Ідеальний документ
СвітланаКнязєва, експерт «УНП»
Якщо співробітник купує товари для компанії власним коштом, а вона потім компенсує йому витрати, інспектори не проти визнання таких витрат у податковому обліку та звільнення їх від ПДФО. Але для цього вони вимагають подати заяву працівника та наказ про відшкодування витрат. У деяких інспекціях вважають ці два документи достатніми. Але в інших запитують ще й загальний наказ компанії про порядок відшкодування таких витрат (див. зразок). Тому, щоб перевіряючі не визнали компенсацію доходом, що оподатковується ПДФО, а також не зняли витрати з податку на прибуток та відрахування ПДВ з вартості придбаних товарів, такий наказ безпечніше мати в компанії. Він до того ж дозволить уникнути ситуації, коли надмірно ініціативні співробітники купують товари, яких компанія насправді не потребує.
Обов'язково також регламентувати порядок відшкодування витрат: протягом якого терміну співробітник повинен написати заяву про відшкодування витрат і які документи, що підтверджують, докласти до заяви, в який термін йому зобов'язані компенсувати витрати і т. д. У наказі можна зафіксувати максимальну суму покупок, яку співробітник може здійснити за рахунок власних коштів із подальшим відшкодуванням витрат.
Із наказом працівників необхідно ознайомити під розпис.
Товариство з обмеженою відповідальністю «Компанія»ПРИКАЗ № 139
Про порядок відшкодування витрат, здійснених співробітниками власним коштом на користь ТОВ «Компанія»
У зв'язку з необхідністю регламентувати порядок відшкодування працівникам витрат, здійснених ними за рахунок власних коштів на користь ТОВ«Компанія»,
1. Встановити, що працівники служби адміністративно-господарського забезпечення ТОВ «Компанія» вправі купувати товари (роботи, послуги) на користь підприємства з допомогою власні кошти з наступним відшкодуванням їм расходов.
2. Придбання товарів (робіт, послуг) за рахунок власних коштів співробітників здійснюється, тільки якщо це необхідно з метою своєчасного забезпечення виробничої діяльності ТОВ «Компанія» товарами (роботами, послугами), що придбаються, і при цьому співробітник не має можливості попередньо отримати гроші під звіт.
3. Подати заяву з проханням компенсувати здійснені на користь компанії витрати та документи, що підтверджують вартість покупки, співробітник зобов'язаний протягом 15 робочих днів з дня придбання товарів (робіт, послуг). Заяву про відшкодування видатків візує керівник служби адміністративно-господарського забезпечення.
4. Встановити, що максимальна сума разового придбання товарів (робіт, послуг) у сфері підприємства з допомогою власні кошти співробітників має перевищувати 50 000 (п'ятдесяти тисяч) рублів.
5. Головному бухгалтеру Петрової А. П. забезпечити виплату компенсації працівникам протягом 10 робочих днів з дня подання відповідної заяви та підтверджуючих документів.
6. Інспектору з кадрів Смирнової В.В. ознайомити працівників служби адміністративно-господарського забезпечення ТОВ «Компанія» із цим наказом.
Генеральний директор ТОВ «Компанія»Іванов (Іванов І.І.)
Із наказом ознайомлені:
Керівник служби АХОХаванов (Хаванов І.В.)