Інструкція з 1С для небухгалтерів (ч
Інструкція з 1С для небухгалтерів (частина 7)
Практичні прийоми роботи у програмі «1С:Підприємство»менеджера з продажу
Частина 7. "Замовлення покупця" - основний документ менеджера з продажу
Менеджер із продажу працює з видом документів «Замовлення покупця». Проведений документ «Замовлення покупця» свідчить про замовлення на продаж товару. Усі подальші дії, необхідні для відвантаження товару покупцю, виконуються обов'язково із документа «Замовлення покупця», у тому числі:
- Виставлення покупцю рахунку: ввести на підставі документ «Рахунок на оплату»;
- підготовка документів для внесення передоплати фізичною особою: друк Договору-замовлення;
- підготовка документів для доставки товару покупцям-фізичним особам: друк Замовлення-наряду, Розписки експедитора, Довіреності (необхідна у разі внесення передоплати, укладання договору-замовлення, якщо при доставці товар передається не особисто замовнику);
- Відображення оплати: ввести на підставі документ "Прибутковий касовий ордер" або "Платіжне доручення входить" (виконується бухгалтерією);
- Оформлення відвантаження: ввести на підставі документ «Реалізація товарів та послуг» (виконується бухгалтерією);
- Оформлення замовлення постачальнику: ввести на підставі документ «Замовлення постачальнику» (може виконуватися бухгалтерією).
Увага : сума будь-якого документа, введеного на підставі «Замовлення покупця», не може бути більшою за суму «Замовлення покупця». Загальнасума документів одного виду, введених на підставі «Замовлення покупця», повинна дорівнювати загальній сумі «Замовлення покупця».
При створенні нового документа «Замовлення покупця» необхідно послідовно заповнити наступні реквізити шапки документа:
- Контрагент (якщо новий, створюється елемент довідника, обов'язково проставляється прапорець «Покупець»);
— договір (якщо він не створився автоматично. Якщо під час введення нового контрагента при записі не було встановлено прапорець «Покупець», договір автоматично не підставляється. У цьому випадку необхідно встановити у контрагента прапорець «Покупець», записати елемент, увійти до реквізиту договору та створити елемент довідника "Основний договір" (вид договору - "з покупцем")). У договорі може бути заданий розмір передоплати (у відсотках), при якому можливе відвантаження товару;
- Очищується (видаляються дані) реквізит «Оплата».
Реквізити «Відвантаження» та «Оплата» використовуються у нашому обліку для відображення реальних дат повного відвантаження та повної оплати на замовлення. Це зручно для додаткового контролю над виконанням замовлень. Таким чином, порожній реквізит «Оплата»/«Відвантаження» свідчить про те, що замовлення повністю або частково не сплачено/не відвантажено.
У верхній частині вікна знаходиться панель інструментів (кнопок) документа.
Кнопка «Дія» містить усі можливі операції з документом, дозволяючи, наприклад, записати та закрити документ, скопіювати його, перечитати введену інформацію, знайти відкритий документ у журналі документів (якщо документ уже було збережено), скасувати проведення або встановити час.
За допомогою кнопки «Ціни та валюта…» можна вказати будь-яку валюту, зареєстровану у довіднику «Валюти», тип цін (за замовчуванням – «руб.», яка відповідає ціні на сайті безіндивідуальних знижок) та варіант обліку податків. При зміні даних показників автоматично буде перераховано ціни та податки в табличній частині документа.
Тип цін, валюти та податки встановлюються в налаштуваннях програми та не повинні змінюватися менеджерами.
Таблична частина «Замовлення покупця» містить інформацію про замовлені товари/послуги.
Перебуваючи в «Замовленні покупця», можна відкрити робоче місце менеджера з продажу (він відкривається в новому вікні поверх замовлення). Для заповнення табличної частини за допомогою відбору або швидкого пошуку знайти потрібний товар у списку, встановити курсор і натиснути «Enter». У вікні запиту ввести кількість. При заповненні можна також скористатися перетягуванням позицій номенклатури за допомогою миші.
Перейти до «Замовлення покупця» для остаточного заповнення: проставити ціну товару (якщо вона відсутня), за необхідності – запровадити розмір знижки.
Якщо замовлення остаточно підтверджено покупцем (обумовлено дату доставки або потрібно виставити рахунок/надрукувати договір-замовлення для внесення передоплати), то замовлення проводиться (відповідна іконка на панелі інструментів або кнопка «ОК»). Якщо замовлення попереднє, його треба просто записати (у цьому випадку вихід із замовлення тільки через «Закрити»). Стан замовлення (проведено/не проведено) можна побачити у самому замовленні над панеллю інструментів або в журналі документів «Замовлення покупців» — у непроведених замовлень зелена галочка відсутня.
Остаточним підтвердженням замовлення покупцем є внесена/надана передоплата або узгоджена з покупцем дата доставки товару. В цьому випадку необхідно:
1.Зарезервувати товар у наявних вільних залишках на складі або розмістити у замовленнях постачальникам (тобто в очікуваних)парафіях).
