Характеристика на працівника коли можна відмовити у цьому документі

Статті на тему

Часто в сучасному світі характеристика працівника сприймається швидше як пережиток радянського часу. А насправді вона є досить затребуваним документом. Випадків її надання маса не тільки при працевлаштуванні на новому місці, а й найчастіше її вимагають і суди при розгляді справ, і правоохоронні органи, і якщо Ваш працівник вирішив усиновити дитину, то їй також знадобиться характеристика. Навіть взяття іпотеки у банках часто не обходиться без цього паперу.

Правове підґрунтя надання характеристики на працівника

Що ж говорить про обов'язок надавати характеристику трудове законодавство нашої країни?

Трудовий кодекс України (далі - ТК РФ) зобов'язує роботодавця не пізніше 3 днів з дня подання працівником письмової заяви видати йому належне засвідчені копії документів, пов'язаних з роботою (копії наказу про прийом на роботу, наказів про переведення на іншу роботу, наказу про звільнення з роботи;виписка з трудової книжки;довідки про заробітну плату, період роботи у даного роботодавця та ін) (ст. 62 ТК РФ).

Завантажити документи зі статті:

Таким чином, якщо папір запитує ще чинний співробітник, то відмовити йому Ви не в праві, дещо інша ситуація складається у випадку, коли співробітник уже колишній.

Знайдіть потрібний вам зразок документа з кадрового діловодства в повній бібліотеці шаблонів журналу "Довідник кадровика". Експерти склали вже 2506 шаблонів!

Однак такий обов'язок покладено на компанію лише при зверненні співробітників, тобто фізичних осіб, які перебувають з ним на даний момент у трудових відносинах.

Що стосуєтьсяпитання видачі зазначених документів у подальшому, після розірвання договору, то законодавстві не міститься вказівки на такий обов'язок організації.

Законодавством передбачено випадок видачі копій паперів підприємствами, установами та організаціями громадянам відповідно до заяв (Указ Президії ЗС СРСР від 04.08.1983 № 9779-X «Про порядок видачі та свідоцтва підприємствами, установами та організаціями копій документів, що стосуються прав громадян»). Однак цим документом встановлюється порядок видачі саме копій документів, а також виписок із них, що стосуються прав громадян, а не написання характеристик.

Поняття характеристики на працівника

З одного боку, характеристика – офіційний документ, який видається наймачем (як організацією, так і індивідуальним підприємцем) співробітнику у різних ситуаціях. З іншого боку, характеристика є “відкликання” керівника про співробітника, про його ділові якості.

Для всіх фахівців найбільш звична характеристика потреб зовнішніх організацій. Однак з метою, наприклад, підвищення співробітника або переведення його в інший відділ як підстава може бути позитивна характеристика. Такий вид документа буде внутрішнім, що не виходить за межі однієї компанії.

Оскільки в характеристиці необхідно якнайточніше розкрити як професійний, і особистісний портрет співробітника, найкраще якщо її становитиме безпосередній керівник. Але найчастіше, безпосередній керівник розглядає такий обов'язок як суто формальний і надає їй істотного значення. Через війну написання передається підлеглим і зводиться до формальної “відписки”.

Не виключається складання цього документа та відділом кадрів, хочаспівробітникам цього підрозділу складно об'єктивно оцінити працівника, що характеризується, тому що вони не працювали в безпосередньому контакті.

Але найкращим буде варіант, коли характеристику становлять спільно відділ кадрів та безпосередній керівник структурного підрозділу.

Ще раз зазначимо, що за загальним правилом законодавство не зобов'язує роботодавців видавати характеристики колишнім працівникам.

При розгляді питання про прийом на роботу інші організації можуть звернутися до вас з письмовим запитом про видачу виробничої характеристики на працівника, який раніше працював у вас.

Персональні дані при написанні характеристики працівника

Під час підготовки відповіді на це звернення необхідно врахувати, що запитувана інформація відноситься до персональних даних Вашого колеги і може бути надана третім особам, тільки якщо колишній співробітник дав письмову згоду на передачу своїх персональних даних.

Персональні дані - інформація, необхідна роботодавцю у зв'язку з трудовими відносинами, що стосується конкретної людини. Обробка персональних даних - отримання, зберігання, комбінування, передача чи інше використання персональних даних працівника (ст. 85 ТК РФ).

Довідник кадровика у подарунок!

З метою забезпечення права і свободи людини і громадянина наймач під час обробки персональних даних зобов'язаний всі персональні дані громадянина отримувати в нього самого. Якщо персональні дані працівника можна отримати тільки в третьої сторони, то він повинен бути повідомлений про це заздалегідь і від нього має бути отримана письмова згода (п. 3 ст. 86 ТК РФ).

Отже, характеристику можна надати лише з письмового дозволу працівника.

Вимагати чи просити характеристику на працівника під час працевлаштування

Трудовий кодекс України містить перелік документів, які під час прийому працювати компанія може вимагати у працівника (ст. 65 ТК РФ). Характеристики у тому числі немає. При цьому вимагати від особи, що надходить на роботу, документи, крім передбачених ТК РФ, іншими федеральними законами, указами Президента України та постановами Уряду України забороняється. Ігнорування цієї норми закону розглядатиметься як порушення трудових прав громадянина і тягне за собою адміністративну відповідальність для компанії.

