бух. програми для малих підприємств
Крім внутрішніх звітів, у програмі є «регламентовані» - призначені передачі різним контролюючим органам. Таких звітів понад 40, включаючи баланс, довідки для надання ДПІ, позабюджетні фонди та органи статистики. Деякі з них є просто бланки, які слід заповнювати вручну.
Програма надає можливість створювати власні звіти, скориставшись засобами програмування. Насправді такі роботи зазвичай проводяться фахівцями з налаштування (програмістами), але з рядовими користувачами.
Організація аналітичного обліку.
Хоча аналітичний облік необхідний й з оподаткування, але особливо корисний отримання інформації, необхідної керівництву підприємства після ухвалення управлінських рішень. Синтетичний облік може дати відповідь питання, які обороти, наприклад, за рахунком 41 «Товари». Якщо ж потрібна докладніша інформація, доводиться вдаватися до аналітичного обліку. Об'єктами аналітичного обліку можуть бути товари, контрагенти, договори та будь-які інші об'єкти. Метою аналітичного обліку є збір інформації про той чи інший об'єкт аналітики, розкиданої за різними синтетичними рахунками. Типові питання, куди має дати відповідь аналітичний облік, може бути: «Які обороти з кожної асортиментної групі товарів хороших і по кожному конкретному товару?», «Які обороти з усіх товарів, отриманих від конкретного постачальника?».
У програмах аналітичний облік організований зовсім по-різному. Це саме те, у чому між цими трьома програмами є принципова різниця. Однак слід зазначити, що всі три програми дозволяють внести в один журнал операцій дані про діяльність кількох підприємств та отриматироздільні та консолідовані звіти (хоча ступінь зручності при цьому забезпечується різний).
Слід зазначити, що аналітичний облік, що базується на субрахунках, перестає бути наскрізним щодо різних синтетичних рахунків. Припустимо, що треба отримати аналітику щодо кожного з об'єктів, що входять до основних фондів. Тоді доведеться створити великий список субрахунків до рахунку 01, а потім повторити цей процес і для рахунку 02. У результаті стандартними засобами не можна буде отримати зведену інформацію про балансову вартість та знос конкретного об'єкта. Треба звернути увагу, що в «Інфо-Бухгалтері» можливості аналітичного обліку визначаються на етапі побудови плану рахунків. А внести будь-які істотні зміни до плану рахунків у середині звітного періоду, як правило, неможливо. Ці недоліки дещо згладжуються тим, що перед побудовою звіту з усіх операцій у журналі можна відібрати ті, які відповідають певним умовам. Відповідно, при побудові звіту лише відібрані операції та будуть враховані. Крім того, багатьом бухгалтерам багатовимірний аналітичний облік не потрібен.
У програми «Турбо Бухгалтер» аналітичний облік є сильною стороною, але організований він дещо незвично та екзотичним, з погляду «ортодоксального» бухгалтера способом.
Можна навести наступний приклад: якщо кожної операції у журналі вказувати, з товаром якої групи і від якого постачальника вона виробляється, з'являється можливість розбити обороти за рахунком 41 на обороти за групами товарів (наприклад, миючі засоби, м'ясні продукти, спиртне).
Описаний підхід до аналітичного обліку робить його гнучким. Використовуючи аналітичні ознаки при побудові звітів, можна розбивати підсумки на окремі суминайрізноманітніших розрізах і відбирати інформацію довільним чином.
Використання аналітичних ознак не є обов'язковим. За відсутності потреб в аналітичному обліку аналітичні ознаки не можна проставляти. Коротше кажучи, програма Турбо Бухгалтер надає потужні можливості для ведення аналітичного обліку.
Для одного рахунку може бути задано ведення аналітичного обліку за декількома видами субконто. Так, наприклад, для рахунку 10 може бути визначено ведення аналітичного обліку за двома видами субконто: «Матеріали» та «Склади». Це означає, що кожного разу, коли треба буде складати проводку або операцію за участю рахунку 10, потрібно буде вказати конкретний матеріал та склад.
При завданні аналітичних ознак до конкретних проводок можна користуватися довідниками, що є в програмі («Основні засоби», «Товари», «Матеріали» та ще 19 інших). Об'єкти, перелічені у цих довідниках, можуть бути об'єднані у групи та підгрупи.
При побудові низки звітів можна використовувати субконто. З їх допомогою можна:
отримати дрібнішу градацію підсумків усередині одного рахунку;
об'єднати всі підсумки з різних рахунків, що належать до певного об'єкта;
отримувати підсумки, що стосуються всіх зазначених об'єктів аналітичного обліку одночасно.
