Церемонії відкриття
Звязки з громадськістю мають багатий репертуар комунікативних прийомів, методів, технологій. А, як відомо, чим ширший репертуар, тим багатшими можливості взаємодії з громадськістю, тим вища ефективність відносин.
Коли повсякденне життя організації не створює достатньої кількості нової інформації, її ініціюють шляхом організації спеціальних подій. Не випадкові вони плануються, влаштовуються або ініціюються. Вони влаштовуються заради того, щоб про них повідомили, тому в сам план закладається така якість як здатність бути новиною. Питання "чи справжня подія?" менш важливий порівняно з питанням "чи заслуговує вона на те, щоб бути новиною?". До спеціальних подій можна віднести: презентації, церемонії відкриття, закладки першого каменю; фестивалі, ярмарки, торговельні шоу; зустрічі, круглі столи, конференції, симпозіуми; річниці, ювілеї; дні відкритих дверей, екскурсії по підприємству тощо
2. Організація спеціальних подій.
Ідея створення події з метою залучення масового інтересу з'явилася тисячоліття тому - ще римські правителі виявили два найважливіші важелі управління: хліб та видовища («Panem et circenses!»). Новий історичний час змінив об'єкт впливу: стало необхідним як прислухатися до думки суспільства, а й відповідати його вимогам, розумно проводити його думки, адаптувати свої плани до його потребам. А технологічний прийом, званий «організована подія», що має сильний емоційний вплив на цільову аудиторію, зберіг свою актуальність і природно увійшов до арсеналу PR-технологій.
Успішна спецподія вимагає підготовки більш серйозної, ніж це зазвичай передбачаєтьсяглядачами, читачами та запрошеними. Почати слід з чіткого визначення мети спецподії, узгодження її з усіма зацікавленими сторонами. Мету слід довести до відома всіх учасників підготовки заходу. Це допомагає уникнути різноспрямованості дій і досягти принципової скоординованості зусиль. Мета може бути конкретизована переліком завдань.
Насамперед, подієва комунікація має сприяти корпоративної ідентичності, тобто відбивати корпоративні мети і цінності. Тому необхідно правильно вибрати вид діяльності, до якої буде відноситися подія. Необхідно також враховувати характер виробленої продукції та специфіку цільової аудиторії.Організована подія має бути, перш за все, оригінально за задумом та виконанням; відповідати очікуванням, інтересам та перевагам публіки та. Вочевидь, відповідати образу компанії.
Меті та завдання спецподії визначають коло учасників та їх ролі, склад запрошених. Далі розробляється спеціальна програма та сценарій, розписаний за хвилинами. Усі можливі варіанти відхилень від сценарію необхідно передбачити заздалегідь. Події не повинні виходити з-під контролю.
Поступово перетворюючись на самостійну сферу PR-діяльності, подійна комунікація немислима без участі ЗМІ. Тому планування будь-якої події обов'язково має висвітлюватись у засобах масової інформації. Прагматично, але дуже реалістично звучить висловлювання, зроблене Томасом Кейном, віце-президентом компанії «Філіп Морріс»: «Я набагато більш зацікавлений в інформаційному висвітленні, яке здатне принести мені спеціально організовану подію, ніж у ній як такій».
Всі спеціальні події укладаються в модель ПР, запропоновану ФренкомДжеффкінсом:1. Оцінка ситуації: рух від набору "ворожість, упередження, апатія, незнання" до набору "симпатія, визнання, інтерес, знання".2. Вибір цілей: коригування іміджу, ознайомлення клієнтів з новим видом товарів чи послуг та інші.3. Визначення груп своєї громадськості.4. Відбір максимально ефективних ЗМІ та технологій впливу на громадську думку.5. Планування бюджету.6. Оцінка досягнутих результатів.
3. Церемонії відкриття
Церемонії відкриття знаменують собою початок нового бізнесу, становлення нової послуг компанії, - а саме відкриття нової сторінок у житті компанії.
Церемонія відкриття нового корпусу виробничих потужностей, нового заводу спрямована на зміцнення іміджу, покращення репутації компанії серед інвесторів, акціонерів, дистриб'юторів, споживачів. Демонстрація сучасного обладнання та останніх технологій опосередковано свідчить про можливості забезпечення високої якості продуктів. Демонстрація добрих умов роботи допомагає залучити найкращі кадри. Крім того, церемонія відкриття сприяє зміцненню корпоративного духу та лояльності зайнятих. Поліпшуються стосунки з місцевою громадськістю, оскільки у районі створюються нові робочі місця. Офіційне відкриття нового магазину спрямоване на залучення нових покупців та партнерів.
Церемонія відкриття може бути корисною не тільки для заводів, магазинів, ресторанів, готелів, мостів, а й для певних типів офісних приміщень, скаладів, транспортних станцій. Аналогом заходу відкриття служить церемонія закладки судна або спуск його на воду, урочистий політ, вояж або автопробіг за новим маршрутом.
Якщо з боку офіційних осіб не очікуєтьсязацікавленості в участі у церемонії, слід орієнтуватися на добре відомих людей зі спорту чи індустрії розваг. Для церемонії відкриття нового магазину такі персони доречні, їх участь здатна забезпечити подію в місцевих газетах. У невеликих містах і селищах участь преси в такому разі більш ймовірна, якщо взагалі можлива.