Ієрархічна структура робіт у Microsoft Project - Управління проектами

Навіщо потрібна ієрархічна структура робіт

Ієрархічна структура робіт відповідає наступним вимогам проекту:

Під час створення ІСР важливо переконатися, що формат ІСР стандартизований у всьому портфелі проектів. Це гарантує можливість легкого вилучення даних із конкретного проекту та формування архіву даних про проекти на майбутнє протягом деякого часу.

Компоненти структури декомпозиції робіт

Істотні компоненти ІСР перераховані нижче:

  • Рівні ІСР : Вся робота, що виконується в проекті, групується в ієрархічні рівні, причому верхні рівні зображують основні результати проекту, а нижні рівні зображують дрібні операції, виконати які потрібно для досягнення результату. Число і складність рівнів ІСР залежать від розміру та особливостей проекту.
  • Словник ІСР : Словник ІСР є важливою частиною ІСР і детальніше описує кожен елемент ІСР. Він дає докладні відомості про виконувану роботу, операції та контрольні точки, оцінки вартості, необхідні ресурси, та інформацію про договір для кожного елемента ІСР. Основна мета словника ІСР – усунути будь-яку неясність щодо змісту робіт.
  • Кодові числа ІСР : Кодове число ІСР є унікальним ідентифікатором для кожного елемента ІСР і має легко розширюватися, щоб вмістити будь-які наступні зміни ІСР.
  • Формат наочного уявлення : ІСР може бути представлена ​​різними способами, залежно від зручності використання для проектної групи та організації. Типові формати для представлення структури ІСР:
  • Структурне уявлення: У цьому форматі ІСР зображується за допомогою різних рівнів відступів, зсупутнім кодовим числом ІСР кожного елемента.
  • Табличне уявлення: У цьому форматі ієрархічна структура ІСР зображується за допомогою стовпців таблиці.
  • Деревоподібна структура: У цьому форматі ІСР зображується за допомогою деревоподібної структури, в якій кожен дочірній елемент лінією з'єднаний із батьківським елементом. Батько зображує вищий рівень, що розбивається на дочірній елемент.
  • Елемент ІСР : Кожен компонент ІСР та його властивості утворюють елемент ІСР.
  • Пакет робіт : Компонент ІСР найнижчого рівня для кожної гілки ІСР називається пакетом робіт. Пакет робіт також включає операції графіка і контрольні точки, які слід досягати для виконання результату пакета робіт. Однією з головних проблем, з якими керівники проектів зустрічаються під час створення ІСР, є вибір правильного розміру для пакета робіт. Занадто великий пакет робіт означає слабкий контроль за операціями. Аналогічно, керування надто маленьким пакетом робіт вимагає багато сил. Правило 8/80, яке часто дотримується керівниками проектів, свідчить, що розмір пакету робіт повинен бути не менше 1 години і не більше 80 годин.

    • Створення ІСР у Microsoft Project за допомогою низхідного методу

    ІСР може бути створена за допомогою безлічі інструментів та методів. Одним із поширених методів створення ІСР є низхідний метод. Кроки, що виконуються при низхідному підході, перераховані нижче:

    1. Визначити кінцеву мету проекту. Це потребує детального аналізу документа масштабу проекту. У MS Project ввести з клавіатури ім'я кінцевої мети у полі "Ім'я завдання".
    2. Оцінити кінцеві результати, які мають бути створені для досягнення цілей, визначених на кроці 1. Ввести список кінцевих результатіврезультатів у полі "Ім'я завдання". Змістити праворуч усі субрезультати за допомогою клавіші з спрямованою вперед стрілкою в MS Project. Тепер ви маєте кінцевий результат, що складається із субрезультатів у MS Project.
    3. Розбити кінцеві результати на операції та продовжувати цю дію, поки не досягнуть рівня (пакет робіт), де ви можете контролювати та відстежувати окремі завдання. Уважно стежити, щоб кожен пакет робіт містив лише один результат. У MS Project для кожного субрезультату введіть список операцій. Повторювати цей процес, поки досягнуто рівень пакету робіт. Обов'язково продовжувати зміщувати праворуч кожен рівень. Зміщення вправо створює зв'язки між результатами та складовими субрезультатами. MS Project автоматично створює коди ІСР у полі структурного номера, що базується на загальній структурі кожного завдання/операції. Ці структурні номери змінюються під час переміщення завдання на інший рівень чи місце.
    4. Переоцінити всю ІСР після ґрунтовного мозкового штурму разом із проектною групою та ключовими зацікавленими особами. Метою має бути досягнення згоди щодо здійснення успішного планування проекту, що у свою чергу гарантує успіх вашого проекту.

    Низхідний метод створення ІСР зазвичай застосовується, коли керівник проекту та проектна група мають недостатній досвід у створенні ІСР, або коли вимоги до проекту не повністю зрозумілі. Даний метод дозволяє керівнику проекту та групі поступово доповнювати ІСР після кількох нарад та мозкових штурмів.

    Вбудовування ІСР у графік проекту

    ІСР утворює основу для низки дій з управління проектами. Вона дає цінні дані для оцінки вартості, складання графіка та оцінки прогресу проекту.

    Щоб вбудувати ІСР у графік проекту зЗа допомогою MS Project потрібно додати додаткову інформацію в раніше створену вами деревоподібну структуру ІСР з відступами. Важлива інформація, яку треба додати, включає:

    • Тривалість: Повний час, необхідний виконання кожного завдання, має бути зазначено в ИСР.
    • Залежність завдань: Вказується зв'язок між завданнями. Можна встановити залежність з допомогою аналізу мережної діаграми, побудованої етапі складання графіка.
    • Обмеження: Потрібно встановити обмеження (якщо вони є) для кожного завдання. Обмеження також встановлюються на етапі аналізу графіка.
    • Дата початку завдання та дата завершення завдання: При заданні тривалості для кожного завдання MS Project автоматично обчислює дати початку та завершення завдання.
    • Імена ресурсів: Ви можете задати ресурси, натиснувши кнопку «Призначити ресурси».