Допомога Порядок проведення та документального оформлення результатів інвентаризації основних засобів
ПОРЯДОК ПРОВЕДЕННЯ ТА ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ОФОРМЛЕННЯ РЕЗУЛЬТАТІВ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ ОСНОВНИХ ЗАСОБІВ
Загальні положення щодо інвентаризації основних засобів
Для забезпечення достовірності даних бухгалтерського та податкового обліку, а також звітності організації зобов'язані проводити інвентаризацію активів та зобов'язань, у ході якої перевіряються та документально підтверджуються наявність, стан та вартість активів та зобов'язань.
Відповідно до п.90 Інструкції № 34 інвентаризація проводиться один раз на рік, але може проводитися частіше на розсуд керівників організацій. Інвентаризації підлягають усі дорогоцінні метали і дорогоцінні камені, вироби з них, брухт і відходи, що їх містять, а також що знаходяться в складі будь-яких матеріальних цінностей, в т.ч. в електротехнічних виробах, що знаходяться у будівлях, спорудах, приладах, пристроях опалювальних, газопровідних та інших системах, мережах силової та освітлювальної електропроводки, вентиляційних пристроях, системах охоронної та пожежної сигналізації, укомплектованих виробами радіоелектроніки та електроапаратури.
Наявність дорогоцінних металів та дорогоцінного каміння, що знаходяться у складі обладнання, за неможливості в момент інвентаризації перевірки їх у натурі встановлюється за паспортами або іншими обліковими документами, а за їх відсутності - за нормативно-довідковою документацією (переліками, довідниками) або комісійно.
За рішенням керівника організації обов'язкова інвентаризація основних засобів може проводитись неодноразово протягом року (див. Інструкцію № 180). Строки проведення інвентаризації також встановлюються керівником організації.
Пунктом 10 Інструкції № 180 визначено, що суб'єкти малого підприємництва, які застосовують спрощений порядок оподаткування, проводять інвентаризацію активів та зобов'язань один раз на рік, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим відповідно до Закону.
Порядок проведення інвентаризації основних засобів
Інвентаризація основних засобів проводиться відповідно до норм глави 4 Інструкції № 180.
На початку інвентаризації основних засобів перевіряється:
наявність та стан інвентарних карток, інвентарних книг, описів та інших регістрів аналітичного обліку;
наявність та стан технічних паспортів, іншої технічної документації;
наявність документів на основні засоби, здані або прийняті організацією в оренду (лізинг), користування та зберігання. За відсутності документів необхідно забезпечити їх отримання чи оформлення.
Перш ніж приступити до інвентаризації тварин, необхідно перевірити, чи є в наявності і в якому стані знаходиться книга обліку руху тварин та птиці, переконатися в точності записів у ній.
При виявленні розбіжностей та неточностей у регістрах бухгалтерського обліку та технічної документації вносяться відповідні виправлення та уточнення.
Інвентаризація проводиться призначеною керівником комісії. Перевірка фактичної наявності основних засобів проводиться за обов'язкової участі матеріально відповідальних осіб. Якщо перевірка фактичної наявності основних засобів проводиться у зв'язку зі зміною матеріально відповідальних осіб, то в інвентаризаційних описах особа, яка приймає цінності, розписується в їх отриманні, а здала - у їх здаванні.
Відповідно до п.35 Інструкції № 180 під час інвентаризації основних засобів комісія проводить огляд об'єктів.та оформляє опис за формою 1-інв (додаток 6 до Інструкції № 180). У описі зазначаються повне найменування основних засобів, їх призначення, інвентарні номери та основні технічні чи експлуатаційні характеристики (показники).
При інвентаризації будівель, споруд, земельних ділянок, водойм та інших об'єктів нерухомості комісія перевіряє наявність документів, що підтверджують перебування зазначених об'єктів у власності організації (господарському віданні, оперативному управлінні), відповідність їх фактичного розміру та комплектації (складу) даним паспортів та інший наявний технічний документ .
