Документообіг коледжу та планування роботи

Як підготуватися до перевірок?

Освітні організації розпочинають свою діяльність з організації нормативно-правової бази. Саме документацію організації перевіряють насамперед. Сьогодні освітню діяльність контролює не лише Рособрнагляд, а й прокуратура та фінансові органи.

Онлайн-захід провела Олена Анатоліївна Комарницька – кандидат педагогічних наук, заступник керівника Центру розвитку освіти ФДБУ «Українська академія освіти» та куратор Лабораторії професійної освіти.

Експерт нагадала керівникам установ СПО про необхідність відслідковувати зміни у законодавстві.

Нормативні акти, що регулюють документообіг у коледжі

На федеральному рівні інтерес для професійної освітньої організації представляють акти Уряду України та акти Мінобрнауки – те, чим керуються установи СПО під час розробки локальних нормативних актів.

Комарницька порекомендувала керівникам коледжів, технікумів та училищ відстежувати законодавчі нововведення у сфері освіти. З 2018 року починає діяти новий стандарт ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів», але експерт вважає, що готуватись до змін потрібно вже зараз.

– Головне, наскільки системно та своєчасно оновлюється ваша документація, наскільки грамотно її складено, наскільки керівник захистив себе опорними точками, у тому числі переданими повноваженнями, – вважає експерт. – В організації має бути призначений юрист чи іншийлюдина, яка нестиме відповідальність за оновлення нормативної бази.

– Без знання вищеописаної документації, яка регламентує освітню діяльність, у локальних документах можуть виявлятися деякі «фантазії», – зазначає Олена Комарницька. – Вони не співвідносяться з регіональними та федеральними пакетами документів. Розширювати свої повноваження ми не можемо, оскільки вони чітко обумовлені та прописані статутною діяльністю.

Склад документів освітньої організації визначається:

її компетенцією та функціями;
навколо управлінських процесів;
порядком вирішення питань (одноразовим чи колегіальним);
характером взаємодії між освітньою організацією та іншими організаціями.

Які акти мають бути в організації СПО?

Освітня організація приймає організаційно-розпорядчі документи, у яких фіксуються адміністративні рішення. Ці документи поділяються на групи:

організаційні - статут, положення, інструкції;
розпорядчі – накази, розпорядження, рішення;
інформаційно-довідкові акти, довідки, листи, доповідні, протоколи.

У статуті освітньої організації вказують:

Повне найменування організації;
тип організації: автономне, бюджетне чи казенне;
відомості про власника його майна;
вичерпний перелік видів діяльності, що їх організація здійснює;
інформація про структуру, компетенцію органів управління організації, порядок їх формування, строки повноважень та порядок діяльності цих органів.

Олена Комарницька зауважує, що на практиціколегіальні органи управління не зовсім правильно розуміються і в результаті створюються рамкові комісії з регулювання спорів.

– Це виявляється, коли виникають ситуації звернень зі скаргами та перевірками, – пояснює Комарницька. – Чим краще буде прописано порядок звернення, розгляду, порядок роботи самої комісії, які випадки вона регулює, тим простіше зняти відповідальність із себе. Насправді керівник, будучи вищою посадовцем установи, який завжди найкраще очолює комісію. Можливо, цю роботу краще перекласти на заступника чи співробітника кадрової служби. Якщо буде не задоволено рішення цієї комісії, то до вас можуть звернутися ще раз для розгляду питання.

Що має бути на сайті освітньої організації?

Сайт освітньої організації – візитна картка закладу та спосіб поінформувати абітурієнтів та їх батьків про освітні програми, матеріально-технічну базу та вакантні місця прийому. Офіційні сайти коледжів, технікумів та училищ також підлягають перевірці.

- Відкриваючи сайт коледжу, який досить себе зарекомендував, іноді можна виявити, що навіть коди спеціальностей вказані невірно, - зауважує експерт. – Цілком не оновлюється стрічка по викладачам, хоча там жорсткі вимоги. Чи не оновлюється нормативна база. Добре, що оновлюється приймальна кампанія. Чим презентабельніше і правильно буде оформлений сайт освітньої організації, тим краще.

Олена Комарницька детально виклала інформацію про організацію документообігу в коледжах, технікумах чи училищах, але учасники все одно ставили уточнюючі питання.

Питання учасників:

Чи є документ, що регламентує оснащення кабінетів,лабораторій, майстерень?

Так, є документи, які називаються мінімальними вимогами. В основному вони стосуються загальної освіти – це лабораторії та навчальні кабінети, які належать до загальної освіти. Конкретно з кабінетів, лабораторій, майстерень за нашою середньою професійною освітою єдиного документа немає.

Підготуватися до змін у сфері СПО ви зможете на Міжнародному проектно-аналітичному семінарі«Забезпечення якості навчання у системі СПО відповідно до світових стандартів. Конструюємо коледж нового зразка». Зареєструйтесь зараз. Будьте на крок попереду.