Ефективність робочого дня одного ПМ
Всім привіт. У цій своєрідній статті я хотів би висвітлити питання ефективності праці протягом робочого дня на позиції керівника проектів (іншої управлінської ланки в IT). Тут не буде жодної аналітики в цифрах, витягів з купи книг по time managment'у, а лише особистий досвід та сухі висновки. Я не збираюся винаходити велосипед на Ваших очах, але сподіваюся, що послужу непоганим прикладом.
Ласкаво просимо під кат.
Передмова
Так сталося, що мені пощастило зайнятися складним, але цікавішим проектом у ролі керівника проектів (project manager, далі ПМ). До речі, ПМом у самому правильному розумінні цієї професії я до цього моменту не працював, тож для мене це зовсім новий досвід. А де новий досвід, там нові граблі.
Спочатку все було дуже здорово: нові завдання, нові вимоги, нові відчуття. Але з кожним періодом ітерації продукту нових завдань ставало дедалі більше, тоді як старі вимагали підтримки з мого боку та подальшого їхнього супроводу. І одного разу я зрозумів, що заплив. Я перестав встигати багато речей. Приходячи на роботу з ранку, я не мав жодного поняття з чого почати, за що вхопитися. Я почав засиджуватися до ночі в повному розумінні цього виразу. Настав час переглянути свій робочий день, щоб підвищити його ефективність.
Графік роботи
Коли Ви працюєте з нормованим робочим днем, проблеми з графіком в принципі немає. Ви завжди знаєте, коли співробітники повинні прийти на роботу, коли піти. Відповідно, проблем із плануванням таких немає. Але я працюю в організації, де широко поширений гнучкий графік. Так само, судячи з моїх спостережень, гнучкий графік використовується в багатьох IT-компаніях і не тільки. Ні, гнучкий графік - це шалено круто. Але з кожним днем я приходив все пізніше, а йшов ще пізніше, тому що засиджувався з хлопцями, яким зручно працювати пізно ввечері. Так, це «снігова куля» у всій красі. Який до того ж почав вибивати мене з життєвої колії.
На жаль, бути скрізь і завжди просто неможливо, як би я не хотів цього. Я проаналізував час роботи всіх необхідних мені на даному етапі колег, виявивши період із максимальним перетином робочого часу всіх. Наприклад, зараз це період із 10-11 ранку до 8-9 вечора. Я почав дотримуватись цього графіка, ігноруючи всі питання після його закінчення. Окрім викладки у продакшен о 11 вечора (:
Результат такої зміни мене більш ніж влаштував. Я почав висипатись, у мене вивільнився час на особисті справи. Мої колеги завжди знають, коли мене можна застати на робочому місці, і перестали брати в облогу питання в будь-який зручний для них час. У результаті графік вийшов не зовсім гнучким, але цілком зручним для мене.
Планування дня
Планування дня дуже важливе, і воно взаємопов'язане з багатьма іншими речами.
Зрозумівши, що подібне планування для мене не працює, і я витрачаю надто багато часу на його організацію, надолуження втраченого, я спробував підійти до цього процесу з іншого боку. У результаті народився звичайний список завдань, які мають лише термін закінчення. Наприкінці кожного дня, або вранці на шляху до роботи, я переглядаю цей список і відбираю ті завдання, які хочу вирішити за день. На це витрачається мінімальна кількість часу, але завжди знаю, що мені потрібно зробити сьогодні. Приоритизація цього списку – окрема тема.
А що з поточними або щойно виниклими завданнями?
На виході моя голова протягом дня зайнята лише потрібними завданнями, авсе термінове вирішується у мінімальні терміни, поки «горить». Не скажу, що це найпростіший спосіб. Мені довелося навчитися максимально швидко перемикатися між завданнями, спочатку був дисонанс, але результат виправдав зусилля: продуктивність збільшилася, через деякий час я зміг брати більше завдань на рішення протягом робочого дня, ніж раніше. І успішно їх вирішувати треба сказати.
