Бухгалтерський облік коштів на прикладі МУЗ міська лікарня №1-ОМС, Загальна характеристика
Загальна характеристика МУЗ міська лікарня №1-ОМС
МУЗ міська лікарня №1-ОМС здійснює свою діяльність з 1965 року, має самостійний баланс та розрахунковий рахунок у банку «МДМ-банк».
МУЗ міська лікарня №1-ОМС здійснює свою діяльність на території України, і керується у своїй діяльності законами та нормативними актами України.
Основним видом діяльності організації МУЗ міська лікарня №1-ОМС є надання медичних послуг населенню міста.
Порядок здійснення та бухгалтерський облік готівкових форм розрахунків
Для прийому, зберігання та витрачання готівки МУЗ міська лікарня №1-ОМС має касу.
Порядок ведення касових операцій регламентується інструкцією банку України від 04.10.93р. «Про порядок ведення касових операцій на РФ».
Відповідно до цього документа всі організації та підприємства незалежно від організаційно-правових форм та сфери діяльності зобов'язані зберігати вільні кошти в установах банків.
А для здійснення розрахунків готівкою повинні мати касу та вести касову книгу за встановленою формою.
Розмір сум готівки у касі підприємств обмежений лімітом.
Для цього підприємство МУЗ міська лікарня №1-ОМС подає до «МДМ-банку» розрахунок за формою № 0408020 «Розрахунок на встановлення підприємству ліміту залишку каси та оформлення дозволу на витрачання готівки з виручки, що надходять до його каси».
Ліміт залишку грошей у касі – граничне значення кількості грошей у касі, залежить від середньоденного надходження грошей до каси.
Понад встановлені норми готівка на підприємстві зберігається тільки в дні виплатизаробітної плати протягом трьох робочих днів, включаючи день отримання грошей у банку.
Усю готівку понад ліміт МУЗ міська лікарня №1 -ОМС здає в банк.
Готівка надходить до каси організації: з банківських рахунків організації; від покупців (виторг від продажів); від підзвітних осіб (повернення невикористаних сум); в оплату грошових документів; від працівників організації (повернення позик, відшкодування збитків); від засновників (внесення статутного капіталу) тощо.
Операції щодо надходження коштів до каси МУЗ міська лікарня №1-ОМС оформляються уніфікованим первинним документом – Прибутковим касовим ордером (форма КО-1). Бухгалтер виписує (оформлює на комп'ютері) 1 екземпляр прибуткового касового ордера. Відривна частина (квитанцію) засвідчується печаткою і видається особі, яка внесла гроші до каси. Гроші, які у касу як прибуток за товари, роботи, послуги оформляються із застосуванням касового апарату, тобто. Крім квитанції до прибуткового ордера покупцю видається касовий чек. Виписаний прибутковий ордер реєструється в Журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (форма КО-3) та підшивається до звіту касира (відривний лист Касової книги). Операції з видачі коштів із каси МУЗ міська лікарня №1-ОМС оформляються уніфікованим первинним документом – Видатковим касовим ордером (форма КО-2). Видатковий касовий ордер може бути складений на одну операцію або групу однотипних операцій (наприклад: на виплату зарплати оформляється Платіжна відомість і на загальну суму за відомостями виписується один видатковий касовий ордер) (див. додатки 2 і 3).
Виписаний видатковий ордер реєструється в Журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (форма КО-3), та підшивається дозвіту касира (відривний лист Касової книги) (див. додаток 4)
Видача готівки з каси відбувається у таких випадках:
- виплата заробітної плати та прирівняних до неї платежів (премії, відпускні, допомога);
- Видача грошей під звіт співробітникам організації;
- Здача готівки до банку;
Коли видача грошей провадиться за довіреністю, оформленою в установленому порядку, у тексті видаткового касового ордера після прізвища, імені та по батькові одержувача коштів бухгалтером зазначаються прізвище, ім'я та по батькові особи, якій довірено отримання грошей. Коли ж видача грошей проводиться за відомостями, перед розпискою в отриманні грошей касир робить напис "За довіреністю". Жодних підчисток, помарок чи виправлень у касових документах не допускається. Гроші за прибутковими та видатковими касовими ордерами приймаються та видаються лише в день складання цих документів.
