Чи можна покарати працівника за втрату трудової книжки
Статті на тему
Кілька місяців тому до мене підійшов один із наших співробітників і попросив дати йому на якийсь час трудову книжку. Я десь читала, що цього робити не можна, але він так слізно благав, що я не могла відмовити. Видала на один день. Під розписку. А нещодавно під час зустрічі питаю його: коли трудову повернеш? Почервонів, зам'явся, потім зізнався, що втратив. Що тепер робити? Особи, призначеної наказом як відповідальної за зберігання трудових книжок, у нас немає. Та й не в цьому річ. Мене більше турбує, хто буде «крайнім» у цій ситуації: співробітник, який втратив трудову книжку, чи я як працівник кадрової служби? Я загалом вважаю, що цього співробітника треба притягати до дисциплінарної відповідальності! І ще. Як тепер вести записи про роботу: оформити нову трудову книжку чи зробити дублікат? Єдине, що в мене залишилося, – це незавірена копія втраченої трудової книжки, яка вшита у особисту справу працівника.
Отже, з метою недопущення подібних ситуацій роботодавець повинен був наказом призначити спеціально уповноважену особу, відповідальну за ведення, зберігання та видачу трудових книжок.
ВИ ПОВИННІ ЦЕ ЗНАТИ
За письмовою заявою працівника роботодавець зобов'язаний не пізніше трьох робочих днів з дня подання цієї заяви видати працівникові копії документів, пов'язаних з роботою (копії наказу про прийом на роботу, наказів про переведення на іншу роботу, наказу про звільнення з роботи; виписки з трудової книжки; довідки про заробітну плату, про нараховані та фактично сплачені страхові внески на обов'язкове пенсійне страхування, про період роботи у даного роботодавця та ін.). Копії документів, пов'язаних з роботою, мають бути засвідчені належним чином танадаватися працівнику безоплатно (ст. 62 ТК РФ)
Давайте розбиратися далі. Чи вправі ви були видавати оригінал трудової книжки? Якщо ви уважно прочитаєте п. 7 Правил, то побачите, що роботодавець зобов'язаний за письмовою заявою працівника не пізніше трьох робочих днів з дня його подання видати працівникові копію трудової книжки або засвідчену в установленому порядку витяг із трудової книжки. Аналогічна норма міститься у ст. 62 Трудового кодексу України (далі - ТК РФ). Увага! Копію трудової книжки або виписку з неї - а не саму трудову книжку! Єдиний випадок, коли роботодавець повинен видати працівникові оригінал трудової книжки, - це звільнення (п. 35 Правил, ст. 84.1 ТК РФ).
Тож у вашій ситуації формально винен не працівник, а роботодавець, на якого законодавцем покладено обов'язок щодо організації зберігання трудових книжок. З чого робимо висновок – притягти працівника до дисциплінарної відповідальності за втрату своєї трудової книжки не можна.
Інше питання, чи можна притягнути до дисциплінарної відповідальності вас як співробітника кадрової служби, який видав оригінал трудової книжки її власнику. Тільки давайте уточнимо: притягти до відповідальності за що? За те, що працівник втратив трудову книжку? Однозначно – не можна: немає причинного зв'язку між видачею вами оригіналу трудової книжки та її втратою працівником. Без цього немає складу дисциплінарної провини, а отже, не може бути й відповідальності.
Оформити наказ про призначення особи, відповідальної за ведення, зберігання та видачу трудових книжок
А ось за те, що ви видали працівникові оригінал трудової книжки, до відповідальності можуть бути притягнуті. За умови, що на вас належним чином покладено обов'язок ведення та зберігання трудових книжок. Відповідно до ст.192 ТК «Україна» роботодавець має право застосувати дисциплінарне стягнення лише за вчинення дисциплінарного проступку, під яким розуміється невиконання або неналежне виконання працівником з його вини покладених на нього трудових обов'язків. Але, наскільки ми зрозуміли, формально до ваших обов'язків забезпечення безпеки трудових книжок не входить. Виходить, що видавши працівникові оригінал трудової книжки, ви жодних своїх обов'язків не порушили. Отже, не може бути й відповідальності за це.
І останнє питання: що робити тепер, коли трудова книжка втрачена?