Машини, обладнання та транспортні засоби заносяться до опису індивідуально із зазначенням інвентарного номера, заводського номера підприємства-виробника (за його наявності), року випуску, призначення, потужності тощо. При інвентаризації техніки необхідно перевірити технічний стан кожного інвентарного об'єкта, умови його зберігання, готовність до експлуатації, збереження належного за технічним паспортом комплекту інструментів при кожній машині, а також виявити факти розукомплектування техніки та розмір завданих у зв'язку з цим матеріальних збитків.
Однотипні предмети господарського інвентарю, інструменти, верстати тощо. однакової вартості, що надійшли одночасно в один із структурних підрозділів організації та обліковуються в інвентарній картці групового обліку, в описах відображаються за найменуванням із зазначенням кількості цих предметів та їх інвентарних номерів.
Також інвентаризуються кошти, які не належать організації, але які перебувають у відповідальному зберіганні, у найм. Відповідно до п.36 Інструкції № 180 на такі основні засоби оформляється окремий опис згідно з додатком 15 до Інструкції № 180. Яквже було зазначено, що один екземпляр інвентаризаційного опису основних засобів, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання, орендованих, надсилається власнику (або його представнику), орендодавцю.
Відповідно до п.93 Інструкції № 34 на цінності, що містять дорогоцінні метали та дорогоцінне каміння, що знаходяться на відповідальному зберіганні, орендовані (взяті в лізинг) або отримані для переробки, також складаються окремі описи. Один екземпляр такої інвентаризаційної відомості (опису) надсилається власнику цінностей або орендодавцю.
Основні кошти вносяться до опису за найменуваннями відповідно до їх основного призначення. Якщо активи зазнали відновлення, реконструкції, модернізації чи переобладнання і внаслідок цього змінилося основне їхнє призначення, то вони вносяться до опису під найменуванням, що відповідає новому призначенню.
Якщо комісією встановлено, що роботи капітального характеру (надбудова поверхів, прибудова нових приміщень, модернізація та ін.) або часткова ліквідація будівель та споруд (злам окремих конструктивних елементів) не відображені у бухгалтерському обліку, необхідно за відповідними документами визначити суму збільшення або зниження балансової вартості об'єкта та навести в описі дані про зроблені зміни.
При виявленні об'єктів, не прийнятих на облік, а також об'єктів, за якими в облікових регістрах відсутні або зазначені неправильні дані, що характеризують їх, складаються окремі інвентаризаційні описи, в яких зазначаються об'єкти, що відсутні, правильні відомості та технічні показники за ними (по будинках вказуються їх призначення, основні матеріали, з яких вони побудовані, обсяг (за зовнішнім або внутрішнім обміром), площа (загальна та корисна площа), кількість поверхів безпідвалів, напівпідвалів і т.д., рік побудови та ін; по каналах - їх довжина, глибина і ширина по дну та поверхні, штучні споруди, матеріали кріплення дна та укосів; мостами - місцезнаходження, рід матеріалів та основні розміри; по дорогах - тип дороги (шосе, профільована), протяжність, матеріали покриття та ширина полотна тощо). На основні засоби, які не придатні до експлуатації та не підлягають відновленню, інвентаризаційна комісія в описі вказує час введення в експлуатацію та причини, що привели ці об'єкти до непридатності (псування, повне зношування тощо).
Оцінка виявлених інвентаризацією неврахованих основних засобів має бути здійснена відповідно до законодавства, а ступінь (відсоток) зносу встановлюється за дійсним технічним станом активів з оформленням даних про оцінку та знос відповідними актами.
Основні засоби, які в момент інвентаризації знаходяться поза місцем знаходження організації (у далеких рейсах (морські та річкові судна, залізничний рухомий склад, автомашини), у капітальному ремонті (машини та обладнання) тощо), мають бути проінвентаризовані до моменту їх тимчасового вибуття або після інвентаризації.
Не слід забувати, що інвентаризуються не тільки кошти, що враховуються на рахунку 01 «Основні кошти», а й кошти, що враховуються на рахунку 03 «Прибуткові вкладення в матеріальні цінності». Відповідно до п.41 Інструкції № 180 перед інвентаризацією доходних вкладень у матеріальні цінності перевіряється наявність документів до них (договорів, первинних облікових документів щодо придбання, приймання та передачі в користування, повернення, ін.), що підтверджують суми здійснених витрат, своєчасність прийняття повернутих об'єктів до складу основнихкоштів.
