Інтранет-портал як ефективний засіб ведення бізнесу компанії
Олег Савцов Директор Департаменту Інтернет-проектів РБК СОФТ
На початку XXI століття трапилося те, про що так багато говорили вчені у віці двадцятому світ прийшов до так званої системи «інформаційного суспільства». Сьогодні практично кожен житель, навіть із найвіддаленішого куточка планети, може дізнатися про все, що трапилося у світі напередодні, а також про те, що відбувається в даний момент. Це стало можливо завдяки інтернету - тільки лінивий у наші дні не знайомий з інтернет-технологіями і жодного разу не заглядав у Мережу. Нерідко людина обізнана про останні світові події краще, ніж про те, що відбувається на підприємстві, де вона працює, а працівники компаній з колегами через океан спілкуються частіше, ніж із співробітниками із сусіднього відділу.
Одне із сучасних рішень, яке сьогодні використовують західні компанії для економії часу та зусиль співробітників, а також для скорочення витрат – це інтранет-портали. Інтранет - це віртуальний інформаційний простір, створений всередині окремо взятої компанії (причому, те, наскільки ця компанія мала або велика, не має жодного значення, свої інтранет-портали створюють і фірми, що налічують не більше десятка співробітників, і великі корпорації, що мають філії по всьому світу). Якщо ж компанія, починаючи з малого, поступово набирає обертів, завойовуючи нові і нові позиції і розширюючи сферу впливу на ринку, разом з нею може зростати і її інтранет-портал, який можна розробляти поетапно, спочатку впроваджуючи лише функції першорядної важливості та поступово нарощуючи додаткові.
В першу чергу керівництво фірми може розмістити на ньому різні документи для загального доступу, таким чином, значно полегшується доступ до них співробітників. Вся інформаціяупорядкована за темами чи видами, а за реквізитами документів може здійснюватися швидкий пошук.
На інтранет-порталі, як і в глобальній Мережі, можуть бути розміщені не лише текстові матеріали. Аналітичну інформацію (оборот компанії, динаміку обсягів продажу, зміна рівня витрат) можна відображати у вигляді графіків, а фінансові дані у формі електронних таблиць.
Для керівника є можливість проведення соціологічних опитувань співробітників. Їх проведення в традиційній формі вимагає витрат коштів і часу - фірмі потрібно звертатися в агентство, яке спеціалізується на дослідженнях такого роду. Фахівці агентства анкетують усіх співробітників, а потім опрацьовують отриману інформацію. Як правило, ці послуги є досить дорогими. За допомогою ітранета подібне опитування можна провести в найкоротший термін - співробітники заповнять електронні анкети, розміщені на порталі, а їх обробкою займеться програма. Як показує практика, такі внутрішні дослідження, якщо вони проводяться регулярно, дозволяють виявити слабкі місця у відносинах між керівництвом та підлеглими, а іноді й намітити стратегічні плани розвитку компанії.
Дуже зручні інтранет-портали для фірм, працівники яких їздять у відрядження, можливість віддаленого доступу до інформації дозволяє менеджеру, який знаходиться в іншому місті або навіть за кордоном, безперешкодно заходити на сайт, користуватися внутрішніми документами та працювати з аналітичною та фінансовою інформацією. Крім того, він може спілкуватися зі своїми колегами, які працюють в офісі, звітувати та отримувати консультації.
Особливих проблем із впровадженням інтранету на підприємстві, як правило, не виникає, компанії не доводиться відмовлятися від вже наявної інформаційної.інфраструктури. Інтранет просто поєднує розрізнені джерела інформації в єдину систему. Основні витрати - це оплата послуг компанії-під рядника, яка буде аналізувати вимоги замовника, розробляти та впроваджувати інтранет-портал. Ці витрати щодо малі, проти витратами забезпечення складних систем документообігу, управління інформацією, прийняття рішень. До того ж, практично будь-який сучасний користувач вміє працювати з веб-додатками, а це означає, що організації, яка встановила у себе інтранет-портал, знадобиться мінімум додаткових коштів та часу для того, щоб навчити співробітників користуватися ними. При подальшому розвитку системи співробітникам не доводиться переучуватися, і збільшення її функцій за збереження єдиного інтерфейсу не складно. Результат же впровадження інтранету стає помітним практично відразу - у керівництва з'являється можливість краще координувати діяльність усіх відділів та підрозділів, а у співробітників з'явиться серйозний помічник, і, отже, підвищиться ефективність роботи компанії.
- Отримайте квиток у цифрову реальність на Extreme NOW Forum 2019!