Прибуткові та видаткові касові ордери або платіжні відомості на руки, особам, які вносять або одержують гроші, не видаються. Прибуткові та видаткові касові ордери мають роздільну (окремо за прибутковими та за видатковими ордерами) нумерацію без перепусток та реєструються в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів.
Журнал реєстрації побудований таким чином, що за його даними контролюється цільове призначення отриманих та витрачених готівки МУЗ міська лікарня №1-ОМС, присвоюються номери касовим документам, перевіряється повнота здійснених касиром операцій.
Касова книга у МУЗ міська лікарня №1-ОМС ведеться касиром.
Листи в книзі нумеруються, прошнуровуються та опечатуються мастичною печаткою. На останній сторінці книги робиться запис: "У цій книзі всього пронумерованосторінок. і проставляються підписи керівника та головного бухгалтера підприємства. Записи в касовій книзі ведуться у двох примірниках під копіювальний папір. Другий екземпляр відривається і є звітом касира, а потім підшивається до каси за той період, за який він складений. книзі заборонені, за винятком виправлень, зроблених коректурним способом та засвідчених підписами касира та головного бухгалтера.Касова книга ведеться щодня з розрахунком залишків на кінець кожного дня.
Для обліку наявності руху коштів у касі підприємства використовується активний рахунок 020104000 "Каса".
Сальдо рахунку вказує на наявність суми вільних грошей у касі підприємства початку місяця; оборот по дебету - суми надійшли до каси, а, по кредиту - суми, видані готівкою.
Касові операції записуються за кредитом рахунки 020104000 і відбиваються у журналі-ордері з цього рахунку бухгалтерії. Підставою для заповнення журналу-ордера за рахунком 020104000 "Каса" є звіти касира.
Відповідно до Порядку ведення касових операцій на Україну забезпечення безпеки готівкових коштів покладено на керівника організації. Усі рекомендаційні правила щодо забезпечення збереження готівки МУЗ міська лікарня №1-ОМС дотримано:
- Приміщення каси ізольовано, під час здійснення операції двері каси зачинені
- До приміщення каси доступ сторонніх осіб заборонено
- Готівка зберігається у спеціальних сейфах, ключі від яких є у директора.
- Приміщення каси щодня опечатуються касиром
- Не допускається зберігання в касі готівки, що не належить організації.
- При транспортуванні грошей касир забезпечений транспортом та охороною.
- Уу разі недієздатності касира наказом керівника призначається особа його заміщувальна, на яку також покладається повна матеріальна відповідальність.
За інших випадках терміни проведення інвентаризації встановлює керівник організації у Наказі проведення інвентаризації, також у Наказі призначається комісія щодо інвентаризації (це зазвичай, представник керівництва, бухгалтерії, служби аудиту). Інвентаризація починається з перевірки облікового залишку, відображеного у звіті касира, фактичного наявності грошей у касі. Якщо фактичний залишок більший за обліковий, то в касі є надлишок, який має бути визнаний у складі позареалізаційних доходів організації. У протилежному випадку в касі нестача, яка має бути стягнута за рахунок касира.
При цьому одночасно перевіряються готівка. Розписка, на видані суми готівкою, не оформлені видатковими касовими ордерами, до залишку по касі не включаються.
Зберігання коштів, які не належать лікарні забороняється, і за їх виявлення вони вважаються надлишками.
Центральний банк випустив листа від 30.09.94г. № 113 "Про рекомендації щодо здійснення установами банків перевірок дотримання підприємствами та установами "Порядку ведення касових операцій до України". У листі банкам доручається організація систематичних перевірок дотримання підприємствами умов роботи з готівкою, порядку ведення касових операцій, забезпечити насамперед охоплення перевірками організацій Періодичність та коло підприємств, що мають перевірку, визначаються керівником банку самостійно в залежності від виконання підприємствами вимог порядку ведення касових операцій та умов роботи з готівкою.
Періодичністьдля МУЗ міська лікарня, призначена керівником МДМ-банку, становить один раз на рік.
При перевірці представник банку з'ясовує правильність ведення касової книги, щоденного звіту касира за здійсненими касовими операціями відповідно до прибуткових та видаткових документів, розрахунково-платіжних відомостей, їх оформлення, повноту оприбуткування готівки, отриманої в банку, відповідність записів у банку за сумами отриманими з банку та зданими до банку).
