Факсимільний зв’язок на базі комп’ютерної телефонії
А. Альтергот, Д. Панфілов, С. Шаронін
Трохи історії
Факсимільні засоби передачі документів набули широкого поширення лише останні десятиліття. Раніше, через свою дорожнечу та специфічні особливості, вони використовувалися в дуже обмеженій сфері діяльності.
Перший телефакс був запатентований 1843 року шотландським винахідником Олександром Бейном. Його "записуючий телеграф" працював на телеграфних лініях і був здатний передавати лише чорні та білі зображення, без півтонів. Проте на той час це було величезним досягненням.
Через кілька років деякі ідеї Олександра Бейна знайшли своє застосування у різних сферах. У 1865 р. можливості факсимільної технології вперше були використані з комерційною метою Джованні Касселлі. Його пантелеграф (Pantelegraph) забезпечував передачу документів лінією, що з'єднує Париж з Ліоном. Пізніше до них приєдналися й багато інших міст. До 30-х років. XX століття системи, що використовують основні принципи, розроблені Олександром Бейном та Джованні Касселлі, вже широко використовувалися в офісах видавництв (для передачі свіжих випусків газет), державних служб (для передачі термінових документів), служб захисту правопорядку (для передачі фотографій та інших графічних матеріалів) .
Головним недоліком всіх цих факсимільних пристроїв було те, що обмін інформацією між ними був можливий лише за умови їхньої повної ідентичності, оскільки різні виробники використовували різні стандарти, технології та навіть деякі основні принципи. Це не дозволяло реалізувати всі можливості та зручності факсимільного зв'язку. Потрібно розробити єдині стандарти, які б дозволили будь-яким користувачам за допомогою додаткового обладнання обмінюватися інформацією нелише у мовному, а й у документальному вигляді.
У 1966 р. EIA (Асоціація електронних галузей промисловості) оголосила створення першого стандарту для факсимільного зв'язку - EIA Standard RS-328. Факсимільні апарати, що відповідають вимогам цього стандарту, стали відносити до так званої Групи 1. Однак американські виробники продовжували випускати телефакси, що не відповідали даному стандарту. Таким чином, обмін інформацією в документальному вигляді між Америкою та рештою світу залишався неможливим.
Апарати Групи 1, використовуючи аналогові сигнали обміну інформацією, забезпечували передачу однієї сторінки за 4-6 хвилин. Якість документів, що передаються, внаслідок малої роздільної здатності апаратів, було дуже низьким. Виробники всього світу працювали над покращенням якості та швидкості передачі документів, прагнучи скоротити час до трьох хвилин. Однак найбільші виробники факсимільного обладнання в Північній Америці не тільки продовжували випускати обладнання, що не відповідало специфікаціям Групи 1, а й використовували для обміну інформацією різні модуляційні схеми сигналу.
Сьогодні у всьому світі налічується понад 80 млн телефаксів і факс-модемів Групи 3. Автономні факсимільні апарати мають багато незаперечних переваг, але у них є й деякі недоліки, обумовлені значною мірою їх конструктивними особливостями.
Принцип роботи сучасних телефаксів
Недоліки телефаксів
Нова апаратура факсимільного зв'язку
ФАКС-СЕРВЕР
Прийом. Факс-сервер приймає кожне факсимільне повідомлення, що надходить, і зберігає його в загальній директорії або в персональній директорії користувача, сповіщаючи про це в першому випадку секретаря, а в другому - конкретногокористувача. Права доступу до обох директорій для кожного користувача можуть бути обмежені. Цим забезпечується збереження конфіденційності інформації, що приймається.
Зрозуміло, що збереження повідомлень, що надходять, в персональних директоріях користувачів є найбільш зручним, проте для реалізації такої можливості потрібно застосування спеціальних способів маршрутизації повідомлень. На сьогоднішній день актуальні такі два способи: ручна маршрутизація та розпізнавання тональних сигналів.
ФАКС НА ЗАПИТ
Системи факс на запит (ФПЗ) дозволяють автоматизувати обробку запитів абонентів з наданням їм факсимільних повідомлень Як показує практика, при обробці запитів вручну зазвичай виконується наступна послідовність дій. Абонент дзвонить за номером, на якому не встановлено телефакс, і запитує будь-який документ. Співробітнику потрібно знайти необхідний документ, дійти до телефаксу, встановити з абонентом нове з'єднання (відомо, що 75% викликів не досягають мети з першої спроби – зайнято, не відповідає, тощо) та надіслати документ. Цей процес зазвичай забирає щонайменше п'ять хвилин робочого дня, а під час передачі багатосторінкових документів тимчасові витрати ще більше. Якщо припустити, що в день доводиться обробляти 10 запитів, на кожен з яких йде п'ять хвилин, то виходить, що одна восьма частина робочого часу витрачається на виконання рутинної роботи. Якщо навіть запит надходить по лінії, на якій встановлено телефакс, то не кожен абонент, тим більше іногородній, може дозволити собі чекати, доки секретар знайде необхідний документ.