Використовувати як документ, що встановлює трудовий стаж працівника, копію трудової книжки, що збереглася в особовій справі працівника
Титульний лист дубліката трудової книжки оформляється відповідно до п. 9 Правил: • прізвище, ім'я, по батькові, дата народження (число, місяць, рік) зазначаються на підставі паспорта або іншого документа, що засвідчує особу; • освіта, професія, спеціальність - на підставі документів про освіту, про кваліфікацію або наявність спеціальних знань (при вступі на роботу, яка потребує спеціальних знань або спеціальної підготовки).
При оформленні дубліката трудової книжки, відповідно до п. 32 Правил, до нього вносяться: • відомості про загальний та (або) безперервний стаж роботи працівника до надходження до цього роботодавця, підтвердженого відповідними документами; • відомості про роботу та нагородження (заохочення), які вносилися до трудової книжки за останнім місцем роботи.
Якщо документи, на підставі яких вносилися записи в трудову книжку, не містять повних відомостей про роботу в минулому, у дублікат трудової книжки вносяться відомості, що є в цих документах.
У розділі 7Інструкції процедуру видачі дубліката трудової книжки розписано докладніше.
Відповідно до п. 7.2, якщо працівник до вступу до вас в організацію вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки у розділі «Відомості про роботу» до графи 3 насамперед вноситься запис про загальний та (або) безперервний трудовий стаж роботи до вступу у вашу організацію, підтверджену відповідними документами.
У заяві працівника про оформлення дубліката трудової книжки у зв'язку з її втратою вимагайте вказати причини та обставини, за яких сталася втрата
Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто вказується загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, у якого роботодавця, у які періоди часу та на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.
Після цього загальний та (або) безперервний трудовий стаж роботи, підтверджений належним чином оформленими документами, записується за окремими періодами роботи у такому порядку: у графі 2 вказується дата прийому на роботу; у графі 3 записується найменування організації (роботодавця), де працював працівник, а також структурний підрозділ та робота (посада), спеціальність, професія із зазначенням кваліфікації, на яку було прийнято працівника.
Якщо поданими документами підтверджується, що працівник переводився на іншу постійну роботу в тій самій організації (у того ж роботодавця), то також робиться відповідний запис.
Потім у графі 2 вказується дата звільнення (припинення трудового договору), а у графі 3 - причина (підстава) звільнення, якщо у поданому працівником документі є такі дані.
У тому випадку, коли документи не містять повністю зазначених вище відомостей про роботу в минулому,дублікат трудової книжки вносяться лише наявні у документах відомості.
У графі 4 зазначаються найменування, дата та номер документа, на підставі якого зроблено відповідні записи у дублікаті. Оригінали документів, що підтверджують стаж роботи, після зняття з них копій та належного засвідчення роботодавцем або кадровою службою повертаються їх власнику. Роботодавець зобов'язаний сприяти працівникові в отриманні документів, що підтверджують стаж його роботи, що передує надходженню на роботу до цього роботодавця (приклад).
Виходить, що саме працівник тепер має збирати відповідні документи для підтвердження трудового стажу до роботи у вашій організації (за наявності такого), а ви повинні йому в цьому сприяти. Ось тільки в чому саме це сприяння роботодавця має виражатися, в Інструкції не встановлено. На наш погляд, це може бути написання листів-запитів в організації за попередніми місцями роботи працівника, який втратив трудову книжку, з метою оперативнішого отримання інформації, тому що в силу положень ст. 62 ТК «Україна» у працівника можуть виникнути певні труднощі при запиті таких документів у попередніх роботодавців.
Притягнути до дисциплінарної відповідальності працівника, який втратив оригінал трудової книжки, не можна. Так само, як і працівника кадрової служби, який видав працівникові його трудову книжку, якщо на нього в установленому порядку не була покладена відповідальність за ведення, зберігання, облік та видачу трудових книжок в організації. Замість втраченої трудової книжки необхідно оформити дублікат на підставі документів про трудовий стаж працівника.
При цьому ні в Правилах, ні в Інструкції не визначено переліку документів, якими мають підтверджуватись відповідні періоди.трудової діяльності До таких документів можна віднести завірені в установленому порядку накази (розпорядження) з відповідних кадрових питань (про прийом, переведення, звільнення), трудові договори, додаткові угоди до них, довідки з попередніх місць роботи тощо.
Таким чином, збережена в особистій справі працівника копія його трудової книжки не може бути документом, що підтверджує трудовий стаж працівника.