Time killing, перерви у робочому процесі
Незважаючи на те, що я позбувся своїх «дитячих» хвороб, у мене все одно залишилися дні, коли я був менш ефективний. Проблема виявилася у тому, що я морально перегорав. Я надто концентрувався на робочих питаннях, намагаючись не відволікатися ні на що стороннє, що зрештою призводило до швидкої втоми. Яка там робота…
Вирішення цієї проблеми дуже просте: робити паузи, коли я відчуваю, що починаю втомлюватися. Єдина умова – під час паузи потрібно займатися чимось кінцевим. Потрібно чітко усвідомлювати, що те, на що ти відволікаєшся від роботи, має відволікти тебе лише на певний період. І тут чудово підходять трійка підходів до турніку, глава художньої книжки, сьогоднішня добірка котиків. У меншій мірі - спілкування в соц. мережах та меседжерах, тому що воно може розтягнутися на невизначений термін, хочете Ви цього чи ні. А це погано. Я досить часто практикую обіди з друзями, це дозволяє мені відволіктися, але після закінчення обіду я прощаюся і продовжую спілкування вже після закінчення робочого дня. І не варто забувати, особисте спілкування не повинно гальмувати Вас під час роботи, окрім термінових та важливих питань.
Подібний крок дозволив мені дозувати навантаження протягом дня, і проблемних днів поменшало. Звичайно, залишилися мало ефективні дні, коли банально нездужає, але цескоріше виняток, ніж правило.
Доступність робочої інформації, тимчасові записи
Працюючи в інших сферах, я завжди намагався розділяти роботу та особистий час. Ноутбук завжди залишався на роботі наприкінці дня, як і будь-які інші речі, пов'язані зі справами. І це працювало, але не в моїй ситуації.
На посаді ПМА завжди потрібно бути в курсі того, що відбувається, де б Ви не знаходилися. Це зрозумів, пропустивши якось важливу зустріч, де вирішувалися питання, пов'язані з моїм посадовими обов'язками. Зрештою вирішили без мене, а я отримав резюме зустрічі вже постфактум. Цей випадок змусив мене вибити доступи до особистої пошти, календаря, внутрішніх ресурсів та IM'ів з усіх моїх мобільних пристроїв. Пара налаштувань нотифікацій, і тепер у будь-який момент я знаю, що відбувається навколо моїх проектів. Ні, я не працюю у вихідні, але можу приділити кілька хвилин на читання тієї ж кореспонденції. І тепер у мене є впевненість у тому, що виходячи на роботу в понеділок (будь-якого іншого дня тижня) я маю актуальний стан справ. Це допомагає мені одразу включатися в роботу, а не розпочинати день із чергового планування та актуалізації питань.
Щодо тимчасових записів, то тут все просто. Раніше я довіряв своїй пам'яті майже на 100%, я ніколи не резюмував зустрічі, не записував нічого. І справлявся. Але на посаді ПМА потік інформації, який через мене сильно зріс, запам'ятати все стало проблемою. Для початку я спробував робити нотатки у тому ж Evernote'e. Але не прижилося, я мав дискомфорт через низьку швидкість запису. З'явився щоденник, який треба було якось систематизувати. Це також стомлювало і займало певний час. У результаті я користуюся звичайним листом А4, на який заношу щось здовгостроковою перспективою, а все короткострокове чудово запам'ятовую. Після вирішення завдання цей аркуш викидається, натомість заводиться новий. Жодної систематизації, а таке ведення записів дає мені відчуття легкості та «чистої голови». Суб'єктивно, але мені помагає.
Після всіх перерахованих заходів мій KPI виріс досить значно. Це здорово, але я розумію, що є низка проблем, над якими мені потрібно ще працювати. А найбільша моя помилка насправді полягає в тому, що я практично не приділяв жодної уваги організації своєї праці. Що ж, урок засвоєно.
Всім дякую, і всім гарного продуктивного дня.
А у нас тут можна отримати грант на тестовий період Яндекс.Хмари. Варто лише у полі «секретний пароль» запровадити «Хабр»