Таким чином, можна задати, наприклад, умову типу «Звертати увагу при побудові звіту тільки на ті проводки, які стосуються обліку пряжі на запасному складі». А ось задати таке правило побудови звіту, як «Врахувати під час побудови звіту всі проводки, що стосуються або виплат Іванову за договором №15, або виплат Петрову за договором №25» стандартними засобами в «1С:Бухгалтерії неможливо. У цьому вона поступається «ТурбоБухгалтеру», але загалом наявні у ній кошти ведення аналітичного обліку видаються цілком достатні більшість ситуацій.
Рис.3. Довідники у програмі «1С:Бухгалетрія». 11
Інші ділянки обліку.
А. Розрахунок зарплати.
Усі три програми дозволяють автоматично утримувати податки з нарахованих сум та складають відповідні проводки, хоча в них немає гнучких та потужних засобів розрахунку самих нарахувань з урахуванням лікарняних, відпусток, тарифів та інших факторів. Однак для багатьох невеликих комерційних підприємств це не перешкода. Якщо ж потреба в розвинених засобах обліку та нарахування оплати праці все ж таки актуальна, то слід використовувати спеціалізовані програми розрахунку заробітної плати, або йти на серйозні доопрацювання самих мінібухгалтерій – виконувати їх «на замовлення».
Програма «Інфо-Бухгалтер» дозволяє розрахувати суму нарахувань з урахуванням лікарняних, погодинної та відрядної оплати, премій, але всі ці дані мають запроваджуватися у вигляді готових грошових сум. На кожного працівника необхідно заповнювати окремий розрахунковий лист. Окрім звичайного розрахунку, можливий «розрахунок від зворотного» - виходячи із суми до видачі, що може бути корисним для багатьох комерційних підприємств. Спільно з цією програмою можна використовувати програму "АіТ\Зарплата", яка здатна додавати до журналу операцій "Інфо-Бухгалтера" додаткові проводки.
Кошти нарахування зарплати у програмі «Турбо Бухгалтер» дозволяють проводити розрахунки одразу для багатьох працівників. Можливий автоматичний розрахунок сум відпускних та лікарняних виходячи з кількості днів та ставок відпускних та лікарняних. Хоча в цьому «Турбо Бухгалтер» і перевищує можливості інших програм, може виникнути потреба у використанніспеціалізованої програми розрахунку заробітної плати Як така програма може виступати, наприклад, «АіТ\Зарплата», яка може формувати проводки у форматі «Турбо Бухгалтера».
"1С:Бухгалтерія" дозволяє виконувати нарахування заробітної плати відразу для багатьох працівників. При цьому враховуються лише розмір окладу, кількість утриманців та дані про доходи з попереднього місця роботи. Ця програма може працювати разом із програмою «1С:Зарплата та кадри». Обидві програми входять до комплексу програм «1С:Підприємство» та мають уніфікований інтерфейс (схожий зовнішній вигляд), і схожі засоби налаштування. «1С:Зарплата» здатна передати в «1С:Бухгалтерію» дані про нараховану зарплату, податки та відрахування у позабюджетні фонди, оформлені у вигляді проводок. Окрім того, можна вести спільні для двох програм довідники.
Б. Облік основних фондів.
У програмі «1С:Бухгалтерія» передбачено можливості ведення обліку основних фондів, включаючи автоматичне нарахування амортизації та друк відповідного звіту. Норма амортизації вказується для кожного об'єкта окремо у спеціальному довіднику основних засобів.
При великій кількості основних фондів або наявності необхідності формувати різноманітні звіти за основними фондами доцільно вдатися до допомоги спеціалізованої програми обліку основних засобів (наприклад, «1С:Розрахунок»).
У програмах «Інфо-Бухгалтер» та «Турбо Бухгалтер» робота з основними фондами реалізована менш зручно. Так, в «Інфо-Бухгалтері» основні засоби пропонується враховувати «скопом», з розбиттям на субрахунки, що відображають різні норми амортизації. Нарахування амортизації провадиться за допомогою спеціальної типової операції, яка виконується над конкретним субрахунком.
Ст. Складський облік.
