ІНСТРУКЦІЯ ПРО ПОРЯДОК І ТЕРМІН ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ, ЩО ЗАПОЛНЮЮТЬСЯ НА ГРОМАДЯН, ЩО ЗВЕРНУЮТЬСЯ В РАЙОННІ
Безкоштовна консультація
Федеральне законодавство
- Головна
- НАКАЗ ФСЗ Україна від 13.07.94 N 98 "ПРО ЗАТВЕРДЖЕННЯ ІНСТРУКЦІЇ ПРО ПОРЯДОК І ТЕРМІНИ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ, ЩО ЗАПОЛНЮЮТЬСЯ НА ГРОМАДЯН, ЩО ЗВЕРНУЮТЬСЯ В ЦЕНТРИ ЗАПРОСУ ПРОЦЕНТІВ ЗАСТОСУВАННЯ ПРОЦЕНТІВ ПРОЦЕНТІВ ПРОЦЕНТІВ ПРОЦЕНТІВ ПРОЦЕНТІВ ПРОЦЕНТІВ ПРОЦЕНТІВ ПРОЦЕНТІВ ПРОЦЕНТІВ ПРОЦЕНТІВ ПРОЦЕНТІВ ПРОЦЕНТІВ
ІНСТРУКЦІЯ ПРО ПОРЯДОК І ТЕРМІН ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ, ЩО ЗАПОЛНЮЮТЬСЯ НА ГРОМАДЯН, ЩО ЗВЕРНУЮТЬСЯ В РАЙОННІ І МІСЬКІ ЦЕНТРИ ЗАНЯТОСТІ НАСЕЛЕННЯ ЗА ПИТАННЯМИ ТРУДОУС
1.1. Ця Інструкція встановлює обов'язковий всім районних і міських центрів зайнятості населення (надалі - центр зайнятості) порядок обліку та зберігання документів, заповнюваних на громадян, які звертаються до центрів зайнятості з питань працевлаштування.
Для організації роботи центрами зайнятості створюються районні, міські, районні (у містах) архіви.
1.2. Контроль за виконанням цієї Інструкції доручається директора центру зайнятості.
2.1. До документів, що заповнюються на громадян, які звертаються до центру зайнятості з питань працевлаштування, та підлягають зберіганню в архіві, належать:
- картки персонального обліку громадян, які шукають роботу, та документи, що додаються до них, що подаються громадянами та заповнюються фахівцями центру зайнятості (надалі - картки обліку);
- картки обліку громадян, які звернулися за консультацією.
2.2. Картки обліку безробітних громадян та документи, що додаються до них, що подаються громадянами та заповнюються фахівцями центру зайнятості, складають особові справи безробітних.
Вилучення із зазначених справ будь-яких документів до закінчення терміну їх зберігання забороняється.
2.2.1. Особисті справи безробітних громадян, період безробіття яких зараховується дотрудовий стаж відповідно до пункту 2 статті 30 Закону України "Про зайнятість населення в Україні", підлягають зберіганню 75 років - "В" в архіві центру зайнятості.
Обчислення терміну зберігання документів цього виду слід проводити з урахуванням віку людини (позначеного буквою "В") на момент закінчення справи.
Тривалість зберігання справи після її закінчення діловодством повинна дорівнювати різниці 75 років - "В", де "В" - вік особи на момент закінчення справи.
Наприклад, якщо на момент зняття з обліку вік безробітного громадянина дорівнював 40 років, то термін зберігання його особової справи в архіві центру зайнятості дорівнюватиме різниці 75 років - 40 років = 35 років.
2.2.2. Особисті справи безробітних громадян, період безробіття яких відповідно до Закону України "Про зайнятість населення в Україні" не зараховується до їх трудового стажу, мають строк зберігання 3 роки.
2.3. Тимчасовому зберіганню підлягають такі документи:
- картки обліку громадян, заповнені на осіб, які не визнані безробітними (громадяни, зайняті трудовою діяльністю; особи, які не досягли 16 років та ін.);
- картки громадян, які звернулися за консультацією.
Строк зберігання документів, зазначених у п. 2.3, – 1 рік.
3.1. Картки обліку громадян та особисті справи безробітних, знятих з обліку, після закінчення календарного кварталу року здаються до архіву центру зайнятості.
Особисті справи безробітних громадян, які були зняті з обліку у зв'язку з професійною підготовкою, підвищенням кваліфікації, перепідготовкою за направленням служби зайнятості, передаються до архіву після закінчення навчання громадян.
Передача документів до архіву здійснюється за Журналом (Додаток 1).
3.2. Особисті справи безробітних вносяться до журналу передачісправ до архіву центру з алфавіту прізвищ.
Відбір особових справ безробітних громадян, які підлягають зберіганню 75 років - "В", здійснює спеціаліст із працевлаштування.
3.3. Картки обліку громадян, які шукають роботу, та громадян, які звернулися за консультацією, зазначені в пункті 2.3 Інструкції, повинні бути сформовані в окремі картотеки та передаватися до архіву центрів зайнятості із зазначенням у журналі загальної кількості карток у кожній картотеці (при цьому картки обліку громадян у картотеках повинні розташовуватись у хронологічному порядку за датою зняття особи з обліку), а всередині хронологічного періоду – за алфавітом прізвищ.
3.4. Архів центру зайнятості після закінчення календарного року проводить оформлення та опис особових справ безробітних, які мають термін зберігання 75 років - "В", та надійшли до нього за попередній рік.
