Добові встановлюємо та розраховуємо
Роботодавець зобов'язаний забезпечити працівника, що відряджається, добовими за дні перебування у відрядженні. Причому їх розмір та порядок видачі мають бути встановлені законом (див.ч. 2 ст. 121 КЗпП). Але в нашому випадку «мають бути встановлені» ≠ «встановлені».
А як же бути госпрозрахункам?! Орієнтуватися на здоровий глузд і враховувати положення п.п. 170.9.1 ПКУ . Тепер про все по порядку.
Документ для добових
Встановлювати розмір добових на власний розсуд і довільно змінювати їх розмір керівник не може
На нашу думку, для госпрозрахункових підприємств оптимальним варіантом буде розробка та затвердження після попередньогоузгодження з трудовим колективомвнутрішньогоположення про відрядження. У ньому слід обговорити всі найбільш суттєві питання, що виникають під час направлення співробітників у службові поїздки. Один із розділів такого положення може бути присвячений нормам добових, що виплачуються при відрядженні.
Чи не знаєте, що прописати в цьому положенні? Тут вам орієнтиром можуть бути бюджетніІнструкція № 59тапостанова № 98. Погодьтеся, навіщо знову винаходити велосипед, якщо є звідки списати ☺.
Для початку визначимося, що являють собою добові.Добові витрати— це вимагають документального підтвердження витрати на харчування та фінансування інших особистих потреб працівника у відрядженні, які він несе у зв'язку з перебуванням поза місцем свого проживання.
Природно, що витрати на харчування можуть дуже відрізнятися залежно як від гастрономічних пристрастей працівників, що відряджаються, так і від місця відрядження. Як бути? Тут є два варіанти:
- другий варіант -встановити різний розмір добових, наприклад, залежно від регіону, куди відряджають працівника, сезону (якщо відрядження до курортного міста). За такого підходу обґрунтувати різний розмір добових допоможуть дані органів Держкомстату.
Крім того, у положенні про відрядження можна прописати свій розмір добових для дня від'їзду у відрядження та повернення з нього, якщо більшу половину такого дня працівник перебуватиме у своєму населеному пункті. Наприклад, для ситуацій, коли працівники їдуть у відрядження після 14:00, а повертається з нього до 14:00, зазначити, що працівнику виплачуються добові у розмірі 50 відсотків від встановленого загального розміру.
А ось з різним розміром добових залежно від посади трохи важче. Чому? Добові покликані компенсувати витрати працівника задоволення тих потреб, які в усіх людей однакові, незалежно від посади. Тож не варто ставити розмір добових у залежність від посади працівника, який відряджається.
А що з верхньою межею? Для госпрозрахунків він не окреслений на законодавчому рівні. Однак, щоб уникнути «зайвого» податкового навантаження, врахуйте положення п.п. 170.9.1 ПКУ. У ньому законодавець виключив із оподатковуваних доходів суми добових у розмірі, що не перевищує:
- 0,2 розміру МЗП* (у 2015 році -не більше 243,60 грн.), у розрахунку на кожен календарний день відрядження в межах території України;
- 0,75 розміру МЗП (у 2015 році -не більше 913,50 грн.), у розрахунку на кожен календарний день «закордонного» відрядження.
Все, що перевищуватиме ці суми, доведеться обкласти ПДФО та ВС як допблаго. ЕСВ добові не обкладають незалежно від їхнього розміру.
Узгоджений з профспілкою розмір добових включіть уположення про відрядження, розроблене для підприємства.
Розмір добових, якщо в рахунок включено ...
Добові насамперед призначені для компенсації витрат на харчування у відрядженні. Але у багатьох готелях у вартість проживання включено вартість харчування (наприклад, сніданок). Як бути у цьому випадку?
У положенні про відрядження можна передбачити зменшення розміру добових залежно від того, буде включено харчування в готельний рахунок чи ні
Наприклад, вказати, що розмір добових зменшується на вартість харчування і становить 80% при одноразовому харчуванні, 55% – при дворазовому, 35% – при триразовому харчуванні.
Якщо така норма про зменшення розміру добових у положенні про відрядженнянемає, вважаємо, щодобові повинні бути виплачені в повному розмірі. І хвилюватися, що під час перевірки податківці «витягнуть» із суми добових, виданих відрядженому працівникові, суму витрат на харчування, включену до оплати вартості проживання у готелі, не варто. Підстава для такого оптимістичного твердження - абзац другий п.п. "а" п.п. 170.9.1 ПКУ . З його положень випливає, що госпрозрахункові підприємства мають право виключити зі складу оподатковуваного доходу фізособи суму добових, не зменшуючи її на вартість харчування або побутових послуг (прання, чищення, ремонту та прасування одягу, взуття чи білизни), включених у рахунок на проживання.