Усі три програми дозволяють вести кількісний облік, мають кошти виписки накладних, рахунків-фактур та прийому платежів. Для комплексної автоматизації діяльності торговельного підприємства цього замало. Постає питання, чому? Відповідаємо:
такими засобами не може користуватися людина, яка не має спеціальної бухгалтерської освіти (постійно задаються питання на кшталт «На який рахунок віднести цю суму?»);
обсяг торгових і складських операцій може бути дуже великий і «мінібухгалтерія» у такому потоці даних просто захлинеться;
спеціалізовані програми торговельно-складського обліку та відповідні модулі у складі комплексних програм дозволяють виконати всі операції швидше;
вони надають додатковий сервіс: оперативний показ та контроль залишків, ведення обліку в кількох одиницях виміру одночасно (наприклад, мішки та кілограми), оприбуткування та відпуск товару упаковками, знижки, резервування товарів, формування спеціалізованих звітів та багато інших можливостей.
З цього можна дійти невтішного висновку, що ведення складського обліку коштами мінібухгалтерій у принципі можливе, але тільки за порівняно невеликих потоках складських документів. Як спеціалізовані модулі можна використовувати такі програми торгового та складського обліку: «Фоліо WinСклад», «АіТ:\Склад», «Торговий склад» та інші. Всі вони здатні передавати в мінібухгалтерії дані про рух товарів та взаєморозрахунки у формі бухгалтерських проводок.
Не можна не згадати і про програму «1С:Торгівля та склад», що входить до серії програм «1С:Підприємство». Вона може просто формувати проводки для «1С:Бухгалтерії», а й використовувати спільні цих двох програм довідники контрагентів, товарів, складів. При цьому обидві програми маютьоднакові засоби налаштування, подібний зовнішній вигляд та принципи роботи.
Р. Інші ділянки.
Деякі програми фінансового аналізу дозволяють проводити такий аналіз на підставі даних, отриманих із «мінібухгалтерій». У зв'язку з цим слід зазначити програми фірми «Інек» та блок фінансового аналізу до програми «Інфо-Бухгалтер», що виробляється безпосередньо фірмою «Інформатик».
А програма "1С:Бухгалтерія" має ще одну додаткову можливість - сумісність із правовою довідковою системою "Гарант" (варіант "1С:Гарант"). Це дозволяє безпосередньо із програми отримувати різні нормативно-довідкові документи, пов'язані з конкретною господарською операцією чи розділом плану рахунків. "1С: Гарант" потрібно купувати окремо.
Програма "Турбо Бухгалтер" також може спільно працювати з правовими довідковими системами "Референт" та "Гарант" (причому не зі спеціальними, а зі стандартними версіями).
Чи підійде мінібухгалтерія великому підприємству? Відповідь це питання залежить від специфіки використання програми. Припустимо, мінібухгалтерію застосовує головний бухгалтер для побудови балансу. При цьому в програму вносяться лише підсумкові проведення, які представляють бухгалтери, які займаються окремими ділянками обліку. У разі обсяг роботи кожному з цих окремих ділянок немає принципового значення. Це найповерхніший варіант автоматизації.
Можливі і складніші форми організації роботи. Усі три програми дають можливість кільком бухгалтерам одночасно робити записи в одному загальному журналі операцій. При цьому кожен із них, працюючи на своєму комп'ютері, бачитиме зміни, зроблені іншими. Щоправда, це можливо лише тоді, коли комп'ютери об'єднані в так звану локальну мережу придопомоги спеціального обладнання. Крім того, потрібно застосовувати спеціальну «мережеву» версію програми, яка коштує дорожче за звичайну.
За наявності досить потужних комп'ютерів можлива робота з журналом операцій, що складається з кількох десятків і навіть сотень тисяч проводок. Слід зазначити, що мережеву версію програми «Турбо Бухгалтер» побудовано з урахуванням більш прогресивної технології проти двома іншими. Це має дозволити більшу надійність і продуктивність при одночасної роботі великої кількості користувачів.
Усі три мінібухгалтерії дозволяють організувати введення даних із кількох ізольованих робочих місць, навіть що у великому віддаленні друг від друга. Пізніше журнали господарських операцій можна поєднати. Найбільш розвинені та зручні засоби для такого роду роботи надає «1С:Бухгалтерія», щоправда, переваги з'являться лише у разі придбання окремого додаткового модуля для об'єднання даних.
Крім того, програми «1С:Бухгалтерія» та «Турбо Бухгалтер» дозволяють обмежувати доступ окремих користувачів до певної інформації та позбавляти їх можливості виконувати дії, на які вони не уповноважені. «Турбо Бухгалтер» дозволяє шифрувати інформацію, що зберігається в ньому.