Ферреро Україна, ЗАТ (DocsVision (СЕД)
Технологія: СЕД| підрядники - 558 проекти - 5612 | системи - 618 вендори - 310 |
| підрядники - 298 проекти - 2555 | системи - 160 вендори - 87 |
| підрядники - 236 проекти - 2283 | системи - 282 вендори - 171 |
Зміст
Комплексне рішення, що поєднує можливості Docsvision, SAP R3 та ABBYY Recognition Server.
Про компанію «Ферреро»
Передумови розвитку проекту
Планомірне збільшення інтенсивності операцій у транспортній логістиці, розширення переліку транспортних компаній – логістичних партнерів, а також необхідність оперативного надання документів на запит з'явилися передумовами для автоматизації процесу обліку повернення товаросупровідних документів. Завданнями даного проекту були спрощення процесу архівації документів, скорочення тривалих термінів обробки запитів на інформацію та копії документів, а також мінімізація помилок під час ручного введення та обробки даних. Усі перевезення товару прямим клієнтам та дистриб'юторам зі складу «Ферреро» здійснюють логістичні компанії-партнери. Загальна схема взаємодії наведено на рис. 1.
Мал. 1 Схема відправки товару замовникам та дистриб'юторам зі складу «Ферреро»
Схема обробки логістичних документів до розробки рішення виглядала так:
Керівництвом компанії було прийнято рішення про необхідність автоматизації рутинних процесів, пов'язаних з обробкою та зберіганням товаросупровіднихдокументів. Була потрібна оптимізація роботи з основними видами документів, одержуваних від замовника: товарної накладної, товарно-транспортної накладної та друкованими формами документів, що одержуються від клієнтів. Необхідно було розробити рішення, яке б спростило роботу та полегшило процес взаємодії зацікавлених підрозділів (відділ транспортного планування, групу складського адміністрування, бухгалтерія та оператори архіву), а також забезпечило вирішення наступних завдань:
- створення електронного архіву документації;
- автоматизація введення та обробки пакетів документів;
- можливість швидкого формування звітів (як в офісі, так і на виробництві);
- можливість оперативного надання копій документів на запит.
Вибір платформи для розробки рішення
З 2012 року в московському офісі та на кондитерській фабриці Ferrero у Володимирській області успішно функціонує рішення «Узгодження договорів» на платформі Docsvision, до якої було включено 150 працівників московського та регіональних офісів. Тому етап проекту автоматизації роботи з логістичними документами також було вирішено реалізувати на платформі Docsvision.
Унікальність проектного рішення
Комплексне рішення для "Ферреро" розробили фахівці компанії "АртАйТі Консалтинг" за участю компанії "Синтелект"; обидві компанії є партнерами "ДоксВіжн".
Унікальною рисою проекту стала інтеграція трьох систем: Docsvision, SAP R3 та ABBYY Recognition Server. Це дозволило максимально автоматизувати процес введення та обробки пакету товаросупровідних документів, а також подальшого відправлення їх у створений електронний архів.
Що зроблено у рамках рішення:
- Організованийелектронний архів
- Застосовано систему штрих-кодування для ідентифікації документів
- Застосовано систему ABBYY Recognition Server для розпізнавання штрих-кодів та підготовки документів для експорту до електронного архіву
- Встановлено потокові сканери
Як побудований процес
Процес починається з реєстрації факту відвантаження товару в обліковій системі SAP R/3, після чого DocsVision за допомогою стандартних інтеграційних сценаріїв передається повідомлення про новий документ з певними атрибутами. Запис про новий документ в архіві DocsVision чекає на надходження первинної документації.
Коли від транспортної компанії надходять підписані оригінали документів, під час їх обробки співробітником архіву включаються до роботи інтеграційні механізми між системами ABBYY та Docsvision.
ABBYY Recognition Server вирішує завдання щодо коректної ідентифікації паперових документів та автоматичного переведення їх в електронну форму. На цьому етапі також передбачена можливість формування винятків та повідомлень користувачу про необхідність повторного введення даних або ухвалення рішення за результатами розпізнавання.
Після розпізнавання файлу та його коректної ідентифікації відбувається встановлення відповідності між документом і записом в архіві СЕД Docsvision.
Потім відбувається прикріплення електронної копії файлу та проставлення відповідних позначок про надходження документів клієнта щодо даної поставки.
Автоматизований ділянку процесу був критичним щодо витрат зусиль і часу.
Мал. 2. Схема взаємодії систем у рамках решения.
Результати впровадження
Позитивні результати застосування цього рішення стали помітні вжена етапі дослідно-промислової експлуатації. До головних та очікуваних результатів можна віднести автоматизацію та суттєве збільшення швидкості обробки документів, прискорення термінів формування звітів та надання даних на запит. Крім того, якісно покращено комунікацію між відділами компанії.
Щорічний обсяг документів, що проходять через систему, – близько 10 000 документів загального документообігу та 60 000 комплектів первинних товаросупровідних. За розрахунками компаній-розробників, економія тимчасових ресурсів на операціях із цими документами з допомогою застосування рішення становить до 4000 годин на рік.
Терміни реалізації даного етапу автоматизації бізнес-процесів у компанії "Ферреро" склали близько 4 місяців.
Вадим Тамбовцев, керівник проекту, компанія «АртАйТі»:
«В результаті впровадження, здійсненого фахівцями «АртАйТі», не лише посилився контроль та чітке розуміння того, що відбувається з первинною документацією, а й спростилося життя рядових співробітників (відділу логістики, працівників складу та архіву), знизився вплив людського фактора при виконанні низки операцій ».
Артем Гвоздєв, менеджер додатків «Ферреро Україна»:
Основним критерієм вибору платформи для даного проекту була легкість в експлуатації, гнучкість у вирішенні поточних завдань, а також оцінка результатів кінцевої вигоди її використання. Система DocsVision вже зарекомендувала себе як хороша платформа для автоматизації корпоративного документообігу в рамках великих/середніх компаній, і також успішно впоралася з конкретним завданням у компанії «Ферреро».