Із сумами добових за день визначились. Поговоримо про те, як підрахувати суму добових за період відрядження.
Розрахунок добових виконуйте окремоза кожен день перебування у відрядженні, включаючидень приїзду та день від'їзду, вихідні, святкові та неробочі дні та час перебування у дорозі (разом із вимушеними зупинками).
Кількість дніввідрядження розраховуєте з урахуванням дня вибуття у відрядження та дня прибуття до місця постійної роботи, які зараховуються як два дні
Суму добових визначаєте для відрядження:
—по Україніта до країн, на територію яких можна в'їхатибез візи* (дозволу на в'їзд), — згідно знаказом про відрядженнята відповіднимпервинним документів. Що за первинні документи? Це документи, що підтверджують перебування працівника у місці відрядження: транспортні квитки, рахунки, одержані з готелів (мотелів) або від інших осіб, які надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника тощо;
* Перелік країн та режими в'їзду (візовий/безвізовий) до них громадян України наведено на офіційному сайті Міністерства закордонних справ (www.mfa.gov.ua).
— у країни, на територію яких в'їхати можна лишеза наявності візи(дозволи на в'їзд), — згідно знаказом про відрядженнятавідміткамДержприкордонслужби Українив закордонний паспорт або документ, що його замінює. Майте на увазі: за загальним правилом відмітки про перетин державного кордонуне проставляютьсяу паспортних документах громадян України,за винятком випадків їх особистого звернення з метою проставлення такої позначки. Попередьте свого працівника про необхідність отримати таку позначку!
Увага! Якщо відсутні відповідні підтверджуючі документи, наказ або позначки Держприкордонслужби в паспорті (заміні, що його замінює), сума добовихвключається до оподатковуваного доходу платника податків. На це прямо вказує п.п. "а" п.п. 170.9.1 ПКУ .
Отже, будь-який невірний крок (відсутність наказу про відрядження або позначок про перетин кордону в закордонному паспорті), і добові станутьоподатковуваним доходом працівника. І тоді доведеться сплатити із суми добових з урахуванням натурального коефіцієнта ПДФО та ВС, як із додаткового благу. Тож із документальним оформленням відрядження краще не жартувати.
Якщо відрядження за кордон
За загальним правилом відрядженим працівникам добові відшкодовують:
— за нормами, встановленими для відрядження Україною, — за час проїзду територією України;
- за нормами, встановленими для відряджень за кордон, - за час проїзду та перебування на території іншої країни.
Аванс на закордонне відрядження видається працівникові в національній валюті країни відрядження або у вільно конвертованій валюті. Тому добові за «закордонні» дні відрядження перерахуйте у валюту, в якій видаєте аванс, якщо валюта, в якій затверджені добові, і валюта авансу не збігаються. При цьому, якщо норми добових для відряджень за кордоном встановлені:
— у гривнях вам слід визначити офіційно встановлений НБУ курс гривні до необхідної валюти на дату виплати авансу. Потім норму добових у гривнях діліть на курс та множте на кількість «закордонних» днів відрядження;
— в одній валюті, скажімо, у доларах США, а аванс необхідно видати в іншій валюті, дійте так. На дату виплати авансу визначайте крос-курс валют як відношення встановленого на цю дату курсу гривні до долара США до курсу гривні до необхідної валюти. Далі норму добових витрат у доларах США множте на попередньо розрахований крос-курс і кількість «закордонних» днів відрядження.
Із розміром добових визначились? Переходимо до розрахунку загальної суми авансу (див. попередню статтю).
Госпрозрахункові підприємства визначають розмір добових самостійно та фіксують його в нормативному актіроботодавця, узгодженому з профкомом, наприклад, у положенні про відрядження.
Суми добових у розмірі, встановленому роботодавцем у положенні про відрядження, не включаються до оподатковуваного доходу відрядженого працівника, якщо за ними одночасно виконано такі три умови: 1) у 2015 році їх розмір не перевищує243,60 грн.у розрахунку на кожен календарний день відрядження в межах території України та913,50 грн.у розрахунку на кожен календарний день «закордонного» відрядження; 2) є документи, що підтверджують перебування працівника у місці відрядження, наказ про відрядження, позначки Держприкордонслужби у закордонному паспорті (для «закордонного» відрядження до «візових» країн); 3) відрядження пов'язане з господарською діяльністю роботодавця.