Етикетні листи

Статті на тему

Чи доводилося вам складати листи у ситуаціях, коли потрібно виявити увагу, продемонструвати участь, висловити подяку та ін.? До подібних листів належать листи-подяки, листи-вітання, листи-вибачення, листи-співчуття, листи-запрошення. Що ви знаєте про особливості їх оформлення та змісту?

Етикет – слово французьке за походженням, спочатку означало “ярлик”, “етикетка”. Етикет – це правила поведінки культурної людини, найважливіший інструмент досягнення комунікативних цілей та водночас прояв загальної культури людини. Правила етикету застосовуються з урахуванням особливостей конкретної ситуації спілкування.

“Етикетні листи” – поняття збірне, воно включає кілька різновидів листів, складених над виробничих ситуаціях, а ситуаціях, коли треба проявити увагу, продемонструвати участь, висловити подяку та інших.

До етикетних листів належать листи-подяки, листи-вітання, листи-вибачення, листи-співчуття, листи-запрошення.

У цілому нині етикетні листи складаються як і, як і ділові (службові). Як правило, етикетні листи складаються на бланку листа, підписуються керівником організації чи іншою посадовою особою, якщо це право йому надано. В окремих випадках для написання етикетних листів можуть використовуватись спеціальні бланки, наприкладдля складання листів подяки (особливо якщо ці листи є формою заохочення), для складання листів-вітань або запрошень.

Шановний Олександре Сергійовичу!
Шановна Ольго Сергіївно!

Якщо лист звернено до колективу організації чи певної групи осіб, звернення може бути таким:

Шановні панове!
Шановні колеги!

При зверненні до VIP-персон (V.I.Р. – very important person) використовується звернення “Вельмишановний . ”. Особливо важливою персоною вважається як висока посадова особа (член уряду, губернатор, мер), а й заслужений діяч науки, мистецтва, відомий громадський діяч, депутат, керівник організації.

Лист подяки

Лист-подяка (подячний лист) – діловий лист, що направляється організації або особі з висловленням подяки за вчинені дії, надані послуги.

Ключовими фразами листів подяки є фрази:

Дякуємо Вам за …
Дякуємо за надану допомогу у …
Висловлюємо Вам свою подяку за …
Дозвольте подякувати Вам за … і т.п.

Приклади текстів листів-подяк:

Дякуємо за запрошення відвідати виставку “Інтероптика-2008”.

Сподіваємося, що ознайомлення з продукцією вашої фірми започаткує нашу співпрацю.

Семінар пройшов на високому науковому рівні, залучив широке коло учасників із наукових установ та вишів країни. Учасники семінару змогли ознайомитись із сучасними досягненнями в галузі риторики, розглянути проблеми риторичної освіти та підготовки кадрів викладачів риторики, ознайомитись з новою науковою літературою з даної проблематики.

Дякуємоколектив Інституту української мови ім. А.С. Пушкіна за чудову організацію та проведення науково-практичного семінару та за величезну працю з пропаганди риторичних знань.

Бажаємо Вам творчих успіхів та сподіваємось на плідну співпрацю.

Лист-вітання

Листи-вітання завжди підписуються. Якщо привітання оформлено на бланку листа, підпис оформляється так, як його оформляти в офіційних документах: вказівка посади особи, особистий підпис, розшифрування прізвища. Якщо поздоровлення оформляється не на бланку, підпис може виглядати узагальнено:

Ваші колеги,
Колектив компанії
Співробітники фірми та ін.

Під таким загальним написом, зазвичай, розташовуються власноручні підписи працівників, які побажали приєднатися до привітання.

Листи-вітання зазвичай складаються у вільній формі, проте існує й загальна схема листа-вітання:

звернення ("Шановний.");
вітання;
компліментарна частина;
побажання (благополуччя, процвітання, успіхів тощо);
заключна етикетна фраза;
підпис.

У листах-вітаннях використовуються такі ключові фрази:

Вітаємо Вас у зв'язку з …
Щиро вітаємо Вас із …
Прийміть наші щирі вітання через …
Сердечно вітаємо Вас з …

Приклади листів-вітань:

Щиро вітаємо Вас із обранням головою Ради директорів акціонерного товариства “ЕКСПОРОСТ”.

Ваш досвід та висока професійна підготовка послужать подальшому зміцненню становища Вашої компанії у системі зовнішньоекономічних зв'язків.

Сподіваємося на збереження та розвиток взаємовигідногоспівробітництва наших компаній.

Бажаємо Вам міцного здоров'я, успіхів та процвітання!

Вітаємо Вас із чудовим ювілеєм – 70-річчям! Вся ваша трудова діяльність пов'язана з металургійним виробництвом як в Україні, так і за кордоном.

Ви зробили величезний внесок у розвиток металургії у нас у країні та в цілій низці країн, що розвиваються, працюючи на керівних постах у Державному комітеті із зовнішніх економічних зв'язків.

Лист-співчуття

Лист-співчуття – лист, що складається у трагічних чи сумних життєвих ситуаціях (смерть, нещасний випадок, стихійне лихо та ін.) з метою висловлення участі та підтримки.

У листах-співчуттях використовуються такі фрази:

Висловлюємо Вам наші щирі співчуття щодо …
Висловлюємо Вам нашу глибоку скорботу щодо …

Приклади текстів листів-співчувань

Прийміть наші співчуття з приводу смерті (ім'я). Висловлюємо всьому вашому колективу своє щире співчуття. Ми завжди пам'ятатимемо добрі справи (ім'я) і розуміємо, як його не вистачатиме всім, хто його знав.

Прийміть наші співчуття та добрі побажання всьому вашому колективу.

З глибоким сумом ми дізналися про смерть професора (ім'я). Прийміть, будь ласка, співчуття від імені нашої кафедри з приводу смерті людини, чия праця зробила такий вагомий внесок у вітчизняну науку.

Передайте, будь ласка, наші співчуття і його сім'ї.

Лист-вибачення

Вибачальні листи, як правило, починаються такими фразами:

Просимо вибачення за те, що…
Дозвольте вибачитися за…
Щиро шкодуємо, що…
Прийміть наші щирі вибачення за…

Щераз просимо вибачення за…
Ще раз просимо вибачити нас через…
Просимо вибачення за…
Просимо вибачення за завдані незручності у зв'язку з…
Прийміть, будь ласка, наші щирі вибачення за…

Приклади текстів листів вибачення

В даний час оплата зроблена, і ми сподіваємося, що надалі це не повториться.

Ще раз просимо вибачення.

Ще раз прошу вибачити мені.

Гіпермаркет професійної інформації

Журнал "Довідник секретаря та офіс-менеджера" – провідний щомісячний журнал з підвищення кваліфікації для секретарів, помічників керівників, референтів, діловодів та офіс-менеджерів.