Як користуватися касовим апаратом

Як користуватись касовим апаратом за всіма правилами, не допускаючи порушень законодавства? Інструкція щодо використання касового апарату відносно проста, але в ній є свої нюанси, про які слід знати. Отже, все по порядку.

Книга касира: важливі правила

На кожен касовий апарат, крім обладнання, яке використовують індивідуальні підприємці (ІП), має бути заведено книгу касира. Її потрібно зберігати неподалік касового обладнання. У цей документ необхідно щодня заносити свідчення грошового обігу касового апарату. Книга касира має бути прошнурована та пронумерована, а також затверджена підписами керівника та співробітника, відповідального за бухгалтерський облік. Крім того, в ній має бути печатка юросіб або підпис ІП.

Як робити записи у книзі касира?

Тут є кілька основних правил. По-перше, записи повинні здійснюватися щодня у хронологічному порядку кульковою чи пір'яною ручкою. Помарок не допускаються. По-друге, записи повинні робитися строго за даними касового апарату та відповідати документам, що підтверджують.

На початку робочої зміни треба занести до книги касира поточну дату, а також записати показання касового апарату на початок дня та суми готівки, отриманої касиром для роботи. Після закінчення зміни необхідно вписати інші дані, передбачені книгою касира.

Виправлення до книги касира вносяться так: неправильні записи закреслюються, потім пишуться вірні дані, а після цього засвідчуються підписом відповідальної особи, призначеної юрособою та/або ІП.

За умови дотримання заповнення всіх передбачених правилами даних можливе також ведення книги касира в електронномувигляді.

Основні обов'язки касира

Касир повинен проводити через касовий апарат всі отримані кошти, як готівку (зокрема платежі, прийняті авансом, як застави чи задатку), і надійшли з банківських карток. При цьому він зобов'язаний видавати кожному покупцеві чек – документ, що підтверджує оплату. Отримані готівки повинні бути поміщені в ящик для грошей касового апарату або інше спеціально призначене для цього місце. Причому зберігання там готівки, не проведеної через касовий апарат (крім коштів, виданих касиру перед початком роботи та зафіксованих у книзі касира), забороняється.

Наприкінці робочої зміни касиру необхідно вивести на касовий апарат контрольну стрічку та Z-звіт. Ці документи слід зберігати протягом року з дня їх створення.

Що робити, якщо касир припустився помилки при введенні суми?

Якщо при введенні суми у платіжному документі касиром було допущено помилку, то використовувати його протягом робочого дня не можна. Наприкінці зміни потрібно сформувати реєстр платіжних документів, зроблених помилково. До нього слід додати помилкові платіжні документи.

Головні вимоги до касового обладнання

Забороняється використання касового апарату у таких випадках:

його моделі немає у Державному реєстрі;
минуло 6 років від дня його реєстрації у податковому органі;
воно не було зареєстроване у податковому органі;
сфера застосування його моделі не відповідає зазначеній у Державному реєстрі;
не заповнюється книга касира (крім касових апаратів, які використовуються ІП);
на устаткуванні немає засобів контролю або вони пошкоджені;
не укладено договір на його обслуговування та ремонт;
результат огляду касового апарату уповноваженою Державним комітетом юрособою виявив, що обладнання не відповідає технічним документам та еталонному зразку касового апарату, включеного до Державного реєстру;
обладнання працює не у фіскальному режимі або не відображає у чеках усієї передбаченої держстандартами РБ інформації.

Що робити, якщо касовий апарат несправний чи пошкоджено засоби контролю?

Якщо в роботі касового обладнання було виявлено несправності або пошкоджено встановлені в ньому засоби контролю, необхідно зупинити прийом готівки та платіжних карток через нього. Касиру необхідно оформити закінчення роботи. Якщо Z-звіт вивести неможливо, слід зробити у книзі касира запис про те, що касовий апарат несправний, а також зафіксувати суму коштів, ухвалених за поточний робочий день до виявлення несправності.

Особи, що використовують касові апарати, повинні забезпечити збереження засобів контролю, які на них встановлені.

Покарання за порушення використання касового апарату

За неправильне користування касовим обладнанням загрожують такі покарання:

порушення порядку прийому оплати готівкою під час продажу товарів, робили послуг: попередження чи штраф у вигляді 2—50 базових величин;
за порушення порядку використання касового та іншого платіжного обладнання під час продажу товарів, робіт чи послуг або відсутність такого обладнання: штраф для ІП у розмірі до 100 базових величин, для юросіб — від 10 до 200 базових величин.
порушення порядку використання та обліку засобів контролю для касового обладнання: штраф для ІП у розмірі до 50 базових величин, для юрособи - від 10 до 100 базових величин.