Як оформити витрати на відрядження, використані за кордоном за відсутності документів,
Ю. Гамалей, менеджер Департаменту консалтингу ТОВ «BDO «Казахстанаудит»
ЯК ОФОРМИТИ КОМАНДУВАЛЬНІ ВИТРАТИ, ВИКОРИСТАНІ ЗА КОРДОНОМ ПРИ ВІДСУТНІ ДОКУМЕНТІВ, ПІДТВЕРДЖУЮЧИХ ФАКТ ОПЛАТИ ЗА НАЇМ ПРИМІЩЕННЯ?
Працівник з'їздив у відрядження за кордон, зокрема, до Італії. На підтвердження витрат за проживання надав рахунок із готелю. Бухгалтер вимагає чек, щоб підтвердити оплату грошей. Працівник запевняє, що чеків там не дають, що за кордоном не користуються навіть печатками.
1) Чи правий бухгалтер, вимагаючи чек, що підтверджує оплату готівкою за кордоном?
2) Чи можлива відсутність печаток у країнах далекого зарубіжжя?
Коментарі.Документами, що свідчать про факт здійснення розрахунків, а також підтверджують рух коштів від покупця до продавця, можуть бути: банківські виписки про перерахування коштів з рахунку покупця на рахунок продавця; товарні та касові чеки; інші документи, наприклад, роздруківка з карток - рахунки при оплаті за допомогою кредитної картки.
Відповідно до підпункту 2 статті 101 Податкового кодексу до компенсації при службових відрядженнях, що підлягають відрахуванню, належать фактично здійснені витрати на наймання житлового приміщення, включаючи оплату витрат на броню, на підставі документів, що підтверджують витрати на наймання житлового приміщення та за бронь.
Якщо наданий відрядженим працівником рахунок від італійського готелю є рахунок на оплату у звичному для розуміння призначення даного документа (рахунок на оплату - необов'язковий документ, що містить платіжні реквізити одержувача (продавця), за якими платник (покупець) здійснюватиме грошові розрахунки за товари, роботи , послуги) та не міститьдоказів його оплати (як, наприклад, відмітка про оплату на рахунку при розрахунках населення за комунальні послуги), підтверджувати факт грошового розрахунку по ньому не може. Навіть, якби на цьому рахунку було проставлено друк готелю.
З позиції оформлення авансового звіту компанія може прийняти від працівника при поверненні з-за кордону рахунок від готелю як документ, що підтверджує витрати, якщо пропише це в обліковій політиці. Але навіть при цьому у компанії виникають ризики, що суми виданих відрядження, фактичні витрати за якими не підтверджені документально, можуть бути податковими органами визнані доходом працівника, який підлягає оподаткуванню.
Нормативна база.Законодавство РК не містить прямого обов'язку для суб'єктів приватного підприємництва завіряти кожен документ печаткою. Більше того, відповідно до Закону РК «Про приватне підприємництво», ІП може взагалі друку не мати.
Наприклад, відповідно до пункту 2 статті 152 Цивільного кодексу, угода, вчинена у письмовій формі, має бути підписана сторонами або їх представниками, якщо інше не випливає із звичаїв ділового обороту. Тобто обов'язок проставляти, друк відсутній. У той же час, відповідно до пункту 3 статті 152 Цивільного кодексу законодавством та угодою сторін можуть встановлюватися додаткові вимоги, яким має відповідати форма правочину, зокрема вчинення на бланку певної форми, скріплення печаткою та передбачатися наслідки недотримання цих вимог.
У низці Форм первинних документів, також необхідність проставлення друку відсутня.
Необхідність друку на документах встановлюється різними законодавчими актами.
Так відповідно до пункту 6 статті167 Цивільного кодексу довіреність від імені юридичної особи видається за підписом її керівника або іншої особи, уповноваженої на це її установчими документами, та скріплюється печаткою цієї організації.
А, наприклад, відповідно до пункту 3 статті 61 Податкового кодексу податкові форми, складені на паперовому носії, мають бути підписані платником податків (податковим агентом) або його представником, а також засвідчені печаткою платника податків (податкового агента) або його представника, які мають встановлені законодавством РК випадках печатка зі своїм найменуванням.
Дані приклади із законодавчих актів наведені з тією метою, щоб провести аналогію, що й у зарубіжних країнах має місце не обов'язковість проставлення печатки на ряді документів, у тому числі і на договорах, що укладаються між суб'єктами підприємництва. Але важливо, що на документі підпис уповноваженої посадової особи компанії має бути обов'язковим.