Інструкція з діловодства у філіях Ощадбанку України
діловодство.docx
Обсяг документообігу – кількість документів, що надійшли до філії Банку та створених у ньому за певний період.
Організаційно-розпорядчий документ – документ, у якому фіксується вирішення адміністративних та організаційних питань, а також питання управління, взаємодії, забезпечення та регулювання діяльності філії Банку, його підрозділів та посадових осіб, що носить розпорядчий характер: постанову та рішення колегіального органу; наказ; розпорядження.
Лист – вид документа, службовець засобом спілкування (підрозділів та посадових осіб) з юридичними та фізичними особами.
Оригінальний (офіційний) документ – перший або одиничний екземпляр офіційного документа.
Доручення - документ, який наказує виконання певних дій, заходів або підтверджує (що погоджує) доцільність запропонованих заходів, дій.
Доручення керівництва філії Банку - завдання керівникам підрозділів та окремим виконавцям, які містяться у розпорядчих документах та резолюціях.
Постанова – розпорядчий документ, який приймає Правління територіального банку.
Наказ – організаційно- розпорядчий документ, що видається керівником філії Банку (голова територіального банку, керуючий відділенням) з метою вирішення завдань, що стоять перед Банком і містить обов'язкове виконання припис підрозділам і окремим працівникам філії.
Професійна діяльність над ринком цінних паперів - види діяльності, зазначені у главі 2 Федерального закону “Про ринок цінних паперів” № 39-ФЗ, зокрема брокерська діяльність, дилерська діяльність, діяльність із управління цінними паперами, депозитарна діяльність.
Протокол – організаційно- розпорядчий документ, який фіксує хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах та засіданнях колегіальних органів.
Реєстрація документів – запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт створення, відправлення чи отримання.
Резолюція – реквізит, що складається із запису на документі, зробленої посадовою особою і містить прийняте ним рішення.
Реквізити документа – обов'язкові елементи оформлення офіційного документа.
Розпорядження – адміністративно-правовий документ, який видається керівником філії Банку з метою вирішення оперативних адміністративно-господарських питань.
Реєстр - перелік основних відомостей про документи, що надійшли у філію (підрозділ) Банку або надісланих ним.
Рішення – розпорядчий документ, який приймається на засіданні Рад відділення, Комітетів та Комісій, створених у тербанку та відділеннях.
Керівництво Банку – Президент, Голова Правління, Перший заступник Голови Правління, заступники Голови Правління.
Керівництво філії Банку:
- територіального банку – голова територіального банку, перший заступник голови територіального банку, заступники голови територіального банку;
- відділення - керуючий відділенням, заступники керуючого відділенням.
Керівники філії Банку - керівництво філії Банку, директори управлінь та начальники відділів, які мають право підпису відповідно до своїх посадових обов'язків та повноважень.
Службова інформація – відомості службового характеру, що містяться в офіційних документах філії Банку.
Довідка - документ, що містить текстову та/або табличнуузагальнену інформацію з конкретного питання, історії питання, про стан справ, показники, опис та підтвердження тих чи інших фактів та подій.
Облік документів – встановлення кількості та складу документів в одиницях обліку та фіксація належності кожної одиниці обліку до певного виду.
Філії Банку - відокремлені структурні підрозділи Ощадбанку України (територіальні банки або відділення), які не наділені правами юридичних осіб та діють на підставі Положень, що затверджуються Правлінням Ощадбанку України.
3. ВИМОГИ ДО ОРГАНІЗАЦІЇ ТА ВЕДЕННЯ ДІЛОВИРОБНИЦТВА
3.1. Відповідальність за організацію діловодства та дотримання вимог Інструкції у філіях Банку та його підрозділах покладається на їхніх керівників.
3.2. Вказівки та рекомендації Управління справами Ощадбанку України з питань ведення діловодства та архівної справи є обов'язковими для виконання всіма філіями Банку.
Організаційно-методичне керівництво, контроль за станом діловодства та архівної справи у філіях Банку та його підрозділах здійснюють діловодні служби (адміністративні управління (відділи), організаційні відділи (сектори) та їх підрозділи).
Діловодна служба формується з урахуванням структури конкретної філії Банку. Завдання, функції, порядок роботи регламентуються відповідними положеннями, складеними з урахуванням вимог Інструкції.
Права, обов'язки та відповідальність працівників діловодних служб визначаються посадовими інструкціями.
3.3. Ведення діловодства, раціональна організація документообігу, контроль за своєчасним виконанням документів, їх облік, збереження та своєчасне здавання в архів у структурних підрозділах філії Банкупокладаються на призначеного наказом чи розпорядженням по структурному підрозділу працівника, відповідального за діловодство - діловода.
