Як порахувати сукупну вартість володіння ПЗ
Сукупна вартість володіння корпоративним ПЗ є невід'ємною частиною при оцінці повернення інвестицій від його впровадження, проте дуже часто цей показник ігнорується або вважається неправильно, що призводить до неправильної оцінки повернення інвестицій. Що ж повинна включати сукупна вартість володіння? Нижче ми розглянемо основні критерії розрахунку, які допоможуть вам правильно підходити до вибору ПЗ, ґрунтуючись на ключовому показнику повернення інвестицій при його впровадженні.
Сукупна вартість володіння корпоративним ПЗ (TCO – total cost ownership) – це сума всіх прямих та непрямих витрат на його придбання, впровадження, супровід та згортання. Проте в її підрахунках дуже часто помиляються або недооцінюють її. У даному пості ми розглянемо вартість володіння трьох видів корпоративного програмного забезпечення:
1. Хмарне ПЗ (SaaS), такі як Бітрікс24, СКБ Контур, Salesfore і т.д.;
2. Коробочні рішення. Рішення, які встановлюються на сервері клієнтів;
Можливі різні інші варіанти, такі як поєднання коробкового та хмарного програмного забезпечення, замовного та хмарного програмного забезпечення тощо. Я не перераховуватиму їх усі, у будь-якому випадку критерії оцінки, описані нижче в більшості випадків присутні у всіх варіаціях. Цей пост призначений для того, щоб перерахувати всі можливі критерії, що впливають на сукупну вартість володіння і, як наслідок, на повернення інвестицій.
Витрати на запуск
Сюди входять всі можливі витрати для запуску ПЗ у промислову експлуатацію.
Сторінне програмне забезпечення. Коробкові рішення, як правило, вимагають наявності супутнього ПЗ та ліцензій на нього. Не забувайте уважно оцінити, яке стороннє ПЗ буде потрібно, і скільки буде коштувати саме ПЗ іліцензії нею.
Апаратне забезпечення. Вартість серверного обладнання, сховищ даних та інші витрати, пов'язані з бекапом системи або відновленням після відмови. Для хмарних технологій це не можна застосувати.
Міграція даних. Сюди входять всі витрати, пов'язані з перенесенням даних зі старої системи в нову або збирання та консолідацію даних у новій системі, включаючи їх переведення в інший формат, якщо це необхідно. У деяких проектах це буває неактуально, і стара система просто консервується та переводиться в режим читання даних із неї.
Лицензія користувача. Для коробкових рішень це, як правило, два види ліцензій: неконкурентні та конкурентні ліцензії на користувачів. Політика ліцензування ПЗ залежить від конкретного ПЗ та вендора. Можливі ліцензії на підключення до сервера, програми та ін. Для хмарних програм це зазвичай, неконкурентні ліцензії. До замовленого ПЗ цей вид витрат не застосовується.
Навчання та сертифікація. Витрати на навчання співробітників по роботі з системою, іноді включають сертифікацію співробітників. Ці витрати, як правило, є у всіх трьох видах ПЗ. Під співробітниками маються на увазі не тільки користувачі системи, але також адміністратори та співробітники, які будуть надавати технічну підтримку.
Кастомізація ПЗ. Або тобто його доопрацювання під ваші конкретні вимоги і специфіку роботи підприємства. У коробкових рішеннях доопрацювання програмного забезпечення може сягати такого рівня, що це вплине на оновлення платформи в майбутньому. Ризик доопрацювання завжди в тому, що допрацьовані компоненти можуть викликати велику кількість помилок, і це завжди є ризиком збою системи. Щоб цього уникнути, рекомендується швидше підлаштовувати роботу компанії під специфіку роботи ПЗ, якщо це можливо.Дані витрати стосуються лише коробкових рішень.
Операційні витрати
Обслуговування та підтримка. Зазвичай продається як річний тариф на обслуговування системи разом з коробковим рішенням. Переконайтеся, що всі патчі оновлень включені в обслуговування. Вартість цієї послуги зазвичай 20% - 25% / на рік вартості ПЗ. Для замовленої розробки сума підтримки та обслуговування ПЗ зазвичай значно вища за суму самої розробки протягом усього процесу експлуатації. Витрати на обслуговування та підтримку не застосовуються до хмарного програмного забезпечення.
Патчі оновлень та виправлень. Витрати на патчі оновлення системи та виправлення помилок. Даний вид витрат є актуальним тільки для коробкового ПО.
Лицензія користувача. Для коробкового ПЗ кількість ліцензій зазвичай купується з урахуванням зростання кількості співробітників. Якщо кількість співробітників з якоїсь причини навпаки скорочується, то ліцензії не підлягають поверненню. Для хмарного програмного забезпечення вартість ліцензій зазвичай визначається фіксованою вартістю на місяць на співробітника або річний контракт на компанію. Тут потрібно враховувати такий фактор, якщо кількість співробітників збільшується, то й витрати збільшуватимуться. Якщо кількість користувачів навпаки зменшується, то витрати можуть зменшитися тільки після перегляду контракту.
