Як керувати коворкінгом онлайн-інструменти для нових офісів
Anastasia Tolstopyatova
Як керувати системою букінгу, дбайливо зберігати інформацію про резидентів, блискавично вирішувати питання всередині команди, диригувати інфраструктурою простору, займатися запрошенням гостей на спеціальні події, при цьому заробляти гроші та не витрачати багато часу та сил на звітність та інші завдання щодо організації бізнес-процесу? У спецпроекті «Робоче середовище» з'ясовуємо, які онлайн-інструменти допомагають операторам робочих просторів займатися своєю основною справою – щодня надихати резидентів на нові ідеї.
Виявилося, що організатори та менеджери коворкінгів користуються більш ніж 400 онлайн-інструментами. У сотню найпопулярніших, окрім Facebook та Slack, для комунікацій між учасниками спільноти одного коворкінгу потрапили GroupBuzz та WhatsApp. З організацією подій найчастіше допомагають Eventbrite та VenueBook. Для управління проектами та відстеження прогресу в хід йдуть Acano, Asana, Basecamp, Daylite, Doodle, IDoneThis, Evernote, Noddlepod, MeisterTask, Podio, той же Slack, Sharepoint/Yammer, Synintra, Todoist, Trello та Wunderlist. Для оптимізації роботи із соцмедіа - Buffer, Hootsuite та IFTTT. Роблять опитування, ініціюють рейтинги та інший зворотний зв'язок за допомогою SurveyMonkey, Typeform та Wufoo, а для email-розсилок коворкінг-операторам підходять Campaign Monitor, MailChimp, MailerLite, Mailjet та MailKitchen.
T&p вирішили з'ясувати, якими інструментами користуються українські коворкінги, і для цього поговорили з молодим представником альтернативних робочих просторів тех-хабом «Ключ» і майже вже ветераном цього руху в Україні коворкінгом #tceh.
Павло Федоров
Набіроптимальних інструментів за версією KL10CH:
1) Для оперативного керування та складання звітності команда використовує сервіси Google, зокрема кастомізовані листи Google Sheets із загальним доступом та зведеними таблицями та Google Drive як загальне сховище. Для швидкого зв'язку співробітників - Trello і Telegram-чати.
2) З керуванням інформацією про вхідних клієнтів допомагає стек із веб-сайту на Wix і розміщені на ньому складні (але дуже гарні) форми Typeform, дані з яких через інтегратор Zapier потрапляють у CRM-систему Streak, надбудову над стандартною Gmail.
3) Для бронювання переговорних на сайті коворкінгу використовується базовий сервіс Wix - Wix Bookings.
4) Для автоматизації роботи з касою – хмарний сервіс Poster.
6) Для роботи з клієнтською базою команді підійшов Streak та MailChimp для розсилок, закрита група KL10CH Crowd у Facebook та однойменний канал у Telegram.
— За півроку роботи в нашій CRM з'явилося понад 700 записів, щодня в «Ключі» працюють до 100 осіб одночасно, і ми вже отримали достатнє розуміння того, як функціонує подібний бізнес, які сервіси затребувані резидентами, а які лише витрата нашого часу, сил та грошей.
Найближчим часом у центрі Москви відкриється ще два "Ключі", тому зараз команда самостійно розробляє єдину digital-систему, яка до того ж виступить окремим додатковим сервісом для учасників коворкінг-спільноти. Система об'єднає майже всі необхідні функції управління простором: букінг-платформу, систему контролю доступу, канал для інформування та спілкування, маркетплейс для сервісів резидентів, майданчик для пошуку співробітників, системи лояльності та партнерських програм.
Ренат Гаріпов
— У #tceh мивикористовуємо багато різних сервісів. У перший рік перепробували кілька десятків, зараз залишили лише найпотрібніші, а решту автоматизували самі — створили систему управління коворкінгом, яка вміє все (або майже все). Ми називаємо її білінгом, хоча вона дає нам набагато більше: допомагає автоматизувати левову частину рутинних завдань, пов'язаних з управлінням робочими місцями та освітніми курсами. Наприклад, дозволяє натисканням однієї кнопки додавати нову людину в команду, бронювати переговори, виписувати гостьові перепустки, створювати події та реєструвати учасників, отримувати та обробляти заявки на заходи тощо. При цьому всі підсистеми пов'язані між собою. Ми вміємо обробляти складні випадки, наприклад, коли тариф команди передбачає ліміт на безкоштовний час користування переговорними, а резидент затримує оплату. Система візьме на себе спілкування, запропонує варіанти та допоможе вирішити проблему. Все це без втручання людини, і таких сценаріїв багато. Біллінг сильно полегшує нам життя, допомагаючи концентруватися на розвитку та сервісі. Зараз ми працюємо над тим, щоб система легко розгорталася на будь-яких майданчиках, зокрема зовнішніх.
— #tceh — це не лише робочий простір, а й ціла лінійка заходів, кілька великих освітніх програм та масштабні проекти з партнерами. Для завдань, які поки що нами не автоматизовані, ми використовуємо зовнішні перевірені сервіси, інтегруючи їх у власний білінг.
Набір оптимальних зовнішніх інструментів за версією #tceh:
1) amoCRM використовується як фронт-енд модуль власної DDS (Data Driven Solution).
2) MailChimp – для комунікацій з спільнотою поштою та для тригерних розсилок.
4) Сервіс резидента #tceh Б-152 допомагає організувати процесинг персональних даних.
5) Персоналізовану комунікацію в рамках DDS взяв на себе продукт випускника акселератора ФРІІ Carrot Quest (перейшли із Zendesk, кажуть у #tceh).
6) Combot, сервіс ще одного резидента #tceh та випускника акселератора ФРІІ, працює з аудиторією в Telegram.
7) Прості завдання автоматизовані за допомогою IFTTT.
8) Для внутрішніх комунікацій використовуються Slack та Trello.