3.4. Працівники філії Банку несуть персональну відповідальність за збереження документів, що знаходяться у них на виконанні. У разі звільнення, переміщення, вибуття працівника у відпустку, відрядження та в інших випадках усі невиконані ним документи мають бути передані за вказівкою керівника іншим працівникам з відповідною відміткою в облікових документах, а справи, взяті з архіву, здані до архіву. У разі звільнення діловода справи повинні бути передані за актом або за розпорядженням керівника підрозділу іншому працівникові, що виконує обов'язки співробітника, що звільнився, або прийнятому на цю посаду.
3.5. При зміні керівника філії Банку наявність та стан документів, що перебувають у діловодстві та в архіві, відображаються в акті приймання-передачі. Відповідно до облікових даних діловодної служби та архіву в акті приймання-передачі вказується окремо кількість справ, що перебувають у діловодстві за номенклатурою справ та кількість справ, що зберігаються в архіві, з виділенням відомостей про кількість справ, що належать до Архівного фонду України, та особливо цінних справ .
3.6. У філії Банку та його структурних підрозділах під час роботи з документами застосовується змішана система організації та ведення діловодства, що поєднує у собі принципи централізації та децентралізації.
Централізовано здійснюються (через діловодну службу):
- реєстрація організаційно-розпорядчих документів;
-прийом вступної та відправлення вихідної кореспонденції, діловодство за листами громадян, реєстрація внутрішніх документів, контроль доручень керівництва філії Банку,контроль за виконанням документів, довідкова робота, формування справ та їх зберігання, а також організаційно-методична та координаційна робота з питань документаційного забезпечення у філії Банку;
- Контрольно-аналітична робота за виконанням доручень колегіальних органів філії Банку.
Децентралізовано здійснюються (у підрозділах філії Банку):
- контроль виконання доручень за документами, листами, службовими записками, які централізовано не реєструвалися.
3.7. Підготовка проекту документа може бути доручена одному чи кільком структурним підрозділам, а також окремим посадовим особам. Під час створення проектів термінових і значних документів можуть створюватися робочі групи.
3.8. При оформленні документів повинні дотримуватись правил, що забезпечують юридичну силу, оперативне та якісне їх виконання, пошук, можливість обробки документів з використанням засобів обчислювальної техніки.
3.9. Конфіденційне діловодство ведеться відповідно до вимог документа /14/ та розділу 5.5 цієї Інструкції.
3.10. Керівники філії Банку та його структурних підрозділів несуть персональну відповідальність за здійснення заходів щодо забезпечення ефективного захисту банківської інформації.
3.11. Працівники контрольно-ревізійної служби мають доступ до всіх організаційно-розпорядчих документів, а також відомостей, що становлять комерційну таємницю, необхідних для проведення перевірок та здійснення постійного контролю.
3.12. Ведення діловодства, оформлення банківської документації у системі Банку здійснюються українською мовою.
3.13. Для автоматизованої роботи з документами використовуються типові проектні рішення та програмно-технічне забезпечення, сумісні з автоматизованими системами, які у центральному апараті Банку.
У процесі автоматизації діловодства має бути забезпечена повна сумісність технічних засобів, програм та форматів документів. При частковій автоматизації забезпечується сумісність традиційної та автоматизованої систем реєстрації та пошуку.
3.14. Автоматизація діловодства здійснюється за такими напрямами:
- підготовка та узгодження документів засобами обчислювальної техніки;
- реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів;
- передача електронних карток та документів по локальній обчислювальній мережі;
- автоматизований контроль за виконанням доручень та документів;
3.15. Підготовка документів на персональних комп'ютерах здійснюється за допомогою пакета програмного забезпечення MS Office (конкретна версія визначається розпорядчими документами).
4. Службові документи в діяльності ФІЛІЇ БАНКУ
4.1. Документування управлінської діяльності
4.1.1. Документування управлінської діяльності Банку полягає у фіксації на паперовому чи інших носіях за встановленими правилами управлінських процесів, тобто. у створенні управлінських документів.
У філіях Банку можуть розроблятися методичні документи, що не суперечать цій Інструкції, конкретизують окремі питання організації документаційного забезпечення (діловодства).
Документи, що створюються, повинні містити встановлений комплекс обов'язкових реквізитів і мати певний порядок їх розташування.
4.2. Бланки документів
4.2.1. Бланки листів
4.2.1.1. Філії Банку використовують такі види бланків листів:
- Основний бланк - бланк, реквізити, якого розташовані у верхній частині листа по всій його ширині. Бланк використовується для офіційних листів, вказівок, запитів та іншого листування, а також для оформлення гарантійних листів та довіреностей від імені філії Банку;