Навчання. З приходом нових співробітників з'являється необхідність у їх навчанні та сертифікації. Сюди можна віднести розвиток програмного забезпечення та вихід нових версій, які також можуть вимагати додаткового навчання співробітників.
Розвиток системи. Тут йдеться про замовне ПЗ та коробкові рішення. Для того, щоб впровадити нову функціональність з появою нових потреб у організації чи нових правил та законів, компанії необхіднозалучити розробників. Майже скрізь, де необхідне доопрацювання або вдосконалення, будуть витрати на менеджмент проектів та розробку документації.
Користувача та адміністраторська підтримка. Витрати на helpdesk і системних адміністраторів. Крім цього при великих масштабах іноді потрібні аналітики і розробники, щоб оперативно вирішувати питання, що виникають. Не забудьте включити в сукупну вартість володіння ПЗ оплату робочого часу цих фахівців та керівництво ними.
Дата центр. Витрати на обслуговування ПЗ у вашому дата центрі, такі як електрика, система охолодження та вентиляції, площі та стійки для обладнання. У ці ж витрати необхідно включити непрямі витрати на безпеку, обслуговування та керування дата центром тощо. Якщо ви орендуєте дата центр, то витрати в основному будуть зведені до витрат на оренду апаратних засобів або заліза, на якому працює ваша система. Дані витрати застосовні до коробкових і замовних програм.
Недоступність програмного забезпечення або простий. Час, протягом якого необхідне програмне забезпечення недоступне з технічних причин. Замовне ПЗ в поодиноких випадках тестується на стійкість до відмови так само добре, як хмарне або коробкове, і більше всіх інших піддається простоям. У коробкових рішеннях частіше виникає простіший, ніж у хмарних, оскільки розробники хмарних рішень вкладають великі кошти для створення аварійних перемикань на випадок відмови платформи.
Амортизація. При розрахунку сукупної вартості володіння ПЗ не забудьте врахувати амортизацію програмного забезпечення та всіх апаратних засобів, що використовуються при його роботі. Амортизація не відноситься до хмарного програмного забезпечення, оскільки це зазвичай операційні витрати бізнесу.
Оновлення. Коробкові рішення оновлюютьсящорічно, інколи ж і кілька разів на рік. Оновлення великих рішень можуть виливатися у великі та серйозні проекти, які потребують часу, фінансових витрат та управління та несуть певні ризики для бізнесу. Також застосовно і для рекомендованого ПЗ при виході нових версій. Не застосовується до хмарних рішень, оскільки вони оновлюються непомітно для клієнтів.
Згортання ПЗ
Даний вид витрат також має бути врахований під час розрахунку сукупної вартості володіння ПЗ. Ці витрати пов'язані зі згортанням рішення і може бути досить суттєвими. Вам може не вистачити послуг функціоналу одного хмарного рішення, і ви вирішите переїхати на інше тощо. Навіть якщо ви вирішили не робити міграцію даних зі старої системи в нову, має сенс підтримувати працездатність старої системи протягом декількох років, якщо раптом з'явиться необхідність підняти якісь дані або інформацію. Це особливо актуально для державних установ. Іншим прикладом може стати перехід із одного сервісу техпідтримки до іншого. Чи варто переносити всю основу знань? Можливо, досить багато різних випадків, коли не можна просто взяти та видалити стару систему і необхідно підтримувати її хоча б у режимі доступу та читання, а це все певні витрати.
Експорт даних. Вам може бути необхідно експортувати дані зі старої системи у певному форматі або вигляді. Багато вендори створюють досить зручні інструменти для імпорту даних у свої системи, але мало хто приділяє достатньо уваги зручності експорту даних із систем. Цей процес може стати досить затратним.
Архівування системи. Як уже раніше неодноразово говорилося, іноді необхідно містити старі системи для швидкого і зручного доступу до них або інформації, що зберігається в них. Інодідля цих цілей доводиться підтримувати їхню працездатність у дата центрах з усіма витратами, що звідси випливають. У випадку ж з хмарними рішеннями часто досить просто підтримувати систему в режимі доступу і читання. В цьому випадку резонно вибрати найдешевший тарифний план, але якщо інше передбачено у договорі, то ці витрати можуть бути в рази більші.
Неактивні ліцензії. Вам може знадобитися збереження всіх користувацьких ліцензій старої системи, наприклад для аудиту, але безумовно немає сенсу платити за повний функціонал системи, яка згортається.
Висновок
Всі перераховані вище витрати допоможуть вам нічого не забути при розрахунку сукупної вартості володіння ПЗ у вашій організації. Незважаючи на те, що всі ці витрати покривають 90% всього можливого ПЗ, не забувайте про особливості вашої конкретної організації, можливі витрати, не передбачені вище.
Зазвичай сукупна вартість володіння програмним забезпеченням розраховується на початку проекту на стадії, коли з короткого списку вендорів вибирається найбільш відповідне рішення. Це необхідно для розрахунку окупності інвестицій. Зробивши більш детальні розрахунки, використовуючи статті витрат вище, ви можете отримати велику розбіжність у вашому початковому та кінцевому плані. І тим більше ця різниця може ще більше при порівнянні всіх трьох типів продуктів, хмарних, коробкових та рекомендованих рішень.