Чому прозорість така важлива для покращення роботи команди
При роботі над проектом ви можете точно сказати, який виконавець чим зайнятий у конкретний момент? Що відбувається, коли команда стикається з несподіваними затримками чи перешкодами, що виникли, як то кажуть, на рівному місці? Чи знаєте ви, як вирішити ці проблеми?
Ми поговорили з Бейлі Шеменськи, колишнім головою операційного відділу в аналітичній компанії Компанія SimpleRelevance, і вона розповіла, як намагалася впоратися з цим завданням, носячи з собою блокнот з усіма відомостями про проект. Тим часом, учасники її команди користувалися лекційними дошками, на яких писали свої списки справ. Не найзручніший варіант.
Операційному відділу доводилося витрачати час на пошук потрібної інформації в блокнотах або в електронному листуванні, щоб бути в курсі того, що відбувається.
«Я постійно упускала якісь дрібниці на увазі, тому що не могла зафіксувати терміни в календарі або обмінятися інформацією з колегами», — згадує Шеменські.
Щось подібне відбувалося і в компанії Only-apartments, що займається орендою квартир по всьому світу. Її маркетинговий відділ складався з восьми підрозділів і, крім повсякденної роботи, займався запуском нового сайту з нуля. Команда важко справлялася з роботою,відправляючи сотні листів і дізнатися тарифипроводячи десятки нарад. Знову ж таки не найкращий варіант.
За словами Рамона Глінеке, директора Only-apartments з маркетингу, їм була потрібна чітка картина того, як взаємодіють між собою всі підрозділи і кому дістаються ті чи інші завдання.
Рішення, як з'ясувалося, полягало в тому, щоб досягти прозорості всього робочого процесу.
Що таке прозорість бізнесу
Прозорість бізнес-процесів - це один із професійних термінів наякі ви натрапляєте на будь-якому сайті програмних рішень для бізнесу. Маються на увазі не камери стеження і не контроль роботи віддаленого робочого столу, а насамперед доступна інформація, що створює більш повну картину всього, що відбувається в компанії.
Тобто прозорість не має на увазі надмірного контролю чи стеження за співробітниками. Швидше, це спосіб краще зрозуміти внутрішню механіку роботи команди, щоб її можна було вдосконалити.
Прозорість підвищує прибутковість компанії
У випадку з SimpleRelevance і Only-apartments обидві ці компанії досягли такої потрібної прозорості, впровадивши Wrike, який став центральною платформою для зберігання даних і доступу до них. Сьогодні команди можуть знайти дані або інформацію про клієнтів, не риючись у нескінченному листуванні, не влаштовуючи зайві наради та не чекаючи відповідей на надісланий запит.
«Робота над проектами просувається значно швидше, - зазначає Стів Роуз, менеджер із роботи з клієнтами компанії SimpleRelevance. — Коли все зібрано у єдиній системі, людям набагато легше разом працювати над проектами та руйнуються інформаційні бар'єри».
«Прозорість інформації та можливість оцінити робоче навантаження на кожного співробітника відділу дозволяє нам обслуговувати клієнтів набагато швидше та ефективніше», — додає Шеменскі.
Який результат підвищення прозорості? Компанія SimpleRelevanceскоротила терміни підготовки звітних матеріалів для клієнтів на 30%.
Підбираємо правильні інструменти для підвищення прозорості
Ви не досягнете підвищення прозорості, просто заявивши про своє бажання дізнатися, як все працює. Для цього потрібний правильний інструмент із відповідними можливостями. Підбираючи такий інструмент, зверніть увагу на такі функції:
- Панелі завдань. Вони дозволять охопити одним поглядом усі важливі дані.
- Звіти. Регулярні автоматизовані звіти про продуктивність роботи команди, статус та інші аспекти виконання проекту.
- Графік робочого завантаження. Дає можливість перевірити рівень завантаженості окремого учасника чи всієї команди повністю.
- Управління ресурсами. Допомагає розподіляти ресурси команди (як фізичні, і фінансові).
«Детальні звіти про проекти, співробітників і про хід роботи команди, що налаштовуються, допомогли нам досягти відмінних результатів при запуску проектів», — говорить Глінеке з компанії Only-apartments.
Чи готові підвищити прозорість свого бізнесу?
Ви цілком можете продовжувати працювати так, як працювали раніше, насилу з'ясовуючи, чим зайнята ваша команда і як йде робота над проектом. Можливо, для цього доведеться відправити кілька десятків листів та провести кілька стомливих нарад.
Або ви можете знайти можливості підвищення прозорості роботи, впровадивши рішення для управління робочими процесами, наприклад Wrike.