Чим загрожує відсутність договору
За відсутності договору супутні правочині документи набувають для організації доленосного значення. Але якщо вони складені неписьменно, шанс стягнути борг зводиться нанівець. Які документи можуть підтвердити дебіторську заборгованість, якщо її немає?
Допоміжні документи
Намагаючись зацікавити нових партнерів оперативністю виконання замовлень або бажаючи краще виглядати на тлі конкурентів, керівники деяких компаній вирішують, що не варто гаяти час на складання, погодження та підписання договорів. Адже підтвердження висланої комерційної пропозиції – це і є обмін документами, при якому письмова форма договору вважається дотриманою, вважають директора, миттєво зазирнувши до Цивільного кодексу і виявивши там пункт 2 статті 434. І, як правило, діють висновку, що створювати собі труднощі, складаючи угоду (і тим самим відтягувати виконання замовлень) немає сенсу.
Однак таку політику не можна назвати далекоглядною. Адже так можна працювати лише до першої скрути. А як тільки неприємності почнуться, наприклад партнер не оплатить товар, роботу чи послуги, неминуче постає питання: як довести наявність дебіторської заборгованості, що утворилася, для її подальшого стягнення?
Після виникнення таких проблем схилити клієнта до підписання документа, який спростить постачальнику стягнення боргу, навряд чи вдасться. Тому підтверджувати заборгованість партнера доведеться допоміжними документами щодо вашої угоди. Адже фактичні відносини сторін за відсутності самого договору письмово не означають відсутність господарських відносин між сторонами взагалі. Допомогти вам можуть товарні накладні, акти звіряння заборгованості та акти виконаних робіт або наданихпослуг, повідомлення та інформаційні листи. Крім того, стануть у нагоді документи, що підтверджують часткову оплату «дебіторки»: платіжні доручення; виписки з рахунків (на їх підставі буде видно, що клієнт визнає борг, якщо вже частково його погасив), а також папери по взаємозаліку, якщо «шматочок» боргу було сплачено негрошовими коштами.
Доказами також є: визнана контрагентами претензія, рішення суду про стягнення заборгованості, а також виконавчі документи. Але щоб отримати перераховані вище папери, необхідно, щоб докази, які ви наводитимете за допомогою тих самих допоміжних документів, були переконливі.
Письмове зізнання
У разі можна вдатися до невелику хитрість. Полягає вона в тому, що партнеру-боржнику надсилається лист (повідомлення) з прямим питанням: чому ж вони досі не перерахували вам гроші і коли вони мають намір зробити? При цьому ваше головне завдання – домогтися від них того, щоб вони відповіли приблизно так: «ми досі не заплатили, тому що…», або: «можливо, оплата буде здійснена…». Чому вони не заплатили, і коли вони планують перерахувати гроші – це вже інше питання. Головне, що у відповіді такого змісту вони самі визнали свій обов'язок.
Зверніть увагу: відповідь має бути направлена боржником не лише факсом або електронною поштою. Попросіть контрагента, щоб він продублював цей документ, надіславши його звичайною поштою рекомендованим листом. Адже якщо справа про стягнення заборгованості дійде до арбітражу, то доказову силу матиме лише оригінал листа або завірена копія (ст. 75 АПК). Щоб не викликати підозри, пред'являючи такі вимоги, зішліться на жорстко регламентований електронний документообіг, який вимагає обов'язковогонаявності оригіналу такого роду документів, або злого начальника, визнає виключно оригінали ділових паперів.
Зведення рахунків
Акт звіряння розрахунків оформляється перед початком інвентаризації розрахунків та оформленням її результатів, щоб зафіксувати початкову заборгованість контрагентів. Він оформляється по кожному дебітору та по кожному кредитору у двох примірниках. Перший екземпляр залишається у бухгалтерії підприємства, другий направляється підприємству, з яким проводилася звірка. Призначення акта звіряння – відображати стан розрахунків між підприємствами-партнерами.
При виявленні дебіторської заборгованості контрагенту необхідно надіслати нагадування про оплату із зазначенням загальної суми «дебіторки», строку та порядку сплати. Якщо контрагент не визнає борг або ігнорує направлений йому акт звірки, фірма має право пред'явити позов.
"Форменні елементи"
Товар здав! Товар прийняв?
За допомогою товарних накладних, підписаних обома сторонами, можна підтвердити, в якому обсязі та який товар був відвантажений однією стороною та прийнятий іншою. Нагадаємо, що накладна – первинний документ, який складається у двох примірниках: один залишається у продавця як підстава для списання товарів, другий передається покупцеві та є підставою для прийняття товарів на облік. При цьому уніфікована форма товарної накладної ТОРГ-12 містить такий реквізит, як особистий підпис особи, яка прийняла товар.
Заключний акт
Про рахунок-фактуру замовте слово…
Практична енциклопедія бухгалтера
Усі зміни 2019 року вже внесені до бератора експертами.У відповіді на будь-яке питання у вас є все необхідне: точний алгоритм дій, актуальні приклади з реальної бухгалтерської практики, проведення та зразки заповненнядокументів.