Договір ДПГ як міна уповільненої дії (і як на ній не підірватись)
Найчастішою проблемою з погляду оформлення відносин із співробітниками для малого та середнього бізнесу є неправильне оформлення трудового договору чи договору ДПГ. І навіть криза не протверезила компанії і не змусила ставитися до документації гранично уважно.
При цьому очевидно, коли відносини і так вже напружені з інвесторами через падіння прибутку, зі співробітниками через урізання витрат на персонал, з постачальниками через неплатежі та податкові органи зі зрозумілих причин, зовсім не хочеться бути втягнутим у черговий конфлікт, який переросте у судовий процес.
Мало того, що ви в результаті заплатите компенсацію співробітнику, який виявив, що в його договорі ДПГ є всі ознаки трудового, так ще він відразу згадає про всі лікарняні, відпустки, медичні страховки, додаткові відгули та виплати. І ви опинитеся і без співробітника, і без деякої суми грошей, зате з головним болем.
Тим не менш, роботодавці з малого та середнього бізнесу, у тому числі й представництва відомих іноземних компаній, не приділяють належної уваги цьому питанню, вважаючи, що зі співробітниками «і такі добрі стосунки», і ті ніколи не підуть скаржитися до Трудової інспекції.
А тим часом, співробітники так не думають.
Що зробить розумний і розсерджений співробітник? Він напише заяви одразу і до Трудової інспекції, і до Прокуратури. куди ж без неї) і навіть Роскомнагляд із питанням про те, як у вас зберігаються персональні дані. І ось в результаті локальний конфлікт із співробітником переріс у вже справді реальні проблеми, які можуть серйознонашкодити вашому бізнесу.
Формально вас мають попередити про позапланову перевірку (а за заявою буде саме така) за 24 години до її початку. Цього часу вам гарантовано не вистачить, щоб усунути всі недоліки у ваших документах. Це означає, що у вас щось, та знайдуть.
Насправді буде ще гірше, тому що попереджати вас ніхто не буде, «якщо повідомлення про перевірку може завдати шкоди ефективності контролю та дозволить приховати факт порушення». Що означає: знайдуть все, що у вас нагромадилося.
Чим це вам закінчиться? По-перше, штраф до 100 000 рублів. А по-друге, якщо у вас знайдуть порушення в охороні праці, то може загрожувати і призупинення діяльності компанії до 90 діб. В умовах кризи це може її автоматично розорити.
Чи зможуть знайти перевірки, які вам як подарунок піднесе прокуратура, склад на 2 адміністративні правопорушення? Хороше питання. Адже все почалося з неправильно оформленого договору ДПГ у пересічного співробітника.
Тим часом, багато керівників не володіють належним чином знаннями в галузі трудового та цивільного законодавства або не мають змоги постійно відстежувати зміни у цій сфері.Підписуючи договір ДПГ, складений кадровиком (кваліфікацію якому ніхто не підвищував і на навчання щонайменше раз на півроку ніхто не відправляв), директор далеко не завжди може оцінити наскільки коректно він складений.
У чому тут каверза? Договір ДПГ належить до цивільного права. Громадянин, який надає послуги за таким договором, не захищений трудовим законодавством, не має права на оплату лікарняного, відпустку та інші корисні речі. Однак, якщо такий договір буде визнано трудовим (тобто міститиме ознаки трудового договору:наприклад, що періодично виконуються обов'язки або регулярну оплату), то громадянин автоматично визнається співробітником компанії. І, як уже згадувалося раніше, визнаються його права на відпустку, компенсації тощо з моменту виникнення трудових відносин. Мало того, тепер не вийде швидко і просто розлучитися з таким співробітником, тому що доведеться дотримуватись усіх процедур згідно з трудовим кодексом, як при звільненні штатного співробітника.
Тому давайте розглянемо, що має бути в договорі ДПГ, щоб він раптово не виявився трудовим (або як мінімум звести ризик цього до мінімуму).
Аналіз арбітражної практики показує, що необхідно дотриматися таких вимог:
- Має бути укладено певний термін. Не допускається неодноразове протягом тривалого часу укладання договорів ДПХ з однією і тією ж особою на виконання тих самих робіт (трудової функції).
- Повинна бути чітко визначена та описана робота, яка має бути виконана та результат, який має бути отриманий, а не опис трудової функції, тобто набору обов'язків, які необхідно виконувати. Тобто не просто «консультування», а «підготовка консультації щодо скорочення чисельності співробітників відділу технічної підтримки ТОВ «Перший сніг». Або «проведення інвентаризації майна відділу роботи з персоналом ТОВ «Майстер»
- Виключено вказівку посади, професії, спеціальності конкретного виду роботи, що доручається.
