Чи стане трудова книжка електронною
Які документи можна перевести в електронний вигляд
Поки що про повний перехід на електронний документообіг у кадрах можна лише мріяти, бо ще багато документів про співробітників (наприклад, трудові книжки та особисті справи), як і раніше, існує лише у паперовому вигляді. Перевести їх в електронний формат можна, але вони не мають юридичної сили. Крім того, у паперовому вигляді поки що потрібно зберігати та вести всі документи, що вимагають підпису працівника, наприклад, книги обліку руху трудових книжок та вкладок у них.
Але в електронному вигляді вже:
Трудовий договір
Лікарняний лист
Жодної відповідальності чи штрафів за відмову від реєстрації у базі для роботодавця не передбачено, але експерти зазначають, що зробити це варто хоча б задля зручності. Адже електронні лікарняні дозволяють позбавитися багатьох проблем, наприклад, коли працівник надає в бухгалтерію або відділ кадрів підроблений лікарняний, або коли його просто заповнюють невірно. Порушенням може вважатися навіть вихід за межі поля для заповнення! Якщо раніше допомогу по сумнівних лікарняних фондах не виплачував, то тепер така ситуація просто не виникне.
Трудова книжка
За попередніми оцінками далеко не всі роботодавці країни готові повністю перейти на електронний документообіг. Крім того, на великих підприємствах доведеться наймати окремого фахівця, який займатиметься лише внесенням даних із паперових документів до бази. Тому очікується, що процес переходу та скасування старих трудових книжок буде довгим та поступовим.
Ідеальний електронний документообіг
Система електронного документообігу почне працювати на повну силу, коли знайдеться спосіб зберігатидостовірний підпис співробітника в електронному вигляді, і всі кадрові документи оцифрують, і вони матимуть юридичну силу. У цьому випадку кадровик зможе збирати резюме та завантажувати їх у єдину базу, прикріплюючи до конкретної вакансії. Це спростить пошук нового співробітника, якщо нещодавно найнятий з якихось причин не підійде. Резюме відразу стане доступним усім зацікавленим особам, які можуть його узгодити або відхилити. Після успішного проходження співбесіди в особисту картку майбутнього співробітника внесуть дані, що відсутні, автоматично вивантажать наказ про прийом на роботу і прив'яжуть співробітника до штатної одиниці, визначать дату початку роботи та інші параметри. Навіть текст наказу можна буде підписати електронним цифровим підписом без роздруківки.
Якщо кадровику потрібно буде згенерувати будь-який інший документ, система електронного документообігу зробить це автоматично за шаблоном, знову підвантаживши потрібні дані з особистої картки. За тим же принципом можна буде формувати будь-які звіти про співробітників підприємства, і їхня деталізація залежатиме лише від повноти введених даних про всіх співробітників.
Що думають кадровики про електронний документообіг
Поки що до електронних документів ставляться скептично – хоча б тому, що не налагоджено судову практику поводження з ними. Але є й безліч інших причин нелюбові кадровиків до інновації як об'єктивних, так і суб'єктивних.
За допомогою електронного документообігу кадровий відділ нашої компанії вирішує більшість поточних робочих завдань: підготовку та узгодження зарплатних табелів працівників, оформлення відряджень. У програмі затверджується новий штатний розклад, фіксується інформація про введення/виведення штатних одиниць.
Електронний документообіг дозволяєприскорити процедуру узгодження за рахунок того, що вся інформація знаходиться в одному місці, до якого мають доступ усі співробітники. У системі можна знайти потрібні відомості набагато швидше, ніж у архіві даних. Але, як і в будь-якій програмі, тут трапляються збої, хоча це дуже рідко.
Фахівці HR-служб виявляють консервативність і настороженість: чи не хочуть витрачати час на навчання, чи соромляться своєї «непросунутості», чи не бажають перебудовувати налагоджену систему роботи.
У приватних бесідах багато ейчарів зізнаються, що всерйоз бояться за свої робочі місця. Страх програти в конкурентній боротьбі HR-ботам та іншим «надто розумним» програмам, і бути в результаті бути витісненими з ринку праці, породжує внутрішній психологічний опір. І ті, кому автоматизація має допомагати, на практиці є найжорсткішими її опонентами.
Вразливих місць для критики більш ніж достатньо. Один із головних мінусів – необхідність ручного введення всієї первинної інформації для подальшої цифрової обробки. Якби резюме, трудові книжки, сертифікати, лікарняні, довідки та інші документи потрапляли до HR-служби в електронному вигляді, то обробляти їх, аналізувати та працювати з інформацією було б значно легше. Необхідність зробити величезну кількість ручної та «непотрібної» роботи на початковому етапі сприймається як ускладнення робочого процесу.
На щастя, недолік, пов'язаний з ручним введенням первинної інформації, буде усунений. Лікарняні листки та деякі трудові договори вже переведені в електронний формат, черга за трудовими книжками.