Документація та документообіг у банках
Розрахункові, касові, кредитні та інші операції здійснюються у банках та
відображаються у бухгалтерському обліку на підставі розрахунково-грошових документів,
оформлених відповідно до встановлених вимог.
Застосування бланків не встановленої форми або заміна бланка однієї форми іншої
Форма може призвести до неправильного відображення операцій. Так, під час
арбітражного розгляду було з'ясовано, що банк усупереч встановленому
порядку використав бланк форми платіжного доручення 0401002 замість бланка
акредитива форми 0401005. Порушуючи пункт 5.8 Положення про безготівкові кошти.
розрахунках в Україні платіжне доручення не містить всіх
необхідні реквізити акредитива. Зокрема, у ньому немає точного
найменування документів, на підставі яких провадиться виплата за
акредитиву, вид акредитива, спосіб виконання. Банк отримувача зарахував
кошти на рахунок отримувача. За цих умов неправомірно покладати на
виконуючий комерційний банк майнову відповідальність за невиконання
одержувачем коштів договірних зобов'язань.
Перелік затверджених до застосування форм документів подано у Загальноукраїнському.
класифікатор управлінської документації (ОКУД), затверджений Держстандартом
Укаїни 1993 р. У діяльності банків, переважно, використовуються бланки класу
форм 04 "Уніфікована система банківської документації", тобто. бланки по
розрахунково-платіжних документів Наприклад, платіжна вимога 0401060 ,
платіжна вимога 0401061,
платіжна вимога - доручення 0401064,
заяву на акредитив0401063;
меморіальний ордер 0481008.
.платіжний ордер 0401066
При необхідності (і не затвердженого бланку) банки розробляють і
затверджують власні форми документів. Вимоги до реквізитів документа
містяться у Законі "Про бухгалтерський облік".
Меморіальними документами називають розрахунково-грошові документи, меморіальні,
касові та позабалансові ордери.
Посадова особа банку, яка підписала документ, несе відповідальність за
правильність здійснюваної ним бухгалтерської операції у банку.
Працівники банку, які підписали будь-який розрахунково-грошовий документ, не
маючи на те права, відповідають за цей проступок у дисциплінарному порядку, а при
наявності у діях складу злочину залучаються до кримінальної
відповідальності. У такому ж порядку несуть відповідальність працівники банку,
мають право підпису, у разі перевищення ними своїх повноважень.
Деякі банки вводять також відповідальність посадових осіб банку за
неприйняття рішення у межах повноважень даної посадової особи.
Слід особливо наголосити на тому факті, що відповідно до Закону "Про
бухгалтерському обліку" та Правилами No 61 у банківських документах не допускається
внесення будь-яких змін, навіть обумовлених.
Під банківськими розуміють усі документи, що є підставою для їх відображення
Первинними документами є акти, довідки, рахунки та ін.
що підтверджують факт здійснення операції, її юридичну законність. Первинні
документи зазвичай додаються до банківських документів.
Первинні документи прикладаються до меморіальних ордерів, у яких робиться
про них запис. У разі якщопервинні документи зшиваються в окремі зшиви,
документа, що послужив основою здійснення проводки.
Документи, які є підставою для проводок повинні контуватися (мати номери
рахунків за дебетом та кредитом).
Операції, що здійснюються без документів клієнтів банку, оформлюються документами,
складеними установами банку згідно з вимогами Правил No 61 ЦБ України та
інструкцій щодо окремих операцій, на бланках діючих форм. Сюди
відносяться, зокрема, прибуткові та видаткові касові ордери, меморіальні
балансові та позабалансові ордери, розпорядження кредитного відділу та ін.
операції потребують додаткового контролю.
Підставою для проведення операцій за кореспондентськими рахунками є
виписка за кореспондентським рахунком, що видається банку РКЦ (ЦОУ, ОПЕРУ) ЦБ РФ,
ВЦ ЦБ України або банком-кореспондентом.
Під час проведення операцій на фондовому, валютному та інших ринках є підставою для
обліку операцій служать виписки розрахункових центрів бірж, дилерів, звіти про
проведених операціях та інші документи.
Усі меморіальні документи з доданими первинними документами,
що підтверджують здійснення банком операцій за цей день називаються
У меморіальних документах на часткову оплату платіжних вимог та
доручень, оплату пені, у касових ордерах та позабалансових меморіальних
ордерах на оприбуткування та списання цінностей та документів, що зберігаються в
сховище або комора, підсумкові суми повторюються прописом.