Як імпортувати інформацію з бази даних
Мета роботи:навчиться здійснювати імпорт інформації в Excel з баз даних.
(на малюнку наведено фрагмент структурованої бази даних, створеної у програмі MS Access)
Перед нами стоїть завдання перенести дані до таблиці MS Excel для подальшої обробки та фільтрації.
Імпорт інформації БД у середу Excel
Скористайтеся функцією імпорту в MS Excel. Для роботи із зовнішніми джерелами даних в Excel передбачено досить велику кількість спеціальних можливостей. Вони згруповані на вкладці "Дані". Клацніть на цю вкладку, в результаті чого відкриється така картинка:
Необхідно вибрати потрібний вид імпорту даних. У нашому випадку нам необхідно здійснити імпорт із бази даних MS Access. Цей тип баз даних пакета MS Office є " рідним " , тому йому передбачена спеціальна кнопка. Нам досить клацнути на неї.
Відкривається наступне вікно:
У цьому вікні ми вибираємо потрібну нам базу даних для імпорту інформації. Оскільки це вікно є стандартним для пакета MS Office, то жодних труднощів з його використанням не припускаємо:
Після вибору бази даних відкриється таке діалогове вікно зі списком елементів, які усередині бази даних MS Access. Нам необхідно вибрати одну з них, яка буде розміщена на одному з листів Excel.
Вибираємо необхідну нам таблицю для імпорту. Наприклад, я вибрав таблицю “Фізичні особи”. З'явиться діалог вибору способу імпорту даних та подання результату на аркуші Excel. Зверніть увагу, що під час імпорту дані можна перетворити і подати у вигляді зведеної таблиці і навіть зведеної діаграми.
Функція "створити підключення" дозволяє створювати динамічнузв'язок між базою даних та результатом на аркуші Excel. Тобто при зміні даних у базі змінюватиметься і її відображення на аркуші.
Незважаючи на те, що можна вибрати кілька способів відображення даних у Excel, я вибрав таблицю.
У результаті я одержав таку таблицю з бази даних, імпортовану з Excel.
Тепер ми можемо відфільтрувати дані за потрібними нам критеріями. Ecel представляє масу можливостей для відбору, фільтрації та сортування даних. Для цього ми необхідно виділити всю область з імпортованими щойно даними. Після цього заходимо на вкладку "Дані" та натискаємо на кнопку "Фільтр". Ця кнопка включає фільтрацію для виділеної нами області даних. При цьому кожна колонка вважається індивідуальним фільтром, а кожен рядок одиницею даних.
Якщо в процесі фільтрації елемент буде відфільтрований (прихований з відбору або навпаки, включений у відбір), то ця дія здійснюється по відношенню до всього рядка - вона з'являється або зникає зі списку. Таким чином з'являється можливість, наприклад, відібрати всі записи, які мають значення конкретної колонки "26". У результаті всі рядки, що не відповідають цьому параметру, будуть приховані.
Зрозуміло, фільтри працюють у режимі відображення, із самими даними нічого не відбувається. При відключенні фільтра дані повернуться назад.
Про те, що фільтр включений, свідчить список, що випадає, що з'являється вгорі кожної колонки, включеної у фільтрацію. За промовчанням у кожного фільтра встановлено режим "все", тобто відображати всі дані.
Крім функції фільтрації, Excel дозволяє нам упорядкувати (відсортувати) дані, що дозволяє уявити їх у зручнішому вигляді. Наприклад, ми можемо відсортувати рахунки за датою закриття. При цьомусортування можливе як за зростанням, так і за зменшенням.
Розглянемо, як працює фільтрація. Для цього натискаємо на фільтр стовпця, який ми хочемо фільтрувати і вибираємо потрібний нам критерій для відображення рахунків. Я вибрав для прикладу рахунки, які ще не закриті. Зверніть увагу, що для цієї колонки включена фільтрація даних, свідчить відповідне зображення "фільтр" на кнопці списку (див. колонку F)
Також ми хочемо відсортувати рахунки за потрібним нам значенням. Допустимо за зменшенням розміру суми на рахунку. Для цього скористаємось функцією сортування для відповідної колонки даних. Нам залишилося вказати у меню, як ми хочемо впорядкувати рядки.
Вкотре зауважимо, що з виконанні операції сортування переміщаються рядки загалом, а чи не окремі осередки, оскільки Excel вважає, що рядок є нерозривною логічною одиницею даних.
Отримуємо результат сортування від максимального до мінімального значення.