Цілі та завдання зборів та наради, Класифікація зборів та нарад - Основні правила
Цілі та завдання зборів та наради
У практиці існує поширений розподіл нарад щодо їх завдань та цілей. Звідси виділяють проблемні, інструктивні та оперативні наради. Персональний менеджмент: Підручник/C.Д. Резник та інших. - 2-ге вид., перераб. та дод. – М.: ІНФРА-М, 2004. – 622 с.
Метою проблемної наради є пошук кращого управлінського рішення щодо обговорюваної проблеми. Рішення на такій нараді зазвичай формулюються в результаті дискусії та приймаються після голосування. Така нарада проводиться за схемою: доповіді; питання доповідачів; дискусія; вироблення рішення.
Завдання інструктивної наради полягає у передачі розпоряджень та необхідних відомостей зверху вниз за схемою управління для їхнього швидкого та ефективного виконання. На такій нараді керівник доводить до відома присутніх ухвалені адміністративні рішення.
Оперативні наради - це звані планерки, летучки, п'ятихвилинки. Вони не затяжні. Завданням таких нарад є отримання керівником інформації про стан справ на провадженні. На противагу інструктивному оперативну нараду забезпечує передачу інформації знизу вгору за схемою управління. Отримавши від учасників наради оперативну інформацію, керівник виявляє наявність «вузьких» місць, причини відставання та збоїв, тут же ухвалює необхідні рішення, дає доручення, визначаючи терміни їх виконання. На оперативній нараді не роблять доповідей. Головна мета – виявити ті проблеми виробництва, на вирішення яких мають бути спрямовані головні зусилля колективу.
Тим не менш, основною метою проведення будь-якої наради чи зборів є прийняття спільного рішення після колективного обміну інформацією, тобто досягнення певногорезультату.
Класифікація зборів та нарад
Збори та наради бувають офіційними та неофіційними. Щоб провести захід успішно, спочатку необхідно визначити його характер.
Типи нарад можна класифікувати залежно від управлінських функцій:
1. Наради щодо планування, на яких обговорюються питання стратегії та тактики діяльності організації, ресурси, необхідні для реалізації планів;
2. Наради з мотивації праці, де обговорюються проблеми продуктивності та якості, задоволеності персоналу, причини низької мотивації, можливості її зміни, питання морального та матеріального стимулювання;
3. Наради щодо внутрішньої організації, де предметом обговорення стають питання структурування організації, координації дій структурних підрозділів, делегування повноважень тощо;
4. Наради щодо контролю за діяльністю працівників присвячені обговоренню результатів діяльності, досягнення поставлених цілей, проблем зривів, низької продуктивності;
5. Наради, специфічні для організації, де обговорюються оперативні питання управління у зв'язку з ситуацією в організації, інновації та можливості їх впровадження, проблеми виживання, конкурентоспроможності, іміджу, стилю.
Також існує класифікація нарад за стилем проведення:
1. Автократичні наради, право виступу та право прийняття рішення на яких має лише керівник. Учасники таких нарад повинні слухати та відповідати на запитання, які ставлять керівники. Такі наради проводяться у разі, коли керівнику потрібно поінформувати чи надати вказівки своїм підлеглим.
2. Вільні наради не мають порядку денного. Вони можуть проводитись безголовуючого. Такі наради зводяться до обміну думками, рішення щодо яких не фіксуються. Така нарада проводиться у формі розмови чи розмови.
3. Дискусійні наради - спосіб отримання рішень з будь-якого питання шляхом генерування нових ідей та аналізу запропонованих рішень у результаті колективної роботи групи людей у ході наради, що проводиться за певними правилами. Характерною особливістю даного способу є відсутність критики та оцінки висловлюваних ідей.
Офіційний захід має чітко означений статус та проводиться згідно з встановленими правилами. На такому засіданні завжди присутні спеціально пригашені люди. Основні складові заходу:
1. Порядок денний (перелік питань, що обговорюватимуться);
2. Доповіді (виклад суті питань);
3. Виступи (обговорення питань порядку денного);
4. Поправки (обговорення змін, які пропонують внести на обговорення);
5. Дебати (проведення дискусії);
6. Голосування (прийняття чи відхилення пропозицій);
7. Складання протоколу (письмовий виклад подій);
8. Різне (обговорення питань, які не входили до порядку денного).
На неофіційних зустрічах люди почуваються невимушено, але до таких заходів теж слід готуватися. Для проведення неофіційних зустрічей необхідні:
1. Список тем для обговорення;
2. Ведучий заходи;
3. Протокол досягнутих угод.
Неофіційні заходи відбуваються у більш спокійній обстановці, але все-таки треба пам'ятати, що лише добре організована нарада чи збори дає позитивний результат.
Кожні збори повинні мати порядок денний, який потрібно заздалегідь продумати. Порядок деннийдопомагає економити час і довго не затримуватись на другорядних питаннях.
Добре підготовлений порядок денний складається з:
* Цілі, дати, часу та місця проведення зборів;