Інвентаризація дебіторської та кредиторської заборгованості
До складу інвентаризаційної комісії включаються:
– працівники бухгалтерської служби;
- Інші спеціалісти (працівники інженерних, фінансових, юридичних та інших служб).
Крім того, до інвентаризаційної комісії можуть бути включені працівники служби внутрішнього аудиту організації, а також представники незалежних аудиторських організацій.
Якщо при проведенні інвентаризації відсутній хоча б один член комісії, то результати інвентаризації можуть бути визнані недійсними.
Обов'язкова інвентаризація дозволяє уточнити стан розрахунків за кожним дебітором і кредитором (за кожним покупцем, замовником, постачальником, підрядником), за кожним договором, за кожним працівником, підзвітною особою, за кожним податком і бюджетом, до якого він сплачується, за кожним засновником і т.п. .
Інвентаризація дебіторської та кредиторської заборгованості полягає у перевірці правильності сум, які числяться на рахунках бухгалтерського обліку.
Для звіряння розрахунків з постачальниками, підрядниками, покупцями та замовниками складаються відповідніакти звіряння розрахунків, які направляються для узгодження та підписання контрагентам.Підписаний акт звірки свідчить про те, що контрагент визнає борг з усіма наслідками, що з цього випливають.
Інвентаризація дебіторської та кредиторської заборгованості допомагає виявити сумнівні та безнадійні борги покупців, замовників перед організацією, заборгованість організації перед постачальниками. Відповідно до п. 1 ст. 266 ПК Україна сумнівним боргом визнається будь-яка заборгованість перед платником податків, що виникла у зв'язку з реалізацією товарів,виконанням робіт, наданням послуг у разі, якщо ця заборгованість не погашена у строки, встановлені договором, та не забезпечена заставою, порукою, банківською гарантією. Якщо борг визнано сумнівним, то підприємство у разі має створювати резерв по сумнівним боргах.
Можливо, при інвентаризації буде виявлено борги, за якими термін позовної давності вже минув.Позовною давністю визнається строк для захисту права за позовом особи, право якої порушено (ст. 195 ЦК), загальний строк позовної давності встановлюється у 3 роки (ст. 196 ЦК), строки позовної давності та порядок їх обчислення не можуть бути змінені угодою сторін (ст. 198 ЦК).Такий борг вважається безнадійним, і його треба списати.
У цьомуу балансі дебіторську заборгованість відбивають з відрахуванням сум створених резервов.
У бухгалтерському та податковому обліку для створення резерву встановлено різні правила. Так, у бухгалтерському обліку резерв за сумнівним боргом формується за кожним сумнівним боргом окремо, якщо виявляється така заборгованість, яку можна вважати сумнівною, а потім формують резерв.
Створення резервів за сумнівними боргами у податковому обліку, на відміну бухгалтерського, є правом, а чи не обов'язком організації. Тому свій вибір слід відобразити в обліковій політиці для оподаткування.
Відповідно до ст. 196 ЦК України строк позовної давності становить 3 роки з моменту, коли особа дізналася або повинна була дізнатися про порушення свого права, а звідситермін позовної давності може бути перерваний у таких випадках:
– підписано новий акт звірки, скріплений печатками та підписами з обох сторін із зазначенням реквізитів договорів, за якими утворився борг;
- борг частково визнаний боржником;
- боржник відповідає на письмові претензії;
- за згодою сторін (відступне, новація);
При цьому з дати підписання одного з перерахованих документів обчислюють новий строк позовної давності.
Для оформлення результатів інвентаризації дебіторської та кредиторської заборгованості застосовуються акт інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами та кредиторами(форма №ІНВ-17)та довідка до акту інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами та кредиторами додаток до форми №ІНВ-17).
В акті (форма №ІНВ-17)всюдебіторську (або кредиторську) заборгованістьнеобхідно розділити на 3 складові(для цього в акті передбачено 3 графи - 4, 5, 6).
4 графи – заборгованість підтверджена.
У цій графі відображається заборгованість, що виникла в поточному році, а також та, за якою є документи, що підтверджують (акт звіряння, листування тощо).
5 графа – заборгованість не підтверджена
У цій графі відображається заборгованість, не підтверджена цього року, але за нею ще не закінчився термін позовної давності.
6 графа – заборгованість із минулим терміном позовної давності, що підлягає списанню. Акт складається у 2 примірниках та підписується відповідальними особами інвентаризаційної комісії на підставі виявлення за документами залишків сум, що значаться на відповідних рахунках. Один екземпляр акта передається до бухгалтерії, другий залишається в комісії.