- Визначено повну суму договору за весь термін його дії. Не допускаються формулювання на кшталт «35 000 крб. щомісяця» або «тарифна ставка 2000 руб./год».
- Виключено визначення регулярності оплати: наприклад, 5-го та 20-го числа кожного місяця
- Не допускається описувати у договоріумови про забезпечення умов праці або дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку
Однак, повернемося до теми перевірок – адже якщо ви думаєте, що вони вас не спіткають, якщо не буде скарг співробітників – то помиляєтеся. До вас у будь-якому випадку прийдуть у плановому режимі. З хорошого: про таку перевірку держорган повинен повідомити за 3 дні. Із поганого: як показує практика, цього часу не вистачить, щоб поновити документи та нормально підготуватися.
Причому частину документів ще й не вдасться відновити через звільнення підписантів, повноважних підписувати кадрові документи за певний період, втрати даних і т.д. Вишнею на торті буде стандартна ситуація, коли у вас зміниться кадровик, не передавши справи новому співробітнику відділу кадрів, і в результаті той нічого не знає про попередні три роки існування компанії.
Підсумок – частина документів (трудові договори, трудові книжки, журнали реєстрації, розрахункові відомості, табелі тощо) відсутня чи оформлена з помилками. І тут, як завжди недоречно, прийшла перевірка. Чим це закінчується – див.
Очевидно, що роботодавець зобов'язаний завчасно убезпечити себе і тримати документацію в порядку на постійній основі. Бо коли раптово прийде перевірка, «рятувати батьківщину» буде вже пізно.
Що обов'язково має бути в порядку, якщо не хочете, щоб перевіряючі застали вас зненацька (обов'язковий мінімум):
1. У наявності має бути мінімум локальних нормативних актів (ЛНА):
- Правила внутрішнього трудового розпорядку
- Положення про оплату праці та преміювання
- Положення про захист персональних даних (і форма згоди на обробку персональних даних)
- Положення про комерційну таємницю (якщо у трудовому договорі зазначено, що працівник зобов'язаний зберігати комерційну таємницю)
- Положення про службові відрядження
3. Інструкції з охорони праці, журнали ознайомлення з ними та журнали щодо проведення заходів з охорони праці
4. Журнали обліку бланків трудових книжок та вкладишів у яких, і навіть реєстрації трудових книжок.
6. Посадові інструкції
7. Особисті картки працівників
8. Трудові книжки
9. Накази про прийом, переведення, відпустки, відрядження тощо.
10. Штатні розклад та накази про їх затвердження, внесення змін
11. Графік відпусток та наказ про його затвердження
12. Табелі обліку робочого часу
13. Розрахункові відомості
14. Документи повинні бути оформлені (складені належним чином), підписані роботодавцем та працівником (де це потрібно), підшиті до папок відповідно до вимог Федеральної архівної служби
15. Не забувайте також про обов'язок роботодавця щодо ведення військового обліку
Як бачите, перелік документів досить значний, і як показує наша практика, в компаніях регулярно про щось з вище перерахованого і забувають. Після чого на перевірках спливають «сюрпризи» та відповідні наслідки.
Тому, виходячи з вище сказаного, логічно буде зняти з себе цей головний біль та передати ведення кадрового діловодства та розрахунок заробітної плати (разом із усіма супутніми ризиками) на аутсорсинг.
Тобто звернутися до нас, вкомпаніюІнтеркомп (лідер серед аутсорсингових компаній в Україні згідно ренкінгу РА Експерт)і скористатися послугоюIntercompDirect.
І ось вам 5 причин, чому має сенс це зробити:
- Ви переносите відповідальність за коректність складання документів. При цьому наша відповідальність перед вами буде застрахована (максимальна сума компенсації – 180 мільйонів рублів).
- Контакти з держорганами з питань подання обов'язкової звітності ми беремо на січень. Ми супроводжуємо перевірки та завжди допоможемо повернути їх у законне русло. За потреби оскаржимо результати некоректно проведених перевірок.
- Ми постійно проводимо моніторинг законодавства, регулярно проводимо не лише оцінку та навчання персоналу, а й внутрішні кадрові аудити. А сам процес обслуговування побудований за стандартами ISO 9000, ISO 27001 та SSAE16. Це означає додаткові 3 зовнішні аудити на рік. Ми реально працюємо над собою та тримаємо високий рівень.
- Інтеркомп Дірект коштує дешевше, ніж штатний співробітник бухгалтерії чи кадрів. Напишіть мені на пошту, і я надам вам відповідні розрахунки.
- У вас з'явиться час для навчання та підвищення кваліфікації. А рутину ми візьмемо на себе.