Як планувати час, PSYERA
Вінстон Черчілль сказав якось: «Якщо хочете, щоб робота була виконана, доручіть її дуже зайнятій людині». Вважається, що зайняті люди краще за інших контролюють час. Складається враження, що вони можуть зробити за день стільки, скільки іншим не під силу. І саме зайнята людина завжди знайде можливість внести потрібні корективи у свій графік.
Зазвичай цьому сприяють: уміння відрізняти першочергові справи від другорядних; • серйозне ставлення до термінів виконання роботи; • звичка все встигати; • відповідальність за доручену справу.
Визначаємо обов'язки
Кожна посада має свою назву та опис, відповідно до сфери застосування. Воно визначає основні функціональні обов'язки, які працівник несе особисту відповідальність.
Якщо ви знаєте про коло ваших обов'язків, то завжди можете порівняти їх з тією роботою, яку виконуєте насправді.
За відсутності посадової інструкції складіть її самостійно. Визначте свої основні обов'язки. Складіть список того, що потрібно для ефективного виконання роботи. Проаналізуйте реальний обсяг вимог до посади та ваш внесок у ефективний розвиток бізнесу.
Ви можете виявити, що витрачаєте час виконання далеко не основних функцій. І навіть якщо ця робота цікава і приємна, все ж таки треба усвідомити, що заробітну плату вам платять зовсім не за це.
Першим кроком до доцільного використання часу може бути чітке уявлення про те, за що саме ви несете безпосередню відповідальність. Як тільки ви це усвідомлюєте, вам, безперечно, стане легше ставити завдання та визначати пріоритети.
Ставимо завдання
Постановка та досягнення цілей грає головнущо у управлінні часом. Якщо ви не знаєте, чого хочете досягти, то не знатимете, з чого слід почати.
Чітко визначивши найважливіші справи та терміни їх виконання, ви легко зможете контролювати події. Таким чином, у вас буде шанс досягти найкращих результатів. Причому зробити це ви зможете за той час, який маєте в своєму розпорядженні.
Не забувайте також, що намічати цілі дуже корисно. Це допомагає: • сфокусувати увагу на виконуваній роботі; • складати план виконання роботи на певний відрізок часу; • тримати оточуючих у курсі подій, щоб вони розуміли, яку роль їм відведено.
Наявність цілей не допускає марнування часу. Щоб чітко визначити мету, потрібно: • виробити чітке уявлення про те, чого ви плануєте досягти; • поділитися думками та вислухати думку інших; • викласти на папері свої наміри та суворо їх дотримуватись.
Розподіліть всю свою роботу на ці чотири групи. Подивіться на перелік і вкажіть час, необхідний виконання поставлених завдань. Виділіть різними кольорами те, що зробити потрібно, і те, чим би вам хотілося зайнятися. Іноді робіть щось приємне. Так ви відчуватимете, що хоча це і не питання найбільшої важливості, ви дозволяєте собі зайнятися ним як заохочення за виконання складніших завдань.
Не примушуйте себе надто суворо дотримуватись пріоритетів. Завжди потрібно бути готовим до змін, якщо цього вимагають обставини. Будьте гнучкими: ситуація може змінитися кардинально, і те, що було пріоритетним, втратить свою значущість. Дотримуватися в такому разі початкового плану означає витратити ще більше часу.
Однак, якщо якесь з першочергових завдань несподівано знімається зпорядку денного (наприклад, скасовується зустріч), будьте напоготові, щоб не витратити час, що звільнився, марно. Використовуйте накопичену для вирішення конкретного завдання енергію на наступне завдання зі списку.
Невідкладне та важливе
Розуміння різницю між невідкладним і важливим має значення при розподілі часу.
Невідкладні завдання вимагають негайного вирішення, але можуть бути незначними (наприклад, залагодження питання з паркуванням). Важливі ж вимагають ретельної підготовки і, як правило, додаткового часу на обмірковування (наприклад, складання бізнес-плану на наступний квартал).
Невідкладні завдання найчастіше здаються значущими через стислість термінів. Вони вимагають негайних дій, але не займають багато часу. Зазвичай ми намагаємося якнайшвидше позбутися термінових справ, щоб зайнятися важливими.
Звичайно, є речі однаково невідкладні та важливі. У такій ситуації справа потребує повної віддачі, адже не можна визначити, яке з них є важливішим. Але в будь-якому випадку не забувайте про небезпеку не вкластися вчасно.
Робимо висновки
Після того, як ви визначите свої обов'язки, намітите цілі, розмістіть завдання в порядку пріоритетності і розподілите їх на невідкладні та важливі, ви легко складете план ефективного використання часу.
Якщо все це здається вам занадто обтяжливим і трудомістким, згадайте історію про одного китайського імператора. Він захотів, щоб до його палацу вела кедрова алея, і наказав виконати це керуючого маєтком. На що керуючий заперечив йому: «Мине триста років, перш ніж ця витівка втілиться в життя». "У такому разі, - сказав імператор, - ви не можете втрачати жодної хвилини".