Електронний документообіг FossDoc

Прикладом рішення, що автоматизує діловодство та документообіг на базі платформи FossLook, є Система електронного документообігу FossDoc розробки ФОСС-Он-Лайн. Дана система включає набір типів документів, що використовуються в класичному діловодстві - Вхідний лист, Службова записка, Звернення громадян, Наказ і багато інших. Ці документи можуть бути введені безпосередньо, а також можуть бути підготовлені з використанням механізму проектів документів. Проекти передбачають спільну розраховану на багато користувачів роботу за погодженням документа з фіксацією результату на кожному етапі узгодження (версії документів).

Також FossDoc підтримує автоматичну нумерацію документів при реєстрації їх у канцелярії: можлива реєстрація як у головній канцелярії, так і в канцеляріях окремих підрозділів підприємства, де існує власна нумерація. Підтримується механізм накладання та виконання резолюцій. У Системі автоматизовано роботу відділу контролю за виконанням документів. Співробітники відділу контролю можуть встановити документ для контролю, призначити терміни виконання тощо.

У системі передбачено журнал обліку паперових копій документів, що видавалися співробітникам. Ведуться номенклатура справ та списання документів. Підтримуються аналітичні звіти про стан робіт з документів та зайнятості працівників.

СЕД FossDoc підійде як великим, і малим організаціям, як державної і комерційної форм власності. FossDoc містить у своєму складі модулі, що розширюють можливості системи. З повним переліком можливостей FossDoc ви можете ознайомитись на офіційному сайті продукту.

Нижче наведено основні функції FossDoc:

Сховище документів

Документи зберігаються централізовано в єдиній базі даних, яка може бути під керуванням MS SQL Server, My SQL або Oracle. У системі є потужні засоби пошуку документів (включаючи повнотекстовий пошук). Подробиці про СУБД для платформи FossLook та СЕД FossDoc можна прочитати у статті.

Поштовий сервер

Система забезпечує функції повноцінного поштового сервера. Усі поштові повідомлення зберігаються у СУБД, з якою взаємодіє сервер FossDoc. До сервера підключаються клієнтські програми – робочі місця користувачів, які показують поштові повідомлення у відповідних скриньках. Користувач має доступ до своєї пошти з будь-якого комп'ютера, на якому інстальовано клієнтське програмне забезпечення – програма FossDoc Клієнт для Windows. Також ви можете підключитися до сервера, використовуючи звичайний веб-браузер - сервер надасть вам Web-інтерфейс. У свою чергу сервер FossDoc взаємодіє із зовнішнім модулем Internet Mail, який виступає як поштовий сервер. Через цей модуль поштові повідомлення надсилаються у зовнішній світ і надходять із нього. Ви можете створювати поштові скриньки користувачів як на власному домені, так і на зовнішніх поштових серверах типу gmail.com, mail.ru, тобто FossDoc виступає як клієнт для цих серверів. До модуля Internet Mail можна підключитися стандартними поштовими клієнтами, у тому числі з мобільних пристроїв за протоколами SMTP/POP3.

Бібліотеки документів

Ви можете спроектувати документи будь-якого типу та складності за допомогою функціоналу бібліотек документів FossDoc. Щоб швидко почати працювати з вашими документами, додайте поля, позначте функції, призначте документу папку та “роздайте” її користувачам – все просто. Докладніше у статті.

Маршрутизація документів

Історія та статистика роботи з документами

Електронний цифровий підпис (ЕЦП)

Необхідними умовами сучасного документообігу є гарантія справжності дій, виконаних користувачем, та цілісності введеної ним інформації, яку може забезпечити лише Електронний цифровий підпис (ЕЦП). Робота з ЕЦП.

Права та рівні доступу до документів та папок

Зв'язування документів між собою

FossDoc дозволяє створювати зв'язки між документами типу «головний-підлеглий», встановлювати перехресні посилання між документами, а також відстежувати дані зв'язку. Див. Зв'язування документів.