У разі розбіжності між даними банку та записами у касовій книзі з'ясовуються причини цих розбіжностей.
Перевіряється також цільове використання готівки, отриманих у банку (на цілі зазначені в чеку) та витрачання готівки з виручки. Одним із важливих елементів перевірки є перевірка дотримання граничного рівня розрахунків готівкою між юридичними особами (60000 рублів) та встановленого банком ліміту каси.
Результати перевірки оформлюються довідкою про касові операції у 3 примірниках. Довідка підписується керівником, головним бухгалтером підприємства та представником банку.
При перевірці, порушень у міській лікарні не встановлено, перевіряючий обмежується заповненням довідки із зазначенням, що перевірку здійснено відповідно до вимог порядку ведення касових операцій та зауважень не встановлено.
У МУЗ міська лікарня при розрахунках з підзвітними особами визначають коло працівників підприємства, які є підзвітними особами, тобто працівниками, які отримали авансом готівку коштів на адміністративно-господарські та витрати на відрядження.
Розміри сум, що видаються, обмежені: видача готівкових коштів на господарські потреби передбачена кошторисом підприємства(500 рублів).
Сума видачі на витрати, пов'язані зі службовими відрядженнями, залежить від терміну відрядження та його місця призначення. Командованому працівнику видається грошовий аванс у межах сум, належних на оплату проїзду в обидва кінці, добових та витрат за найм житлового приміщення. Видача готівки під звіт на відрядження оформляється посвідченням про відрядження і видатковим касовим ордером. Зазначені суми на витрати на відрядження включаються в собівартість продукції. Протягом трьох днів після повернення з відрядження підзвітна особа звітує за отримані та витрачені суми. З цією метою їм складається авансовий звіт на основі документів (рахунків магазинів, товарних чеків, залізничних, авіаційних та інших квитків) та додається посвідчення про відрядження. Після перевірки бухгалтером авансового звіту та визначення суми до звіту, останній затверджується генеральним директором підприємства та приймається до обліку. Залишок невикористаних сум здається підзвітною особою до каси за прибутковим касовим ордером, а перевитрата видається з каси за видатковим касовим ордером у день здачі авансового звіту.
Нові аванси підзвітній особі видаються лише за умови повного розрахунку за раніше виданим авансом.
В осіб, які не надали звіти та виправдувальні документи у витраченні підзвітних сум у встановлені строки або не повернули до каси підприємства залишки не використаних сум авансів, бухгалтерія утримує із нарахованої заробітної плати цю заборгованість у порядку, передбаченому законодавством. Облік за розрахунками з підзвітними особами ведеться на рахунку 020800000 "Розрахунки з підзвітними особами".
Рахунок є активно-пасивним, сальдо якого відбиває суму заборгованостіпідзвітних осіб підприємству чи суму не відшкодованого перевитрати. За дебетом рахунки записуються суми відшкодованого перевитрати та знову виданого під звіт на підставі видаткових касових ордерів, за кредитом - суми, використані згідно з авансовими звітами та здані за прибутковими касовими ордерами (невикористані суми).
Для обліку операцій з руху підзвітних сум та розрахунків із підзвітними особами підприємство використовує журнал-ордер за рахунком 020800000 "Розрахунки з підзвітними особами" (1С - "Бухгалтерія").
Підставою для заповнення журналу-ордера є видаткові касові ордери, нові прибуткові чи видаткові касові ордери - на розбіжності у сумах отриманих та витрачених.
До обліку приймаються авансові, звіти, перевірені арифметично, по суті (щодо доцільності та необхідності видатків, відповідності їх призначенню авансу) та затверджених генеральним директором підприємства.
Бухгалтер обробляє авансовий звіт, проставляючи на документах та на звіті кореспондуючі рахунки, що відповідають напряму витрати.
При видачі під звіт на господарські потреби або на витрати на відрядження бухгалтер робить проводку: Дп 020800000 “Розрахунки з підзвітними особами” - Кт 020104000 “Каса”; при видачі на відшкодування перевитрати: Дт 020800000 “Розрахунки з підзвітними особами” Кт 020104000 “Каса”, а при поверненні підзвітними особами невикористаних сум: Дт Кт 020104000 “Каса” Кт000