На сьогоднішній день, застосування систем ФПЗ є найкращим підходом до вирішення таких проблем. Системи ФПЗ дозволяють у ланцюжку абонент-співробітник-документ повністю виключить ланку "співробітник". Це досягається з допомогою широких можливостей взаємодії з абонентами. Саме за цією ознакою системи ФПЗ можна розділити на три види – простої відповіді, мовні та інтерактивні.
Можливості систем простої відповіді не виходять за межі наведеного прикладу. Вони прості в установці, їхнє технічне обслуговування полягає лише у поповненні бібліотеки документів. Все це обумовлює їх мінімальну, порівняно з іншими видами систем ФПЗ, вартість, що визначається факсимильною платою і програмним забезпеченням, що використовується. Вона може змінюватись від 450 дол. (за систему, яка обслуговує одну лінію), до десятків тисяч доларів (за системи, що обробляють одночасно десятки запитів).
Мовні системи ФПЗ, на відміну від систем простої відповіді, дозволяють абоненту вибирати документи, дотримуючись коротких мовних інструкцій. Система "піднімає трубку", вітає абонента та програє мовленнє меню. Різні пункти меню містять інформацію, що відповідає різним видам продукції або послуг, які пропонують організацію. У відповідь абонент може зробити таке: як у попередньому випадку, запровадити відомий індекс пропозиції та одразу отримати необхідний документ; натиснути клавішу, яка відповідає одному з пунктів меню; перейти на оператора. При виборі абонентом пункту меню система програє мовленнє повідомлення, яке містить інформацію про конкретні товари або послуги та відповідні їм індекси. Абонент вводить індекс, що його зацікавив (або кілька індексів), і отримує відповідно один або кілька документів.
Мовні системи дозволяють організовувати деревоподібні мовні меню з різним числом гілок та рівнів, інформація в яких може бути представлена як уфаксимільному, так і в мовному вигляді. Технічне обслуговування мовних систем полягає не лише у поповненні бібліотеки документів, а й у строгому контролі за структурою меню. Організація таких меню потребує акуратного та продуманого підходу. Вартість мовних систем, порівняно із системами простої відповіді, вища мінімум у півтора рази. Це пояснюється застосуванням додаткового апаратного забезпечення, для керування роботою якого також потрібні складніші програми.
Інтерактивні системи ФПЗ надають найвищий рівень сервісу. Вони складніші в установці та експлуатації, оскільки для створення документів, що висилаються, потрібно оперативне звернення до різних баз даних, а отже, інтеграція з ЛОМ. Відповідно, ціна таких систем є найвищою серед систем ФПЗ та визначається як вартістю апаратного та програмного забезпечення, так і вартістю послуг фахівців з її налагодження та запуску.
Інший режим – двох дзвінків – надає абонентам більш високий рівень сервісу. Абонент дзвонить на номер системи ФПЗ, вибирає необхідні документи та вводить номер телефаксу, на який слід надіслати потрібну інформацію. Відразу після закінчення розмови система встановить з'єднання та надішле затребувані документи. Відповідно, час, витрачений на передачу документів, оплачує власник системи ФПЗ. Багато сучасних мовних та інтерактивних систем ФПЗ надають такий спосіб доставки документів поряд з режимом одного виклику.
ФАКС-ПОСИЛКА
Системи факс-розсилки не мають загальноприйнятих стандартів. Їхні функції та можливості повністю залежать від виробника. Тим не менш, існує певний перелік вимог, на наявність яких слід звертати особливу увагу при виборісистеми. Тільки система, яка задовольняє цим вимогам, може гарантувати справді якісну доставку документів.
"Інтелектуальне" посилання. Нерідко при передачі факсимільних повідомлень відбуваються збої, в результаті яких документ передається не повністю. Для мінімізації тимчасових витрат слід купувати систему, яка здійснює досилання лише непереданих сторінок, а чи не всього документа. Це важливо під час передачі документів великого розміру.
Передача кількох документів. Важливою є можливість передачі кількох документів протягом одного з'єднання - один довгий виклик дешевше, ніж кілька коротких. Сьогодні пропонується мала кількість систем, що реалізують цю можливість.
Оновлення оригіналів документів у процесі роботи. Мається на увазі внесення змін до документа або алгоритму роботи системи без її відключення. Деякі системи реалізують цю можливість, інші вимагають звільнення всіх ліній – це може стати суттєвою проблемою для завантаженої системи факс-розсилки.
Види систем та їх встановлення
Організувати роботу будь-якої з наведених систем можна різними способами. Сучасні одноканальні факс-модеми з можливістю обробки мови та розпізнавання тональних сигналів зазвичай постачаються в комплекті з програмним забезпеченням, яке дозволяє реалізовувати будь-який з описаних програм КТ. Вони цілком підійдуть для малого підприємства.
Автори сподіваються, що описані тут системи змусять багатьох переглянути своє ставлення до можливостей факсимільного зв'язку та допоможуть багатьом організаціям знайти нові шляхи вирішення проблеми автоматизації роботи офісу та підвищення якості обслуговування своїх клієнтів.