Як підтверджувати готівку

Документ: Як підтверджувати готівку

ПИТАННЯ: Наше підприємство за самостійної перевірки авансових звітів за 2003 рік виявило, що в деяких випадках зникла інформація з фіскальних касових чеків, за якими здійснювався готівковий розрахунок за придбані товари.

Ми знаємо, що відповідно до п/п. 5.3.9 Закону “Про оподаткування прибутку підприємств” витрати, що не підтверджені відповідними документами, обов'язковість ведення та зберігання яких передбачена правилами ведення податкового обліку, до складу валових витрат не належать.

У той же час для збереження валових витрат цей підпункт дозволяє платнику податку у разі втрати, знищення або псування зазначених документів вжити заходів, необхідних для відновлення таких документів.

Які дії нам потрібно вжити для підтвердження вироблених витрат за готівкою?

ВІДПОВІДЬ: Звертаємо увагу на те, що відсутність у ситуації “правильних” касових чеків не тільки не дозволяє підприємству залишити у валових витратах витрати на придбання ТМЦ, а й загрожує штрафними санкціями за проведення готівкових розрахунків без подання одержувачем коштів платіжного документа. Під час перевірок це напевно помітять, адже відповідно до п/п. 5.8.4 Положення щодо ведення касових операцій у національній валюті в Україні:

"Під час перевірки авансових звітів про використання отриманої під звіт готівки для вирішення господарських питань особлива увага приділяється наявності оригіналів підтверджуючих документів".

Відповідну штрафну санкцію встановлено ст. 1 Указу Президента України від 12.06.95р. № 436/95 “Про застосування штрафних санкцій за порушення норм регулювання зверненняготівки”.

Нагадаємо, що розмір фінансової санкції за це порушення дорівнює розміру сплачених коштів. Така санкція згідно з роз'ясненнями ДПАУ застосовується до платника готівки у разі неотримання ним від продавця документа, що підтверджує. Тому цілком можна очікувати від податківців заяви про те, що, мовляв, касові чеки, з яких зникла інформація, документами, що підтверджують, не є.

Звичайно, слід відповідати, що підтверджуючий документ було отримано, проте згодом втратив свої властивості, що підтверджують. Можна, до речі, скласти відповідний акт, у якому описати обставини зникнення інформації та підтвердити той факт, що при поданні авансового звіту чек був повноцінним. Такий документ підвищує шанси відбитися від “готівкового” штрафу, проте певна небезпека таки існує.

Тепер повернемось до проблеми податку на прибуток. Спершу визначимося, про які документи йдеться у п/п. 5.3.9 Закону "Про Прибутки". Наведемо абз. 4 цього підпункту:

"Не належать до складу валових витрат будь-які витрати, не підтверджені відповідними розрахунковими, платіжними та іншими документами, обов'язковість ведення та зберігання яких передбачена правилами ведення податкового обліку".

А що таке "податковий облік"?

Раніше була наведена думка заступника міністра фінансів В. Регурецького, який вважає, що як такого податкового обліку не існує. Також зверталася увага на те, що ст. 11 Закону Про Прибуток, який називається “Правила ведення податкового обліку”, повністю проігнорувала питання, яке нас цікавить, не визначивши ні перелік відповідних документів, ні порядок їх ведення та зберігання.

Тому практично таких апріорі стали вважатися бухгалтерські документи. Під"іншими документами", згаданими в п/п. 5.3.9, можуть матися на увазі, наприклад, посвідчення про відрядження, квитки (відрядження регулює п/п. 5.4.8); журнали обліку гарантійного ремонту (обслуговування) (п/п. 5.4.3); колективний договір, у якому обумовлено наявність пунктів медичного огляду працівників (п/п. 5.4.10); документи, що підтверджують, що основною діяльністю платника є надання платних послуг з транспортного обслуговування (включення до валових витрат витрат на придбання бензину для легкових автомобілів у повному обсязі присвячено абз. 4 п/п. 5.4.10); відомості про приріст (убуток) балансової вартості запасів (п. 5.9); повідомлення про збільшення валових витрат чи валового доходу (п/п. 12.1.4).

Як бачимо, правила податкового обліку чітких вимог до податкових документів не встановлюють, у зв'язку з чим останні можуть бути дуже різноманітними.

Тепер подивимося, що є фіскальний касовий чек. Відповідно до п. 3.1 Положення про форму та зміст розрахункових документів:

"Фіскальний касовий чек на товари (послуги) (далі - касовий чек) - це розрахунковий документ, надрукований реєстратором розрахункових операцій під час проведення розрахунків за продані товари (надані послуги)".

При цьому касовий чек повинен містити обов'язкові реквізити, визначені у п. 3.2 цього Положення.

