Функції процесного підходу - Сутність процесного підходу, функції, особливості застосування
Функції процесного підходу
Огляд сучасної літератури дозволяє збірно подати управління як процес планування, організації, розпорядження, мотивації, керівництва, координації, контролю, комунікації, дослідження, оцінки, прийняття рішень, підбору персоналу, представництва та ведення переговорів чи укладання угод.
Зазвичай під час розгляду процесного підходу виділяють чотири основні функції, застосовні всім організаціям: планування, організація, мотивація і контроль.
Функції управління у процесному підході мають дві загальні характеристики: вони вимагають прийняття рішень, і всім необхідна комунікація. Прийняття рішень та комунікація відіграють роль сполучних процесів при здійсненні планування, організації, мотивації та контролю.
Розглянемо коротко чотири суттєві функції управління з погляду процесного підходу:
1. Планування. При плануванні керівник спочатку має сформулювати цілі організації. Потім, поставивши загальні завдання, повинен визначити, які конкретні роботи (завдання) необхідно виконати співробітникам організації у певний час. Щоб плани були реальними, а чи не ілюзорними, керівнику слід врахувати наявність всіх ресурсів як організації загалом, і кожного підрозділу окремо.
При плануванні керівник зобов'язаний щоразу чітко відповісти на три основні питання:
1) Де ми зараз?
2) Куди ми хочемо рухатися?
3) Як ми збираємося це робити?
Іншими словами, планування - це спосіб, за допомогою якого керівник намагається задати єдиний напрямок вектору зусиль усіх членів організації на досягнення її спільних цілей у певний відрізок часу. При цьомунеобхідно враховувати дві суттєві характеристики, властиві організаційним структурам, саме: горизонтальне і вертикальне поділ праці.
2. Організація. Після закінчення процесу планування керівник повинен організувати виконання запланованих робіт (завдань), оскільки без здійснення організаційних заходів самі собою плани, зрозуміло, у життя не втіляться.
Керівник повинен розподілити між структурними підрозділами роботи (завдання), а також відповідно до плану довести до виконавців порядок їх виконання та порядок взаємодії підрозділів (горизонтальний поділ праці).
p align="justify"> Важливим засобом, за допомогою якого керівник здійснює функцію організації в процесі управління, є видача завдань підлеглим йому лінійним керівникам і делегування їм необхідних повноважень (вертикальний поділ праці).
Лінійні керівники організують виконання поставлених завдань у підрозділах.
Рядові виконавці отримують інструкції та необхідні знаряддя праці для виконання конкретної роботи (завдання) відповідно до прийнятого керівника плану.
3. Контроль. Контроль - це щоденний поточний процес, покликаний забезпечити виконання планів організації.
Існують три аспекти управлінського контролю:
1) Встановлення стандартів - точне визначення конкретних проміжних цілей, які мають бути досягнуті у зазначений під час планування відрізок часу.
2) Вимірювання того, що було насправді досягнуто, та порівняння досягнутого з очікуваними результатами.
3) Визначення відхилень від початкового плану та виявлення причин відхилень з метою його коригування.
Кожна з названих функцій управління має здійснюватисяабо самим керівником підприємства чи підрозділу або за допомогою планової служби, але під ретельним та постійним контролем з боку керівника. Фактично детальне планування та постійний контроль – невід'ємні складові повноцінної праці будь-якого керівника.
4. Мотивація. З погляду процесного підходу мотивація - це процес спонукання інших до діяльності задля досягнення цілей організації. Керівнику слід визначити коло потреб своїх працівників та забезпечити їм спосіб задовольнити ці потреби через хорошу роботу. Іншими словами, керівник повинен знову ж таки самостійно вишукувати методи та засоби мотивації підлеглих працівників до продуктивної праці. В іншому випадку «навіть чудово складені плани і найдосконаліша структура організації не мають жодного сенсу».
При процесному підході акцентується у тому, що управління є безперервну серію взаємозалежних функцій.
Самі собою такі важливі управлінські процедури, як планування, організація та контроль, не становлять особливих труднощів. У цих областях напрацьовано конкретний практичний досвід, існують рекомендації та посібники щодо виконання названих процедур. Заслуга у цьому належить школі наукового управління, а також адміністративному та кількісному підходам.
Таким чином, проблема мотивації, як така, має бути начисто знята з порядку денного будь-якого керівника, що тільки дозволить спростити весь процес управління, зробивши його ефективним насамперед за рахунок всебічного сприяння з боку кожного працівника реалізації планів підприємства.
Як писав К. Девіс: «Різні види управлінської діяльності, як, наприклад, планування, організація, прийняття рішень залишаютьсяканонами, що не розкрилися, допоки лідер не приводить в дію важелі мотивації в людях і не спрямовує їх до поставлених цілей».
Слід зробити висновок, що шлях до спрощення процесу управління, а значить, до найвищої його ефективності лежить тільки через вирішення проблеми ефективної мотивації праці, яка є не просто однією з функцій управління, але без перебільшення можна сказати, еквівалентна за своєю значимістю всім іншим управлінським. функцій [3, стор 64-69].