Інструкція про порядок видачі грошей під звіт, надання працівниками звіту про витрачені
Ця Інструкція визначає порядок видачі грошей під звіт, надання працівниками звіту про витрачені підзвітні суми та розрахунки з працівниками за залишками/перевитратами підзвітних сум.
1. Порядок видачі під звіт.
1.1. Для отримання готівки працівник пише заяву про видачу грошей під звіт (далі - заяву) за встановленою формою (Додаток N 1 до цієї Інструкції) на ім'я генерального директора ТОВ "Криптопром" або особи, яка виконує його обов'язки (далі - керівника), із зазначенням цілей витрачання заявленої суми грошей. Заява подається до бухгалтерії не пізніше ніж за 2 робочі дні до зазначеної в заяві передбачуваної дати видачі грошей.
1.2. Заява передається до бухгалтерії для візування. Бухгалтер перевіряє стан розрахунків організації з цим працівником за виданими йому раніше під звіт сумами, робить позначку у заяві про наявність чи відсутність непогашеної заборгованості працівника за підзвітними сумами та передає на підпис керівнику.
1.3. Заява розглядається керівником з урахуванням даних про наявність чи відсутність заборгованості працівника за виданими йому раніше під звіт готівкових коштів. За підсумками розгляду на заяві керівником проставляється відмітка про дозвіл/відмову у видачі грошей під звіт.
1.4. Заява приймається касиром організації за наявності дозвільної візи керівника. Касир видає працівникові схвалену керівником суму з оформленням видаткового касового ордера за уніфікованою формою N КО-2.
1.5. Привідсутність готівки в касі організації заява приймається касиром і ставиться в чергу з іншими аналогічними заявами підзвітних осіб. Видача коштів провадиться за цими заявами в порядку черговості, у міру надходження до каси організації готівки. Якщо на кінець робочого дня залишилися заяви, за якими не видано кошти, касир ініціює отримання готівки в обслуговуючому банку.
1.6. Термін, на який видаються готівка під звіт:
- Особам, що направляються у відрядження, - на термін відрядження;
- особам, які здійснюють господарські та інші витрати на користь організації, - терміном, рівний 3 робочим дням.
2. Порядок подання звіту з виданого авансу.
2.2. Терміни подання авансових звітів:
- за коштами, виданими при направленні у відрядження, - не пізніше 3 робочих днів з дня виходу на роботу;
- за коштами, виданими на господарські та інші витрати на користь організації, - протягом 3 робочих днів після дня закінчення терміну, який видано гроші під звіт.
Якщо працівник з об'єктивних причин (непрацездатність тощо) не може подати у встановлений термін авансовий звіт, то на підставі пояснювальної записки працівника термін подання авансового звіту продовжується до дня, коли працівник розпочав роботу.
2.3. Авансовий звіт перевіряється бухгалтером, підписується їм та головним бухгалтером, після чого передається для затвердження керівнику.
2.4. Невикористаний залишок коштів вноситься підзвітною особою до каси організації пізніше дня подання авансового звіту.
Перевитрата за авансовим звітом виплачується підзвітній особі протягом 2 робітниківднів із дня затвердження авансового звіту керівником.
2.5. У разі неподання авансового звіту у встановлений термін працівник зобов'язаний повернути видані йому готівку та подати пояснювальну записку у довільній формі на ім'я керівника із зазначенням причин порушення строку.
2.6. У разі неповернення (неповного повернення) у встановлений строк залишку виданих під звіт коштів заборгованість підзвітної особи погашається шляхом утримання з її заробітної плати з дотриманням обмежень, встановлених ч. 3 ст. 137, ч. 1 ст. 138 Трудового кодексу РФ.
3. Порядок документального підтвердження підзвітною особою витрат, зазначених у авансовому звіті.
3.1. Сума витрат, зазначена у рядку "Витрачено", повинна відповідати підсумковій сумі витрат, зазначених у таблиці на зворотному боці. У свою чергу, сума кожної витрати повинна бути підтверджена документом (документами).
3.1.1. Господарські та інші витрати (крім відрядження), підтверджуються такими документами:
- при придбанні товарів (надання послуг, виконанні робіт) - накладний, актом, рахунком, товарним чеком тощо;
- про здійснену оплату товарів (робіт, послуг) - чеком ККМ, квитанцією прибуткового касового ордера, бланком суворої звітності.
3.1.2. Витрати на відрядження підтверджуються такими документами:
- посвідченням про відрядження, з відмітками про день прибуття в місце відрядження і день вибуття з місця відрядження;
- рахунком готелю та документом про його оплату (чеком ККТ, бланком суворої звітності, сліпом або чеком електронного терміналу при проведенні операцій з використанням банківської картки, власником якої є підзвітна особа тощо);
- проїзнимидокументами, набутими підзвітною особою.
При придбанні працівником авіаквитка, оформленого у бездокументарній формі, підтверджуючими документами є:
- роздрук електронного документа - сформована автоматизованою інформаційною системою оформлення повітряних перевезень маршрут/квитанція електронного документа (авіаквитка) на паперовому носії, в якому вказано вартість перельоту;
- посадкові талони, що підтверджують переліт підзвітної особи за вказаним в електронному квитку маршруту.
При здійсненні проїзду електронним проїзним документом (квитком) на залізничному транспорті подається роздрук електронного квитка та контрольного купона (витяги з автоматизованої системи управління пасажирськими перевезеннями на залізничному транспорті), отриманого в електронному вигляді по інформаційно-телекомунікаційній мережі.