Отже, касовий чек можна як розрахунковий документ, обов'язковість наявності якого встановлено правилами податкового обліку. Отже, він може підтверджувати витрати, понесені підприємством при оплаті придбаних товарів (робіт, послуг), та давати підстави для віднесення їх до складу валових витрат. Ну а касовий чек зі зниклою інформацією можна вважати зіпсованимрозрахунковим документом.

А тепер подумаємо, чи може бухгалтер скористатися можливістю, наданою абз. 5 п/п. 5.3.9 Закону Про прибутки:

“У разі втрати, знищення або псування зазначених документів платник податку має право письмово заявити про це податковому органу та вжити заходів, необхідних для поновлення таких документів. Письмова заява має бути надіслана до/або разом із поданням розрахунку податкових зобов'язань звітного періоду. Якщо платник податку не подасть у такий строк письмову заяву та не відновить зазначені документи до закінчення податкового періоду, наступного за звітним, не підтверджені відповідними документами витрати не визнаються валовими витратами та на суму недоплаченого податку нараховується пеня у розмірі облікової ставки Національного банку України 1,2 рази”.

На нашу думку, у ситуації, що розглядається, відновити касові чеки в буквальному сенсі не можна, оскільки технічної можливості роздрукувати касовий чек вдруге або видати його дублікат, зрозуміло, не існує (така операція в РРО просто не передбачена). Виходить, що касові чеки певною мірою унікальні: їх, на відміну багатьох інших документів, відновити неможливо.

Отже, за формального підходу витрати підприємства на придбання товарів до валових витрат включатися не можуть, оскільки до абз. 5 п/п. 5.3.9 йдеться про поновлення саме тих документів, які свого часу підтверджували валові витрати (у нашому випадку – касових чеків). Тому сподіватися на вказану Законом Про Прибуток можливість у цьому випадку не варто.

Що ж робити? Які дії необхідно вдатися до сміливого бухгалтера, щоб якимось чином (хоча б побічно) підтвердити понесені витрати?

Як відомо, підприємство, що застосовує реєстратор розрахункових операцій (далі – РРО), в обов'язковому порядку друкує контрольну стрічку. Закон "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг" (далі - Закон про РРО) визначає контрольну стрічку як

"документ, надрукований реєстратором розрахункових операцій, що містить копії надрукованих цим реєстратором розрахункових операцій документів".

Пунктом 4.3 Порядку реєстрації, опломбування та застосування реєстраторів розрахункових операцій за товари (послуги) встановлено, що контрольна стрічка повинна друкуватись в одному робочому циклі з касовими чеками чи підкладними документами без повторного її використання. Друкувати контрольну стрічку перед друкуванням фіскального звітного чека дозволяється лише за умови застосування портативних РРО, якщо це передбачено технічними можливостями РРО.

Таким чином, контрольна стрічка фактично є копією касових чеків. Виходячи з цього, на наш погляд, доцільно зробити запит підприємству-продавцю з проханням надати контрольні стрічки за період, що цікавить підприємство, - і зробити необхідні копії.

Слід зазначити, що у Законі Про Прибутки статус касового чека як єдино можливий податковий документ при використанні РРО не закріплений, тому замість нього в нестандартній ситуації, на нашу думку, може бути використана контрольна стрічка. Адже в принципі вона є документом, який може підтвердити здійснені розрахунки, тим більше, що умови використання касового чека податковим законодавством не регулюються. І якщо замість одного документа при форс-мажорі використовується інший, останній не втрачає статусу документа, який може підтвердити (хоча б побічно) вироблені.розрахунки.

Щоправда, при цьому слід враховувати, по-перше, що контрольна стрічка не є документом, який зберігається у підприємства-покупця (а підтверджувати валові витрати треба саме своїми документами), по-друге, підприємство-продавець зовсім не зобов'язане її надавати. Тобто надання контрольної стрічки – це жест доброї волі.

Крім того, не можна забувати, що документи, що підтверджують валові витрати, платник податку повинен мати у своєму розпорядженні протягом усього звітного періоду, а не лише під час перевірки. Тому запозичення контрольної стрічки лише на час перевірки концепції Закону Про Прибуток не відповідає, через що очікувати на позитивний результат такої перевірки – досить наївно.

У принципі підприємство може провести експертизу касових чеків. Як правило, експерти можуть прочитати зниклу інформацію, використовуючи сучасні методи дослідження документів. Однак, по-перше, послуги експертів недешеві, а по-друге, висновок експерта не є документом, що підтверджує валові витрати платника податку.

На завершення зазначимо, що, на жаль, ситуація далеко не поодинока.

До речі, податківці, які з розумінням ставляться до цього незвичайного питання, рекомендують підприємствам, що постраждали, скласти акти звірки розрахунків з підприємствами-продавцями і там засвідчити той факт, що розрахунки справді проводилися з видачею касових чеків. Який, а все ж документ. Залишається побажати, щоб усіх вас перевіряли такі чуйні люди.