Документальне оформлення результатів інвентаризації основних засобів
Відповідно до п.23 Інструкції № 180 відомості про фактичну наявність основних засобів записуються до інвентаризаційних описів або актів інвентаризації, які складаються не менше ніж у двох примірниках. Для оформлення інвентаризації основних засобів оформляються інвентаризаційний опис основних засобів за формою 1-інв (додаток 6 до Інструкції № 180) (приклад складання такого опису наведено у додатку 1 до цього матеріалу) та інвентаризаційний опис активів, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання 10-інв (додаток 15 до Інструкції №180).
Організаціям також надано право оформлювати результати інвентаризації за формами документів, затвердженими республіканськими органами державного управління, які здійснюють методологічне керівництво бухгалтерським обліком та звітністю організацій відповідних галузей економіки. При недостатності інформації, що міститься в таких формах, організація може приймати до обліку самостійно розроблені та затверджені відповідно до законодавства форми.
При інвентаризації тварин члени інвентаризаційної групи оглядають тварин у натурі, перераховують їх і роблять записи в інвентаризаційному описі робочої худоби, продуктивних тварин, птиці та бджолосімей (сільгоспоблік, форма інв-2). До опису по кожній тварині заносяться такі дані: вид, група тварин і прізвисько, його інвентарний номер (тавро), прикмети, рік народження, вгодованість, жива вага, балансова вартість. По робочій худобі маса тварин не вказується.
Велика рогата худоба, робоча худоба, свині (матки та кнури) та особливо цінні екземпляри овець та інших тварин (племінне ядро) включаються до опису індивідуально. Іншітварини основного стада, що враховуються груповим порядком, включаються до опису за віковими та статевими групами із зазначенням кількості голів та живої маси по кожній групі. Описи складаються у двох примірниках окремо по кожній групі та матеріально відповідальній особі. Один екземпляр опису передається керівнику чи головному бухгалтеру організації, а другий – керівнику внутрішньогосподарського підрозділу. Описи доповнюються даними бухгалтерського обліку та шляхом порівняння останніх із фактичними даними визначається результат інвентаризації.
В описі матеріально відповідальні особи дають розписку, що підтверджує перевірку комісією активів у їх присутності, відсутність до членів комісії будь-яких претензій та прийняття перерахованого в описі майна на відповідальне зберігання. Описи підписуються всіма членами комісії та матеріально відповідальними особами, які брали участь при проведенні інвентаризації основних засобів, а також особою, яка прийняла цінності на відповідальне зберігання, та особою, яка підтверджує точність поданих в описі даних.
Якщо за результатами інвентаризації основних засобів виявлено відхилення фактичних даних, відображених в інвентаризаційних описах, від даних бухгалтерського обліку, то складається звіряльна відомість результатів інвентаризації основних засобів за формою 15-інв (додаток 20 до Інструкції № 180) (приклад складання цієї відомості наведено у прикладі 2 до цього матеріалу). На основні засоби, що числяться в бухгалтерському обліку за балансом (отримані в користування, орендовані тощо), за наявності розбіжностей між фактичними даними та даними бухгалтерського обліку складаються окремі відомості.
Для оформлення результатів інвентаризації основних засобів можуть застосовуватися регістри,яких об'єднано показники (результати) інвентаризаційних описів та порівнювальних відомостей, а саме інвентаризаційний опис (порівнювальна відомість) за формою 401 (додаток 5 до Інструкції № 180).
Моментом визначення остаточних результатів інвентаризації є дата ухвалення рішення керівником організації.
Підсумки проведеної у звітному році інвентаризації узагальнюються у відомості результатів, виявлених інвентаризацією (додаток 4 до Інструкції № 180).
Наталія Кондакова, кандидат економічних наук, доцент, аудитор
Журнал «Головний Бухгалтер. Облікова та звітна документація» № 3, 2008 р.