Як не перетворити планерку на тиху годину

Багато сучасних керівників вважають, що регулярні планерки – пережиток минулого. Список завдань Asana і Jira, постійні чати в Slack і Telegram - навіщо витрачати час на додаткові переговори офлайн? Але в більшості успішних компаній планерки все ж таки нікуди не поділися. Сьогодні вони стали ефективнішими і найчастіше проводяться за конкретною методологією, яка виключає «воду» і марну трату часу команди. Яку методологію вибрати для свого бізнесу?

Scrum та Stand-up мітинги

Мабуть, найпопулярніша на сьогоднішній день методологія для проведення планерок – це scrum-мітинги. Їх часто називають stand-up мітингами, хоча тут відбувається підміна понять: stand-up – це про формат зустрічі, scrum – про методологію і цілі.

Спочатку scrum виник як методологія управління проектами у сфері гнучкої розробки. Але принципи scrum виявилися настільки ефективними та універсальними, що їх почали використовувати у всіх сферах бізнесу – від стратегічного планування до маркетингу та продажів.

В основі філософії scrum – рух до мети компанії невеликими ітераціями, які називають спринтами. Спринт може тривати від однієї до шести тижнів, більшість команд вибирає проміжок два тижні: за тиждень нічого не встигнеш, за місяць і більше процес розмивається. В рамках кожного спринту існує черга робіт, які потрібно виконати – їх обговорюють на регулярних scrum-мітингах. Частота цих планерок залежить від тривалості спринту, кількості завдань та особливостей команди.

Є також щоденні scrum-мітинги, які проводять у деяких командах. Тривалість цих планерок не повинна перевищувати 15 хвилин, проводять їх завжди в той самий час, і протягом мітингу кожен член команди повинен відповісти лише на трипитання:

Що вчора зроблено?
Що буде зроблено сьогодні?
З якими проблемами зіткнувся?

Будь-який відступ від цієї повістки, докладне обговорення проблем конкретного співробітника затягуватиме планерку і призводитиме до роздратування оточуючих. Мета щоденного scrum-мітингу – тримати всю команду в курсі того, що відбувається та які проблеми виникають. Вирішувати конкретні проблеми потрібно вже в індивідуальному порядку.

Ось приклади поганого scrum-мітингу:

Два розробники починають глибоко вдаватися до деталей технічної проблеми та вирішувати її між собою під час планерки
Менеджер проекту починає обговорювати бюджет проекту із замовником
На запитання менеджера проекту всі відповідають «нічого нового».

Щоб планерки не затягувалися, багато хто вибирає для щоденного scrum-мітингу формат stand-up: коли всім доводиться стояти, фізичний дискомфорт змушує не відволікатися і говорити лише у справі.

Хоча методологія scrum з'явилася серед розробників, щоденні планерки саме в них часто викликають несхвалення. «Навіщо нам щодня витрачати 15 хвилин на порожню балаканину? Якщо хтось захоче дізнатися, хто чим займається, може сам запитати будь-якої миті» - їхнє популярне заперечення. Однак щоденні планерки саме для розробників дуже важливі. Наївно сподіватися, що розробник щодня проявлятиме ініціативу і ходитиме опитувати своїх колег, кому чимось допомогти чи хтось може допомогти йому. Тому запроваджується обов'язкова процедура щоденних scrum-мітингів.

Чи всім потрібні щоденні планерки?

Звичайно, ні. При правильному проведенні щоденні scrum-мітинги навряд чи можуть комусь нашкодити, але кожен керівник сам вибирає частоту планерок, виходячи з потреб команди.

«У нас будь-який член команди може скликати планерку з людей, чия думка важлива або чия допомога потрібна на даний момент. Scrum-мітинги проводимо не щодня, один-два рази на тиждень цілком достатньо. На кожен день вистачає простого чату», - каже СЕО студії веб-розробки Uvee.ru Сергій Крилов.

У відділі маркетингу американського сервісу створення онлайн-форм Formstack проводять тільки щотижневі scrum-мітинги. У компанії придумали легкий та наочний спосіб проводити планерки з використанням трьох дощок та кольорових стікерів.

Окрім щоденних та щотижневих scrum-мітингів протягом спринту, компанії проводять ретроспективні наради після закінчення кожного спринту. Такий мітинг може тривати від однієї години до трьох годин. Обговорюють два основні питання:

Що було зроблено добре в минулому спринті?
Що треба покращити в наступному?

Канбан: вирішення проблем

Канбан - система, що виникла в Японії в рамках дбайливого виробництва Toyota. Основна ідея Канбана – зменшувати кількість роботи, що виконується в даний момент. Сам термін «Канбан» перекладається як «Кан» – візуальна та «Бан» – картка. У Toyota на картках Канбан пишуть інформацію про необхідну кількість деталей, щоб отримати їх точно вчасно, уникнути зайвої роботи та захаращення складів.

Сьогодні методи Канбан застосовуються не тільки у виробництві, а й у розробці та менеджменті. Основні відмінності Канбан від методології scrum:

Відсутність спринтів та ітерацій
Більші завдання
Немає тимчасового обмеження виконання завдання

У командах, які наслідують філософію Канбан, планерки проводяться в міру виникнення проблем. Основне питання, яке обговорюється – що заважає моєму прогресу у виконанні даноїзавдання?

Особливість Канбана у цьому, що у кожному відділі може виконуватися обмежена кількість завдань. Ця цифра залежить від кількості людей у команді. Наприклад, у компанії, де вісім розробників та вісім тестувальників, кожен відділ може одночасно виконувати чотири завдання. Якщо розробники швидко впоралися з усіма завданнями, а тестувальники – ні, розробники не можуть виконувати нові завдання. У такий момент можна зібрати планерку та обговорити подальші кроки щодо вирішення цієї проблеми: наприклад, як розробники, у яких звільнився ресурс, можуть допомогти тестувальникам швидше впоратися з їхніми завданнями.

Прихильники Канбан вважають, що їхній підхід дозволяє витрачати набагато менше часу на наради, ніж дотримання методології scrum. Адже послідовники scrum можуть піти цілий день на закриття одного спринту, а потім ще день – на відкриття нового. І якщо спринт - 2 тижні, то 2 дні з 2 тижнів - це 20%. Плюс щоденні мітинги, щотижневий scrum, ретроспективні наради – у підсумку на підтримку самого процесу може йти третина команди.