Звичайно, попросити надати подібний папір кандидата Ви можете, але в жодному разі його не вимагати і не загрожувати накладенням на його санкцій (відмова у прийомі на роботу).

Насамперед наймачеві необхідно з'ясувати причину потреби такого документа і за відсутності безпосереднього керівника, на наш погляд, можна обмежитися виписками з посадової інструкції колишнього працівника та наданням йому копій усіх документів, пов'язаних з роботою.

Структура характеристики на співробітника з місця роботи

Якщо ви все ж таки вирішите видати написати колишньому співробітнику саме характеристику, то зверніть увагу на те, як прийнято її оформлювати. Що практично прийнято оформлювати характеристику в друкованому вигляді, але допускається і рукописний варіант (обов'язково з усіма необхідними реквізитами).

Причини складання характеристики може бути різними, тому й сам документ може бути однаковим всім випадків. Умовно в тексті параметри можна виділити кілька блоків.

Дані роботодавця та громадянина у характеристиці на працівника

Як правило, характеристика оформляється на фірмовому бланку компанії та незаймає за обсягом більше однієї сторінки, у виняткових випадках допускається певне перевищення. Але все ж таки варто дотримуватися помірності. Також відзначимо, що різко негативна чи вкрай позитивна оцінка людини може бути розцінена, як неправдоподібна чи просто сказати “відписка” і не прийнята до уваги.

Узаголовній частині зазначаються найменування документа (характеристика), повністю прізвище, ім'я та по батькові працівника, а також посада.

Уанкетних даних вказують прізвище та ініціали працівника, рік народження, освіту. Повністю наводиться назва навчального закладу та вказуються терміни навчання у ньому. Якщо навчальних закладів кілька, то перераховують усі із зазначенням отриманої спеціальності. Також можна відзначити наявні заслуги у навчанні: диплом з відзнакою, науковий ступінь.

У третій частині вказуються дані про трудову діяльність співробітника. Зазвичай у цій частині містяться такі відомості: з якого року працює характеризований і на якій посаді розпочав свою діяльність у цій організації, на які посади та в які підрозділи перекладався. Також можна перерахувати значні результати діяльності (якими роботами керував, які виконав самостійно) та відомості про підвищення кваліфікації, отримання додаткової освіти, перекваліфікації та ін.

Ділові якості громадянина у характеристиці на працівника

Якщо попередні розділи можна назвати скоріше статистичними, тобто міститься лише констатація його біографічних даних. Те поточний розділ є тим, навіщо цей документ і складається.

Далі слід оцінитиділові якості працівника. Показники, якими проводиться оцінка, може бути досить різноманітними. Особлива увага потрібнаприділити професійну компетенцію. Оцінюючи її, враховуйте досвід роботи, рівень знань за фахом, а також знання співробітником законодавчих та інших нормативно-правових актів щодо його роботи. Якщо працівник цікавиться зарубіжним досвідом та застосовує його у своїй діяльності, цей факт також слід зазначити.

При складанні характеристики врахуйте специфіку запитуючої організації та внесіть необхідні пункти відповідно до запиту

Обов'язково вкажіть досягнення працівника на посаді, внесок у розвиток організації. Під досягненнями можна розуміти зростання виробництва завдяки цьому співробітнику, наприклад, у цеху, збільшення продажів, надану їм допомогу у проведенні семінарів.

Особисті якості громадянина у характеристиці на працівника

Особисті якості найкраще виявляються під час спілкування з колегами. Зазвичай, описуючи ці якості, використовують такі слова, як «доброзичливий», «комунікабельний», «порядний», «відповідальний», «працьовитий», який «активно робить кар'єру». Тут велике значення має відношення безпосереднього керівника до співробітника, що характеризується.

Оцінюючи ділових і особистих якостей працівника необхідно якнайточніше визначити рівень його знань і навичок. Він може бути:

дуже хорошим, високим (наприклад, «Має великий досвід», «Має високий рівень знань з.» або «Має глибокі знання в області.»);
достатнім (наприклад, «Має достатній досвід чи достатній рівень знань з.»);
невеликим (наприклад, «Недостатньо добре знайомий із питаннями в області.», «Має недостатньо глибокі знання з.»);
низьким – відсутність знань та досвіду (наприклад, «Не має навичок в області.», «Не має досвіду в області.»).

Характеристика на працівника: підіб'ємо підсумок

За загальним правилом, роботодавець має право відмовити колишньому працівникові у видачі характеристики. Замість неї ви можете надати інші документи, що характеризують роботу цього співробітника (копії посадової інструкції, накази про застосування дисциплінарних стягнень, заохочення та ін.).

Характеристика складається від третьої особи у теперішньому чи минулому часі. При необхідності в ній можна використовувати слова, які стосуються розмовного стилю мовлення.

Найкраще якщо характеристика буде надрукована 14-м розміром шрифту Times New Roman через міжрядковий інтервал (допускається і одинарний). Середній обсяг характеристики не повинен перевищувати одного аркуша формату А4. Документ роздруковується у двох примірниках. Потім ставиться підпис особи (керівника організації чи працівника, уповноваженого те що наказом), який видав характеристику, із зазначенням посади. Один екземпляр характеристики потрібно видати працівникові, а другий залишити у роботодавця.

Приклад характеристики на працівника з місця роботи