Ревізія стану зберігання та збереження основних засобів у господарстві та його структурних
Насамперед при ревізії, проведеної у цьому напрямі, необхідно перевірити умови безпеки основних засобів. За такої повірки встановлюються:
1) якість здійснення інвентаризацій;
2) своєчасність та повнота закріплення основних засобів за матеріально відповідальними особами за місцями знаходження об'єктів;
3) достовірність облікових даних про наявність основних засобів на 1 число місяця початку ревізії;
4) наявність основних засобів.
Під час перевірки якості здійснення інвентаризацій проводиться документальний контроль:
- дотримання строків та порядку інвентаризацій;
- порядку підбиття підсумків інвентаризацій;
- рішенні щодо врегулювання виявлених розбіжностей;
- Правильність відображення результатів інвентаризації на рахунках бухгалтерського обліку.
При перевірці своєчасності та повноти закріплення основних засобів за матеріально відповідальними особами за місцями знаходження об'єктів здійснюється документальний та фактичний контроль.
У першому випадку відбувається перевірка:
- наказів, якими затверджено перелік матеріально відповідальних осіб;
- Договорів про матеріальну відповідальність.
У другому випадку відбувається перевірка:
- наявності сигналізації у приміщенні, де зберігаються об'єкти;
- наявності ґрат на вікнах у місцях зберігання об'єктів;
– роботи охоронних систем.
При перевірці достовірності облікових даних про наявність основних засобів на 1-е число місяця початку ревізії здійснюється документальний контроль за дотриманням правил ведення карток основних засобів, при цьому дані інвентарних карток зрівняються з даними Головної книги,дані первинних документів та технічної документації - з даними інвентарних карток.
При перевірці наявності основних засобів здійснюється фактичний контроль та складаються:
- опис наявних основних засобів;
опис наявних устаткування, машин, транспортах коштів;
- опис наявних орендованих коштів;
- опис будівель, споруд та інших об'єктів нерухомості;
За результатами перевірки умов безпеки основних засобів робляться відповідні висновки, залежно від яких даються необхідні рекомендації.
Вибіркова перевірка документального оформлення обліку основних засобів. Ревізійна комісія (ревізор) оцінює дотримання правил картотеки або інвентарних книг. У результаті ревізії записи у картках обліку основних засобів звіряються з даними первинних облікових документів. Записи в інвентарних картках порівнюються з даними технічних паспортів.
Інвентарні картки сумарно звіряються з даними синтетичного обліку основних засобів. Для цього ревізійна комісія (ревізор) за даними інвентарних карток чи інвентарної книги підраховує вартість усіх основних засобів та зіставляє отриману суму із залишком за рахунком 01 «Основні кошти» у Головній книзі та залишком за статтею «Основні засоби» у балансі.
При виявленні розбіжностей та неточностей у регістрах бухгалтерського обліку або технічної документації до них мають бути внесені виправлення та уточнення.
Перевірка дотримання порядку та термінів проведення обов'язкових інвентаризацій основних засобів. Ревізійна комісія (ревізор) встановлює наявність (відсутність) умов, за яких проведення інвентаризації основних засобів є обов'язковим:
- проводиться один раз на три рокиобов'язкова інвентаризація основних засобів;
- Змінилися матеріально відповідальні особи;
- встановлені факти розкрадань чи зловживань, а також псування цінностей;
- сталося стихійне лихо.
При виявленні таких фактів ревізійна комісія (ревізор) зобов'язана перевірити результати інвентаризації з кожного випадку за період, що вивчається. Потрібно звертати увагу на те, чи здійснює інвентаризації постійно діюча в організації комісія або комісія призначається окремо на кожен випадок, а також на правильність організації, проведення інвентаризації, повноту, достовірність та точність даних про фактичні залишки основних засобів. оформлення результатів інвентаризації, накладених стягнень та змін (коригувань), внесених в облікові форми та регістри.
На початок інвентаризації оформляється наказ, у якому вказуються терміни її проведення, визначається склад інвентаризаційної комісії, призначається її голова.
Під час інвентаризації основних засобів члени ревізійної комісії (ревізор) заповнюють опис форми № ІНВ-1, де проставляють інвентарний номер, найменування об'єкта основних засобів. Якщо об'єкт зазнав відновлення, реконструкції, модернізації, розширення або переобладнання і внаслідок цього змінилося основне його призначення, то його вносять в опис під найменуванням, що відповідає новому призначенню.
В інвентарному описі проставляються фактичні дані про наявність об'єктів основних засобів та облікові дані. Фактичні дані проставляються безпосередньо при інвентаризації, облікові дані виводяться на день інвентаризації на базі даних на 1 число місяця та поданих прибутково-видаткових документів.Облікові дані неодмінно підтверджує бухгалтер організації.
На машини, обладнання та транспортні засоби ведеться окремий опис, куди заносяться такі дані: заводський інвентарний номер, організація-виробник, рік випуску, потужність. p align="justify"> Однотипні предмети господарського інвентарю, інструменти, верстати та інші об'єкти однакової вартості, що надійшли одночасно в один із структурних підрозділів організації, в описах наводяться за найменуванням із зазначенням кількості цих предметів.
На основні засоби, які не придатні до експлуатації та не підлягають відновленню, інвентаризаційна комісія складає окремий опис із зазначенням часу введення в експлуатацію та причин непридатності цих об'єктів.
Основні засоби можуть бути в наявності, а експлуатація може не здійснюватися або утруднена в результаті їх поганого технічного стану або некомплектності. Тому одночасно з перевіркою наявності основних засобів необхідно перевірити їхній технічний стан. Таку роботу виконують зазвичай члени ревізійної комісії — інженер-механік та спеціаліст з обліку.
У ході інвентаризації слід з'ясовувати, чи на всіх об'єктах основних засобів є інвентарні номери, як забезпечується їхня охорона та як організований технічний догляд за ними. Особливу увагу слід звертати на зберігання машин і механізмів, що не діють і знаходяться в резерві. Такі об'єкти основних засобів нерідко залишаються без нагляду просто неба, іржавіють, розукомплектовуються.
Важливо визначити, чи всі кошти закріплені за матеріально відповідальними особами. Так, у будівельних організаціях будівельні машини та механізми часто переміщуються з одного будівельного майданчика на інший, від одного об'єкта будівництва до іншого. У цих випадкахосновні засоби, що переміщуються, переходять від однієї матеріально відповідальної особи до іншої. Необхідно переконатись у своєчасному документальному оформленні матеріальної відповідальності.
Комісія перевіряє також наявність документів, що підтверджують знаходження будівель, споруд, іншої нерухомості, земельних ділянок, водойм та інших об'єктів природних ресурсів у власності організації. Ревізор повинен пам'ятати, що капітальні вкладення у багаторічні насадження, докорінне поліпшення земель включаються до складу основних засобів щорічно у сумі витрат, що належать до прийнятих в експлуатацію площ незалежно від закінчення всього комплексу робіт.