Графіки інформаційних потоків
Узгодивши схему довкілля процесу, команда повинна створити карту процесу, що дозволяє поглянути на процес детальніше. Це буде схема інформаційних потоків першого рівня, і на ній будуть показані основні складові процесу субпроцеси. Кожен субпроцес зображується у вигляді кружка, з ідучими до нього і від нього входами та виходами у вигляді стрілок. Тут не потрібно включати в схему клієнтів та постачальників, як це було на схемі зовнішнього середовища процесу, тільки входи та виходи від них та до них. Таким чином, можна уникнути переускладнення схеми процесу і показати тільки інформацію, що є новою в порівнянні з попередньою схемою. Для процесу, показаного на рис.8.1, схема інформаційних потоків першого рівня буде виглядати так, як показано на рис. 8.3. Основні етапи процесу, зображені на малюнку такі:
Етап 1.Відділ з обслуговування покупців отримує замовлення від покупця, записує його і надсилає у відділ продажу та виробництва, а копію - у відділ технічної підтримки.
Етап 2.На основі інформації про замовлення покупця відділ технічної підтримки розробляє технічну специфікацію на тип харчової суміші, яка потрібна покупцю, і посилає її у відділ продажу та виробництва.
Етап 3.Використовуючи інформацію про замовлення покупця та технічну специфікацію, відділ продажу та виробництва оформляє замовлення на поставку, а також інформацію про поточний рівень запасів. Це замовлення та інформація передаються до планово-виробничого відділу.
Етап 4.Розробляється план виробництва для відділу з планування витрат сировини та матеріалів. Це робиться на основі інформації про продаж та запаси.
Етап 5.Відділ з планування сировини та матеріалів використовує виробничий план, номер контракту таінформацію про наявність транспорту та запасів сировини та матеріалів для розробки вимог до перевезення та плану потреби у матеріальних ресурсах.
Етап 6.Відділ планування перевезень виписує замовлення на транспортний засіб, використовуючи вимоги до перевезення та поточну інформацію від третьої сторони (перевізника). Інформація про затримки накопичується у відділі обслуговування покупців.
Після виконання цих кроків цех помелу виробляє необхідну кількість корму, готового до завантаження транспорту перевізника. Перевізник забирає продукцію та доставляє її до покупця.
Ця схема інформаційних потоків показує основні субпроцеси даного процесу та їхню взаємодію між собою для виробництва первинного виходу процесу, яким у даному випадку є тваринний корм, доставлений фермеру. Ця схема дозволяє побачити процес зверху, хоча при цьому немає можливості розглянути деталі основних субпроцесів. Досить рідкісний випадок у нашій практиці, коли було створено повне зображення процесу, який побачили всі члени команди. Кожен член команди персонально брав участь у створенні карти, пояснюючи свою роль у процесі, але швидше за все до цього моменту ніхто не мав чіткого уявлення про роль інших у цьому процесі. Серйозний реінжиніринг процесу можливий вже на цьому рівні, він може включати видалення субпроцесів або зведення декількох субпроцесів в один. Але щоб дійсно приймати такі рішення, команді слід мати більше інформації, що реально відбувається в кожному субпроцесі. Отже, потрібна й детальніша схема, яку можна отримати за допомогою побудови схем інформаційних потоків другого рівня.
Схеми інформаційних потоків другого рівня виходять,якщо взяти кожен гурток із схеми інформаційних потоків першого рівня та розписати його основні елементи. У результаті виходить набір схем, кількість яких дорівнює числу схем на графіку першого рівня. Кожна схема представляє основні елементи субпроцесу, який деталізує, і також малюється у вигляді схеми інформаційних потоків.
Виділення рівнів інформаційних потоків За допомогою описаного способу можна побудувати тривимірну карту, що зображує процес, його субпроцеси і т. д. Схема інформаційних потоків другого рівня на основі етапу 4 на рис. 8.3 показано на рис. 8.4.
Мал. 8.4 показує основні складові етапу 4, кожен з яких представлений у вигляді гуртка з входами та виходами. Таким чином, весь процес можна розбити за допомогою виділення різних рівнів процесу на більш дрібні складові процесу. Там, де основні кроки є набір окремих дій і рішень, краще замість схеми інформаційних потоків використовувати алгоритмічну форму запису, алгоритмічну схему. Структурний аналіз процесу починається таким чином із найвищого рівня, зі схеми зовнішнього середовища процесу, потім послідовно спускається вниз на великі рівні деталізації та закінчується на найнижчому рівні у вигляді схеми алгоритму. Ми коротко опишемо деякі принципи створення схем алгоритмів, але спочатку потрібно розглянути деякі потенційні труднощі, що виникають під час використання SPA, і надати рекомендації, як їх уникнути.