Чи потрібно укладати додаткову угоду до трудового договору про зміну прізвища.

Статті на тему

З цієї статті ви дізнаєтесь:

як правильно зафіксувати зміни у трудовому договорі при зміні прізвища працівником;
чи потрібно оформлювати додаткову угоду до трудового договору про зміну прізвища;
на підставі яких документів здійснюється у 2015 році зміна прізвища у трудовому договорі та трудовій книжці.

Як внести зміни до трудового договору при зміні прізвища

Увійдіть, щоб отримати доступ до великої бази правових документів

Трудова книжка Внесення змін до титульного листа

Заява співробітника про внесення змін до облікових документів у зв'язку зі зміною прізвища

Трудовий договір Зміна даних у зв'язку зі зміною прізвища

Форма №Т-2. Особиста картка працівника

Наказ про внесення змін до документів у зв'язку зі зміною прізвища працівника

Прізвище, ім'я та по батькові працівника – це інформація, яка вказується під час укладання трудового договору (ст.57 ТК РФ). Звертаємо увагу, що ці відомості не належать до обов'язкових умов, які мають бути узгоджені сторонами під час укладання трудового договору. Прізвище, ім'я та по батькові працівника – це персональна інформація, що дозволяє ідентифікувати бік трудового договору.

Трудове законодавство не встановлює порядок відображення у трудовому договорі інформації про зміну прізвища працівника. У цьому практично сформувалося два підходи вирішення цієї ситуації.

1 варіант

Можна внести зміни про нове прізвище працівника у текст трудового договору. Зробити це можна за аналогією зправилами, передбаченими ч.третьою ст.57 Трудового кодексу для внесення до трудового договору відсутніх відомостей. Так, якщо при укладенні трудового договору до нього не було включено будь-які необхідні відомості, трудовий договір може бути доповнений. При цьому відсутні відомості вносяться безпосередньо до тексту трудового договору.

В цьому випадку колишнє прізвище просто акуратно закреслюється однією рисою (щоб надалі її можна було прочитати без особливих труднощів), а зверху вписуються актуальні дані. Усі зміни слід завірити підписами сторін (працівника та роботодавця). Ці зміни треба зробити на обох екземплярах трудового договору.

2 варіант

Як внести зміни до трудового договору при зміні прізвища у 2015 році, якщо немає найменшого бажання псувати документ закресленнями? Використовувати другий варіант, що резонно вважається менш трудомістким: укласти додаткову угоду до трудового договору про зміну прізвища. Багато кадровиків зі стажем вважають цей варіант найбільш зручним.

Додаткова угода до трудового договору укладається у вільній формі. У тексті документа необхідно відобразити:

номер та дату укладання договору, невід'ємною частиною якого є угода;
дату зміни працівником прізвища, бажано із зазначенням причини — наприклад, «у зв'язку із одруженням»;
відомості про пред'явлені працівником документи (свідоцтво про шлюб, паспорт, свідоцтво про зміну прізвища тощо);
колишні та нові персональні дані працівника;
дату підписання угоди.

Додаткова угода до трудового договору складається у двох примірниках та засвідчується підписами сторін, після чого один примірник передається працівнику підрозпис, а другий - зберігається у роботодавця.

Зазначимо, що оскільки трудове законодавство не регламентує процедуру внесення змін про прізвище працівника до тексту договору, ви можете обрати будь-який із наведених вище варіантів.

Порядок зміни прізвища працівника у кадрових документах

Незалежно від причин зміни прізвища (укладання шлюбу, розлучення, власна ініціатива працівника тощо), дана процедура супроводжується внесенням змін до ряду кадрових документів — трудового договору, особистої картки, трудової книжки тощо.

Для внесення змін потрібні вагомі підстави – усного звернення працівника недостатньо. Необхідна письмова заява на ім'я керівника організації, підкріплена копіями документів, що підтверджують факт зміни персональних даних працівника – свідоцтва про реєстрацію шлюбу, паспорта, свідоцтва про зміну прізвища. Оригінал або нотаріально засвідчені копії паперів, які є підставою для внесення змін до кадрових документів, необхідно пред'явити роботодавцю. Усі копії засвідчуються печаткою організації та підписом начальника відділу кадрів, після чого підшиваються в особисту справу працівника.

Отримавши заяву працівника, роботодавець видає наказ про внесення змін до облікових документів у зв'язку зі зміною прізвища працівника. Уніфікованої форми такого наказу немає, тому скласти його можна у довільній формі.

Зразок наказу про внесення змін до облікових документів у зв'язку зі зміною прізвища працівника

Товариство з обмеженою відповідальністю "Альфа"

НАКАЗ № 15 про внесення змін до облікових документів у зв'язку зі зміною прізвища співробітника

змінити в облікових документах прізвище касира відділу бухгалтерії Дежневої Ганни Василівни на прізвищеПетрова.

Генеральний директор О.В.Львів

На підставі наказу необхідно внести зміни до таких документів:

трудовий договір;
особисту картку;
трудову книжку;
документи військового обліку – для військовозобов'язаних;
пенсійне страхове свідоцтво шляхом направлення до територіального органу ПФР заяви про обмін страхового свідоцтва.

Зміна прізвища у трудовій книжці

Зміну паспортних даних працівника необхідно відобразити і в іншому документі, що зберігається у роботодавця, — трудовій книжці. Зміна прізвища у трудовій книжці у 2015 році здійснюється відповідно до п.26 постанови Уряду України №225 від 16.04. 2003 року "Про трудові книжки". На відміну від процедури зміни відомостей про прізвище працівника у трудовому договорі алгоритм фіксації актуальних паспортних даних у трудовій книжці досить чітко регламентований законом.

Прізвище, ім'я та по батькові працівника, без скорочень, вписані в графи на титульному аркуші трудової книжки, слід виправляти шляхом закреслення колишніх даних та внесення нових. Іншими словами, потрібно максимально акуратно закреслити актуальне прізвище, вписавши поруч нове, а потім проставити на внутрішній стороні обкладинки посилання на документальне обґрунтування змін (свідоцтво про шлюб або зміну прізвища, паспорт тощо) із зазначенням його реквізитів. Посилання засвідчується підписом та печаткою роботодавця організації або печаткою кадрової служби 1 .

Якщо на титульній сторінці трудової книжки або її внутрішній стороні недостатньо місця для внесення нових відомостей про працівника, у документ вшивається вкладка (п. 38 постанови Уряду України №225 від 16.04.2003 року «Про трудові книжки»).

Підписавшись на журнал «Кадрова справа», ви дізнаєтесь, як правильно оформляється зміна прізвища у трудовій книжці (зразок документа представлений у нашій базі), отримаєте відповіді на будь-які питання, пов'язані із внесенням змін до трудового договору та інших документів, і завжди будете в курсі нових тенденцій у сфері кадрового діловодства.