Резервування товару можливе двома способами:
На замовлення, що має поточну дату, для резервування товару достатньо натиснути кнопку «Заповнити та провести» у верхній частині вікна замовлення. При наступному вході на замовлення цього ж дня повторне натискання кнопки «Заповнити та провести» виведе на екран попередження «У режимі заповнення з проведенням документ буде проводитися оперативно. Продовжити?». Відповідь «Ні» (= проведення в неоперативному режимі) не змінює час замовлення та передбачає, що найменування та кількість товару не змінилося, і, відповідно, не змінює розміщення (резервування). Відповідь «Так» (= проведення в оперативному режимі) змінює час замовлення та, відповідно, розміщення (резервування) (навіть якщо найменування та кількість товару не змінилася).
Якщо замовлення має дату меншу за поточну, то для резервування (розміщення) або для зміни раніше зробленого резервування (розміщення) необхідно ввести «на підставі» документ «Резервування товарів». Документ "Резервування товарів" завжди повинен мати поточну дату. Кнопка «Заповнити та провести» доступна лише в оперативному режимі (про оперативний режим див. вище). На підставі одного «Замовлення покупця» може бути запроваджена будь-яка кількість документів «Резервування товарів». У цьому наступному документі у графі «Вихідне розміщення» показується резерв (розміщення) виходячи з попереднього документа «Резервування товарів».
Своєчасне резервування товару забезпечує достовірну оперативну інформацію про вільні залишки товарів на складі та в очікуваних парафіях!
2. У разі відсутності 100% передоплати — відобразити плановане надходження коштів (ввести «на підставі» однойменний документ).
У документі«Плановане надходження коштів» мають бути заповнені/скориговані наступні реквізити:
Дата приходу – погоджена з покупцем дата сплати;
Форма оплати – готівкова чи безготівкова (якщо планується надходження грошей до каси виходячи з касового чека – форма оплати готівкова);
Рахунок/Каса – реквізит має залишитися порожнім;
Сума платежу – за замовчуванням – сума замовлення, якщо планується до оплати менша сума, необхідно внести зміни.
Натиснувши кнопку «Аналіз» у документі «Замовлення покупця» можна отримати докладний звіт про стан замовлення покупця.
Якщо після оформлення замовлення він скасовується з будь-якої причини (відмова замовника, відсутність товару на складі тощо), то необхідно зробити таке:
— якщо на підставі замовлення не було введено жодних інших документів (перевірка: Перейти – Пов'язані документи), то достатньо зробити замовлення непроведеним;
— якщо на підставі замовлення були введені інші документи, необхідно ввести «на підставі» документ «Закриття замовлень покупців» та вказати причину закриття (наприклад, «Відмова покупця»).
Якщо після оформлення замовлення виникає необхідність провести йогокоригування, пов'язане із зміною товарних та фінансових домовленостей з покупцем (наприклад, змінити найменування товару, його кількість або ціну), то для збереження історії на замовленнярекомендується > вносити зміни на замовлення шляхом введення документа «Коригування замовлення покупця ».
Документ «Коригування замовлення покупця» завжди вводиться на підставі документа «Замовлення покупця». Скоригувати можна навіть частково виконане замовлення (щодо невідвантажених товарів). Таблична частина документа заповнюється невідвантаженими товарами за документомпокупця», виходячи з якого запроваджено документ коригування. При цьому враховуються всі раніше проведені коригування на замовлення покупця.
Документ «Коригування замовлення покупця» вирішує дві основні завдання: додавання та видалення позицій у табличній частині документа «Замовлення покупця».
У тому випадку, якщо необхідно провести заміну позиції номенклатури в замовленні, то в табличну частину документа «Коректування…» вводиться два рядки: позиція, яку потрібно видалити, вводиться зі знаком мінус (вводиться автоматично на підставі замовлення), а позиція, яку потрібно додати вводиться зі знаком плюс (додається користувачем, наприклад, за допомогою функції «Підбір»).
При коригуванні ціни або кількості за позицією номенклатури в табличній частині замовлення також вводиться два рядки: рядок зі старою ціною або кількістю зі знаком мінус (вводиться автоматичні на підставі замовлення) та рядок з новою кількістю або ціною зі знаком плюс (додається користувачем).
При введенні документа коригування на підставі замовлення покупця у документі «Коригування замовлення покупця» автоматично заповнюється графа «Розміщення». Для скасованих позицій після проведення документа відповідно до зазначеної схеми розміщення товар буде знято з резервування або буде скасовано розміщення на замовлення постачальників.
Для доданих позицій можна вказати нову схему розміщення, і після проведення документа товари будуть зарезервовані на складі або розмістяться на замовлення постачальників.
Після введення документа «Коригування замовлення покупця» у самому «Замовленні покупця» не відбувається змін, проте при оформленні документів на підставі цього замовлення враховуються всі введені коригування (наприклад, у документі «Реалізація товарів та послуг», що вводиться нана підставі скоригованого замовлення, з'являться товарні позиції (кількість, ціни) відповідно до останнього коригування).
Увага : Внесення змін до «Замовлення покупця», з яким є пов'язані документи (перевіряється через «Перейти» — «Зв'язані документи»), допускаєтьсятільки через документ «Коригування замовлення покупця»!