрихового кодування та інших методів АІ. Однак, при підготовці до впровадження систем автоматизації бажано все ж таки закласти можливість переходу в майбутньому на передові технології. Все це – питання розмірів (і можливостей) одноразових інвестицій.