Оформлення та опис справ включає такі види робіт:
- нумерацію аркушів у справі,
- складання завірювального напису справи,
- оформлення обкладинки справи,
- Складання річних розділів описів особових справ (Додаток 2).
Одночасно архів центру зайнятості проводить роботу з виділення до знищення документів, терміни зберігання яких минув, оформляючи її результати відповідними актами (Додаток 3).
3.5. Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання допускається зберігати у скорозшивачах, не проводити пересистематизацію документів у справі, аркуші справи не нумерувати, засвідчувального напису не складати.
3.6. Розміщення документів у архіві центру зайнятості.
Усі документи, що надходять до архіву центру зайнятості, розміщуються на стелажах і розташовуються в порядку щорічних надходжень.
Особисті справи безробітних громадян, зазначені у п. 2.2.1 (зі строкомзберігання 75 років - "В"), розміщуються окремо від справ, що підлягають зберіганню 3 роки та 1 рік.
4.2. Використання документів проводиться лише за дозволом директора центру зайнятості.
5.1. Архівні довідки видаються на підставі запитів громадян чи організацій.
5.2. Архівні довідки складаються на підставі документів (оригіналів або завірених копій), що зберігаються в архіві та належать до питання заяви. Використання незавірених копій визначається в тексті довідки ("незавірена копія").
5.3. Архівні довідки складаються на бланку центру зайнятості із позначенням назви документа: "Архівна довідка".
У довідці наводяться назви документів, їх дати та викладаються відомості, що є у цих документах.
При цьому виклад дається в хронологічній послідовності подій, а не документів, в яких вони висвітлюються, допускається наводити у довідці витяги з документів, укладаючи їх у лапки.
Після тексту довідки розміщуються архівні шифри документів, що стали підставою для складання архівної довідки (номери фондів, описів справ та аркушів справ).
5.4. Архівна довідка підписується директором центру зайнятості та особою, яка відповідає за архів.
Довідка засвідчується гербовою печаткою центру зайнятості. Копія архівної довідки без друку, засвідчена укладачем, залишається у справі.
5.5. До архівної довідки можуть бути додані копії документів та витяги з них, що підтверджують відомості, наведені в архівній довідці.
5.6. Машинописні архівні копії (виписки) складаються на бланку листи центру зайнятості з позначенням назв: "Архівна копія", "Архівна виписка".
Назва документа, його номер та дата відтворюються повністю. Зміст архівної копії документамає відповідати питанню заяви.
В архівній виписці зв'язність змісту та точний зміст кожного вилучення з тексту документів не повинні порушуватись. На початку та наприкінці кожного вилучення з документа, а також у місцях пропуску окремих слів ставиться багатокрапка.
Окремі слова та висловлювання справжнього документа, що викликають сумніви щодо їх достовірності, повинні обумовлюватися словами: "так у документі".
Після тексту архівної копії (виписки) вказується архівний код документа.
5.7. Архівні копії (виписки) засвідчуються підписом особи, відповідальної за архів, та гербовою печаткою центру зайнятості.
На архівних копіях, виготовлених фото- або електрографічним способом, пошукові дані проставляються на обороті кожного аркуша, засвідчувальний напис та друк – на обороті останнього аркуша документа.
Порядок видачі архівних копій та архівних виписок аналогічний порядку видачі архівних довідок.
6.1. Для забезпечення збереження документів в архіві мають бути створені оптимальні умови зберігання документів, що забезпечуються:
- наданням приміщення для архіву,
- обладнанням приміщення архіву засобами пожежогасіння, охоронною та пожежною сигналізацією,
- застосуванням обладнання для зберігання документів (стелажів, коробок),
- Створенням оптимального температурно - вологісного та світлового режиму в приміщенні архіву, проведенням санітарно - гігієнічних заходів.
6.2. Приміщення для архіву має бути ізольованим, безпечним у пожежному відношенні, гарантуватиметься від затоплення.
У ньому має бути газових, водопровідних, каналізаційних та інших магістральних трубопроводів.
Зовнішні двері приміщення архіву повинні бути оббиті металевим.листом, на вікна приміщення, розташування яких дозволяє доступ ззовні, встановлюються орні металеві грати із замками, опечатаними пломбіром.
6.3. У приміщенні архіву прокладається прихована електропроводка, застосовується напівгерметична освітлювальна арматура.
6.4. Основним протипожежним обладнанням архіву є вуглекислотні вогнегасники.
6.5. Приміщення архіву має бути обладнане пожежною сигналізацією.
6.6. Розміщення документів в архіві має бути раціональним та проводитися з урахуванням:
- щорічного руху справ (прийом та знищення справ),
- Оперативного використання документів.
Зразок заповнення журналу
| Здав: | підпис, дата |
| Прийняв: | підпис, дата |
| Найменування центру зайнятості |
Стверджую Директор центру зайнятості Підпис Розшифровка підписи
| N п/п | Заголовок справи (томи, частини) | Дата справи (томи, частини) (за датою зняття особи з обліку) | Строк зберігання справи (томи, частини) (рік закінчення зберігання справи) | Кількість листів у справі (томі, частини) | Прим. |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
До цього опису внесено ____________ (цифрами та прописом) справ з N ___ за N ____
| Найменування посади укладача опису | Підпис | Розшифровка підпису |
| Найменування центру зайнятості |
Затверджую Директор центру зайнятості Підпис Розшифровка підписи
На підставі Інструкції "Про порядок та строки зберігання документів, що заповнюються на громадян,звертаються до районних та міських центрів зайнятості з питань працевлаштування", затвердженої Наказом ФСЗ України від ____ N ____, виділено до знищення такі документи: